淺談檔案信息資源開發的五原則

李宏實

（杜爾伯特蒙古族自治縣政府采購中心 黑龍江 大慶 166200）

一、優勢性原則

我國的檔案館網主要由綜合檔案館或國家檔案館、專門或專業檔案館、集體所有制和個體所有制的檔案館共同組成。不同級別、不同類型、不同所有制形式的檔案館各自有著自身的特點和優勢。因此，在檔案信息資源開發過程中必須因館制宜、區分對待、遵循優勢性開發原則。

優勢性原則的實施是建立在充分分析和掌握各級各類檔案館（室）優勢性特點基礎之上的，遵循這一原則是實現檔案信息資源開發效益的基礎和前提，是檔案信息資源開發的有效切入點。

二、序化激活原則

序化激活原則是包括檔案信息在內的文獻信息資源開發的最基本也是最高的目標性原則。檔案信息資源有序化的程序預示檔案信息被利用的程序；檔案信息激活則體現檔案信息資源被有效吸收、消化和利用繼而產生新的知識的幾率和程度。

具體地講，這一原則包括；①將分散、雜亂的原始信息經過處理，變成集中而有序的信息，并隨時準備為利用者輸出；②與其他文獻信息相比，檔案信息表現為不集中、不系統，同一問題的信息可能欲分割在不同的案卷，甚至不同的全宗。激活原則就是要求檔案信息開發部門不僅要提高開發層次，盡可能地將有用信息展示出來，及時地提供給利用者。

三、擴大利用原則

擴大利用就是以實現更多的檔案信息為更多的檔案利用者服務為目標，它是對信息開發在數量上的要求。這二原則的內容就是要求檔案館（室）能夠找到更多的利用者，同時，利用者能夠找到更多的檔案信息。實現這一目標的具體途徑有：

1.擴大檔案信息對不同利用者的適應性，由于不同的利用者的知識結構、文化水平、心理素質以及社會實踐活動各異，對檔案信息的需求不同，因此，檔案信息資源的開發利用工作需要對檔案信息進行多層次、多角度的揭示，以適應不同利用者的需求，從而擴大檔案信息的利用。

2.增加利用者對不同檔案信息的利用。檔案工作者要注意相關信息的集中與揭示，在利用者利用時向他們提出建議，以避免利用者對有效信息的疏忽遺漏．可以提高檔案信息資源開發的質量和效益。

四、全面效益原則

所謂效益，一般是指投入產出的比較關系。投入一定，產出越大則效益越高，或產出一定，投入越少則效益越高。檔案作為一種信息資源，是黨和國家的寶貴財富，對于它的開發利用應講究效益，不講效益的開發是不能持久的，也不會得到社會的承認。因此，檔案信息的開發必須把提高效益放在重要位置。效益是多方面的，從不同的角度可以區分為不同的效益；從時間概念上來說有現實效益與長遠效益之分；從范圍上講有局部效益與整體效益之別：

從價值上看有經濟效益和社會效益。

1、現實效益和長遠效益相統一。現實效益是指檔案信息價值的現實發揮，長遠效益是指檔案信息價值的未來發揮。現實效益與長遠效益之間的發揮是有矛盾的。檔案信息要發揮現實效益需通過開發利用來實現，而這一過程必然會導致檔案原件在一定程度上的磨損和散失．使檔案的完整與安全受到影響，對檔案信息長遠效益的發揮造成損失；而過分強調發揮檔案信息的長遠效益，又易滑入“重管輕用”的虛無怪圈。解決這一矛盾的方法是注重現在，充分開發利用，最大限度地發揮其現實作用，同時采取有效措施維護檔案的完整與安全，保障長遠利益的發揮。應當看到，一切知識、信息都是為了用，才對它積累、整理和保管的，而無論何時用，用于什么都是為了解決現實作用，加速社會各項實踐活動的步伐，縮短獲取知識、經驗的周期，加速知識循環，推動人類社會發展。現實效益的發揮，使檔案工作富有生機活力，推動檔案事業的發展。

2、局部效益與整體效益相協調。局部效益是指檔案信息僅對某一機構或個人有用．能對其產生效益；整體效益是指檔案信息不僅對某一機構、某一個人有用，而且對整個社會、整個國家都有用。在通常情況下，局部效益與整體效益二者是統一的。因為局部效益的取得是構成絕對效益的基礎，講究整體效益是利用檔案信息的最高目的。二者又是矛盾的，過分地追求局部效益就有可能損害整體效益，而為了保證整體上的高效益就有可能犧牲某種局部效益。解決矛盾的辦法是局部效益服從整體效益，分清主次、緩急，優先和重點開發能產生整體效益的檔案信息。

3、社會效益與經濟效益相并重。所謂社會效益是指通過開發利用檔案信息而在解決社會問題和促進社會進步等方面所起的作用。而經濟效益是指檔案信息資源開發利用的勞動耗費同其發揮作用之比。檔案信息資源開發利用中產生的經濟效益不可能像企業、生產單位那樣直接表現為創造物質財富，而是表現為節約時間、人力、物力、財力和避免重復浪費，具有間接性和滯后性的特點。社會效益雖不能用具體數字表示，但它的作用效果往往不亞于甚至會超過經濟效益，影響更為深遠，價值可能更大。當然社會效益中隱含有經濟效益，經濟效益中融有社會效益，二者相輔相成，我們在強調經濟效益的同時，切不可忽視社會效益。

五、用戶導向原則

用戶導向原則是市場經濟環境內一切以用戶為目標的經濟活動的關鍵思想，也是檔案信息資源開發成功與失敗的決定因素。第一，檔案信息資源開發成從用戶最迫切，最急切的領域做起，這是立足現實原則所要求的，信息需求規律告訴我們，大量用戶的信息需求重復出現在一部分常用的信息資源中；少數用戶的信息需求較少重復出現在一部分不太常用的信息資源中；還有極少量用戶的信息需求出現在一部分偶然使用的信息資源中，這個規律就要求我們既要優先開發和提供多數用戶需要的常用檔案信息資源，同時也要兼顧少數用戶需求的不常用檔案信息資源的開發；第二，開發的方式層次乃至開發出的檔案信息產品要有針對性，要考慮不同層次，類型的用戶的差異，并且能夠從多角度滿足用戶的需求；第三，開發的檔案信息資源，便于用戶使用，開發出來的檔案信息產品和提供的檔案信息利用服務，不僅在內容、功能、能力等方面符合用戶的需求。

[1]齊春梅.淺談檔案信息資源的開發原則[J].黑龍江檔案，2011（06）.

[2]劉大勇，劉波.檔案信息資源開發利用應遵循的原則[J].黑龍江檔案，2009（04）.