關于對檔案信息資源開發(fā)方法的探討

劉彬彬

（牡丹江市第二人民醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

一、檔案信息的分析與研究

（一）檔案系統(tǒng)系統(tǒng)研究

檔案信息系統(tǒng)研究即按照一定的專題，對一系列檔案材料中所包含的相關信息進行分析、綜合、加工，為編寫檔案參考資料作好準備。包括對檔案信息內容的綜合研究，對檔案信息可靠性、真實性的考證以及對檔案信息來源等方面的研究。

檔案信息系統(tǒng)研究的步驟：首先是選題。選題是對檔案信息進行系統(tǒng)研究的決策過程，選題是否得當，能否滿足實際需要，往往決定著研究工作的成敗。題目的來源有以下幾種：第一，主管領導部門下達的課題；第二，有關部門或研究人員提出的課題；第三，檔案部門自己提出的課題。選題的好壞，取決于是否具有針對性、實用性。應針對社會的實際需要，在自身條件許可的情況下選擇有現(xiàn)實意義的題目，從而盡快獲得效益。其次是收集材料。全面收集與題目有關的檔案材料，在收集的過程中．可利用現(xiàn)有的案卷目錄、分類目錄等檢索工具查詢有關材料。再次是分析、選擇、取舍材料。對材料的真實性、可靠性、適用性進行鑒別、考證，從中選取既全面系統(tǒng)又與題目確切相關的材料。最后是提取有價值的信息。根據一定的目的和要求，對所摘選的材料進行綜合，從中提取有用的信息。

（二）檔案主題分析

所謂主題，是指檔案所研究和論述的具體對象或問題，即文檔的中心內容。主題分析即是對某份檔案的主題內容進行分析，確定該檔案中實際含有某些有參考價值的信息，為準確標引提供前提。主題分析的內容包括對主題類型、主題結構等方面的分析；檔案主題分析的步驟：首先是審讀檔案。瀏覽檔案的標題、版頭乃至正文，對檔案的內容作調查，注意不能只憑標題判斷檔案的中心內容。其次是概念分析。對調查所得的情況作分析判斷，形成主題概念，確定檔案的主題。再次是對檔案的主題類型及其結構進行分析。檔案的主題類型按數(shù)量劃分為單主題與多主題，按結構劃分為單元主題與復合主題。主題結構的分析主要是對復合主題中的主體因素及其他限定因素的分析。最后是主題的取舍。根據主題分析的目的與要求，決定對檔案信息內容的取舍，舍去次要主題或與本單位需要關系不大的主題。一般來說，從一份檔案中分析出的主題數(shù)量不受限制，主要取決于該檔案對具體需要者的信息價值以及所采用的分析角度。

由于檔案內容十分繁雜，因此主題分析是一項難度較大的工作，宜根據檔案的具體情況，制訂主題分析提綱，作為主題分析的規(guī)范，保證其周密性和一致性，并可簡化分析過程。

二、檔案信息的報道與傳遞

檔案信息的報道與傳遞是指通過編輯、加工、研究、宣傳等手段，使檔案中的信息以更適于利用者利用的形式，定題或定向輸出的服務方式。報道和傳遞檔案信息的方式是多種多樣的，主要包括以下幾種：

（一）原始檔案信息的公布

1.匯編檔案史料和文集公開出版。檔案匯編大體分為兩類：一類是為史學研究和其他學術活動以及各方面工作提供史料的檔案史料匯編，其選編對象多為新中國成立前形成的歷史檔案；另一類是為各方面工作提供依據、提供參考和學習材料的檔案文件匯編，其選編對象多為現(xiàn)行機關檔案，又可分為政策法規(guī)匯編、重要文件匯編、會議文件匯編、參考文件匯編等。檔案史料和文集匯編是為了滿足特定的需要，從某一專題出發(fā)對檔案信息進行鑒別和組織的結果，能夠集中、系統(tǒng)地向社會范圍傳遞菜一方面的檔案信息，滿足學術界大量系統(tǒng)利用檔案信息的需求。

2.在報刊上有計劃、有目的地公布檔案史料?？煞譃閮煞N，一種是在普通報刊，如黨報、黨刊、新聞性報刊、學術理論性和資料性刊物上發(fā)表檔案文獻；一種是在專門期刊如《歷史檔案》、《民國檔案》等上發(fā)表檔案文獻。其特點相對于檔案匯編來說出版較及時、發(fā)行面廣，能夠在較大的范圍內迅速傳遞檔案信息，但同時存在的檔案信息大多較零散，不系統(tǒng)，只能作為檔案史料和文集匯編的輔助方式。

檔案史料和文集匯編與報刊公布檔案史料兩者有一共同的特點，就是它們傳遞和提供的都是原始的檔案信息，是末經加工的檔案原文，是第一手資料。通過檔案編授工作，將精選的檔案原始信息匯集起來，大大減少了利用者搜尋資料的勞苦，同時為廣泛、系統(tǒng)地利用檔案信息創(chuàng)造了條件。

（二）檔案信息的報道

1.檔案文摘。它是檔案文獻的摘要，能夠忠實地報道檔案的重要信息，能在一定程度上起到檔案原文的作用，但又不同于原文的節(jié)錄，它是以相對獨立的結構完整地將檔案文獻的主題內容以簡練方式表述的短文。它具有以下功能；其一，提供檔案信息。檔案文摘是一種二次文獻，它可使利用者在不閱讀原文的情況下，快速地獲取檔案中所包含的信息。其二，檢索檔案原文。文摘上一般都注有檔案出處，并按一定的方式組織起來、實際上也是一種檢索工具，據此能檢索到檔案原文。其三，有利于檔案信息交流。文摘文字簡短、內容實在，能夠快速及時的傳遞檔案信息，便于檔案信息的交流。

2.檔案參考資料。它是根據一定的題目，對檔案內容進行分析、加工編寫的一種材料．其種類包括大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯編和專題概要等。

3.工具書。檔案部門報道檔案信息還可通過工具書的形式進行，這種工具書是在對檔案進行定性分析研究的基礎上，按一定的專題編寫的，其作用與檔案參考資料相似，只不過以工具書的形式出現(xiàn)。

（三）檔案展覽

舉辦檔案展覽是為了配合各項工作的開展，按一定的專題，系統(tǒng)解釋和介紹館藏檔案信息內容的一種方式。檔案展覽展出的是經過選擇和組織的典型檔案材料，利用者可以從中獲取比較集中、系統(tǒng)的檔案信息，還可以發(fā)現(xiàn)從未見過或難以找到的檔案材料及其線索，也是對檔案信息進行傳遞和提供利用的一種有效手段。

[1]靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[J].四川大學，2005.

[2]于春明.基于知識管理的企業(yè)檔案開發(fā)利用研究[J].吉林大學，2007.