檔案信息資源配置探討

劉洪星

(黑龍江省五九七農(nóng)場人力資源和社會保障科 黑龍江 紅興隆 155610)

一、檔案信息資源建設的發(fā)展進程

(一)館藏建設階段

檔案信息資源建設孕育于各館(室)自發(fā)的館藏建設及實踐中。各檔案館(室)在收集、利用等工作中，以自然發(fā)展的方式去服務和滿足讀者的需要。

(二)地區(qū)協(xié)作階段

隨著檔案數(shù)量的增長和利用需求的日益多樣化。各館(室)之間開始有了協(xié)調(diào)與合作。包括編制聯(lián)合目錄，協(xié)調(diào)收集范圍，館際互借等，形成了地區(qū)范圍的小規(guī)模配合，大大提高了檔案利用的滿足程度。

(三)國家布局階段

面對檔案數(shù)量的急劇增長和對檔案信息的廣泛、迫切需要，國家通過各種手段，如行政、經(jīng)濟、技術手段等在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，對國家檔案信息資源的收藏與分布進行宏觀控制，從而形成一種多層次、多功能的檔案信息資源保障體系。

(四)國際協(xié)調(diào)階段

隨著計算機技術與現(xiàn)代通訊技術的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡化信息領域得以廣泛運用的這種大背景下，各國檔案界也著手討論如何在全球范圍內(nèi)對檔案信息資源進行合理布局和有效配置，以實現(xiàn)檔案信息資源共享，取得最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

從上述發(fā)展進程中，我們可以看出檔案信息資源建設是館藏建設從微觀走向宏觀，從局部納入整體的必然結果，同時也是社會信息化的必然要求。合理布局和有效配置作為檔案信息資源保障系統(tǒng)的龍頭部分，是傳遞于系統(tǒng)和利用子系統(tǒng)的前提和基礎。

二、檔案信息資源有效配置的基本內(nèi)容

檔案信息資源有效配置包括檔案信息在時間、空間和數(shù)量三個方面的配置。

(一)時間配置

所謂檔案信息資源的時間配置是指在不同的時態(tài)上對不同種類的檔案信息資源進行合理的時效分布。目前在我國現(xiàn)存的檔案館網(wǎng)中，網(wǎng)點之間的時間配置只有中央一級真正做到，如第一歷史檔案館、第二歷史檔案館就分別收集保管明清檔案、民國檔案和建國后檔案。省市一級為避免館(室)機構的設置過多，時間配置一般在各網(wǎng)點之間進行，即對館藏中不同歷史時期形成的檔案進行量的控制。

(二)空間配置

空間配置是指檔案信息資源在不同地區(qū)、不同行業(yè)之間的分布，實質(zhì)上是在不同使用方向上的分配。由于檔案的形成機關具有一定的區(qū)域性和等級性，檔案不可避免地帶有自然形成的區(qū)域性和等級性。因此，對檔案信息資源進行布局和配置時就應該充分利用和遵從這種特點，各網(wǎng)點以區(qū)域和等級為基礎，收集保存本地區(qū)、本級的檔案，減少不必要的重復和浪費。我國檔案信息資源的空間配置在網(wǎng)點之間，具體表現(xiàn)為兩個方面的結合，即綜合性檔案館以行政區(qū)劃來劃分，專業(yè)檔案館則按行業(yè)系統(tǒng)來劃分。

(二)數(shù)量配置

檔案信息資源的數(shù)量配置通常是與時間配置或空間配置相結合的，即特定時間或特定空間內(nèi)對檔案信息進行量的控制和協(xié)調(diào)，這種數(shù)量配置既包括總量配置，也包括個量配置。總量配置，如一定時期內(nèi)，對國家全部檔案和檔案機構進行計劃、統(tǒng)計和控制工作。個量配置則是指各個網(wǎng)點機構之間，對不同類型、不同時期以及不同保管期限的檔案進行控制和協(xié)調(diào)。

三、影響檔案信息資源有效配置的主要因素

檔案信息資源的配置是十分復雜的，因為資源的配置不僅僅是檔案信息本身的配置，還包括與這些信息資源相配套的技術設備、人力、財力的配置。影響配置的因素是多方面的，且各因素在影響的角度、程度上也不盡相同。概而言之，這些因素主要包括在人文、經(jīng)濟和技術三個方面中。

(一)人文因素

一切社會活動最終都是人的實踐活動，作為活動中主體因素的人總是起著至關重要的作用。影響檔案信息資源有效配置的人文因素主要包括兩方面:一是活動主體檔案管理者及其所創(chuàng)造的管理環(huán)境。科學的管理體制是進行信息資源有效配置不可缺少的手段。檔案信息資源的科學管理就是運用現(xiàn)代化管理方法來研究檔案信息資源在社會實踐活動中利用的規(guī)律，對檔案信息資源配置過程中的種種矛盾進行規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，以求得最優(yōu)化的經(jīng)濟效益和社會效益。二是檔案利用者的情況。利用者的職業(yè)狀況決定了他們對某一檔案信息資源的需求程度和使用能力的不同，這種不同必然會反映到利用效果實現(xiàn)程度的不同。利用者受教育的程度也決定了他們在表達需求上的差異。因此在檔案信息資源配置過程中應加強對檔案利用者和檔案工作者的管理和服務. 注重體現(xiàn)對他們應有的人文關懷。

(二)經(jīng)濟因素

資源配置的主要手段之一就是市場。但是由于檔案部門不是社會財富的直接創(chuàng)造者，因此受市場機制的影響較其他信息資源要小。但這并不等于檔案信息資源的配置完全不受市場機制的作用影響。檔案的種類和范圍十分廣泛，其中有些部分如科技檔案是可以進入信息市場的，并通過市場和價格體系實現(xiàn)科技檔案信息資源的最適度配置。

(三)技術條件

影響檔案信息資源有效配置的技術因素主要有兩方面:一是現(xiàn)代網(wǎng)絡化技術。網(wǎng)絡化是檔案信息資源實現(xiàn)共享的必要條件和物質(zhì)基礎，也是它的最終發(fā)展目標。而檔案信息資源的有效配置與共享是一個問題的兩個方面。隨著電子計算機和通訊技術在檔案部門的廣泛運用，各種數(shù)據(jù)高密度的存儲和遠距離傳輸，使檔案事業(yè)發(fā)生了深刻的變化。二是檔案信息轉移技術。以網(wǎng)絡技術為基礎的共享網(wǎng)絡并不能解決檔案部門內(nèi)的一切問題，不能完全替代傳統(tǒng)的服務。所以在拓展共享網(wǎng)絡，縮減傳統(tǒng)合作的同時，應保持一定的傳統(tǒng)檔案機構之間的合作。

四、檔案館網(wǎng)布局

在現(xiàn)行的檔案館網(wǎng)絡中，主要有兩種類型的檔案館，即綜合性檔案館和專業(yè)性檔案館。綜合性檔案館指館藏檔案來源于機關或單位，檔案內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、軍事、科學、文化等各方面的檔案館。專業(yè)性檔案館指專門收藏某一方面、某一專業(yè)或某種特殊載體檔案的檔案館。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和檔案事業(yè)的發(fā)展，我國現(xiàn)行的檔案館網(wǎng)布局還要進行某些改革和調(diào)整，其主要任務是協(xié)調(diào)綜合、專業(yè)兩類檔案館的職能和布局，控制檔案室檔案的進館流向，以實現(xiàn)國家檔案資源的合理配置，便于對檔案資源的管理和利用。

［1］李許燕. 從“大服務”觀談檔案信息資源配置的三項基本原則［J］.云南檔案，2012(04).

［2］馮惠玲. 檔案信息資源在國家經(jīng)濟社會發(fā)展中的綜合貢獻力［J］.檔案學研究，2006(03).