檔案管理者“勝任特征”科學(xué)內(nèi)涵芻議

張 晶

（哈爾濱文藝雜志社 黑龍江 哈爾濱 150000）

知識體系、管理技能與發(fā)展?jié)撡|(zhì)作為檔案管理者勝任特征的三大基本構(gòu)成要素，蘊(yùn)涵著豐富的科學(xué)內(nèi)涵。根據(jù)檔案管理工作的專業(yè)特點(diǎn)分析，檔案管理者勝任特征的三大基本構(gòu)成要素可以歸結(jié)為檔案信息服務(wù)與信息開發(fā)能力、檔案信息服務(wù)效益意識、人際關(guān)系處理能力、個(gè)人特質(zhì)、心理承受能力以及規(guī)范管理等六個(gè)“基本因子”并體現(xiàn)如下特點(diǎn)：

一、強(qiáng)調(diào)檔案信息服務(wù)的效益觀念

社會學(xué)知識理論告訴我們：任何個(gè)人、組織甚至整個(gè)社會在進(jìn)行某種有目的的實(shí)踐活動時(shí)，總是要求盡可能既快又省地達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)、獲得一定的有益成果。即人類社會的每一名成員都需要自覺不自覺地遵循效益原則行事，取得“有益的效果”。這已經(jīng)成為具有普遍意義的社會“思維定式”與行為習(xí)慣。可以說，人類不僅在經(jīng)濟(jì)活動中要講求效益、創(chuàng)造效益，人類的所有活動也都要講求效益、創(chuàng)造效益。檔案信息服務(wù)工作亦不能例外。當(dāng)然，強(qiáng)調(diào)檔案信息服務(wù)的效益觀念，并不是要求各級檔案管理部門在開發(fā)檔案信息資源、開展檔案信息服務(wù)過程中必須刻意達(dá)到“創(chuàng)收”目的、追求某種可以“錢衡”的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。而是要求各級檔案管理部門憑借、利用既有的資源與條件，取得檔案信息服務(wù)最優(yōu)化的業(yè)績。而這種“效益”的獲得更需要檔案管理者具有過硬的專業(yè)知識、嫻熟的專業(yè)技能與敏銳的信息服務(wù)意識作為基本支撐。因而，強(qiáng)調(diào)檔案信息服務(wù)的效益觀念，應(yīng)當(dāng)成為檔案管理者必備的工作理念之一。

二、提升檔案信息服務(wù)與開發(fā)的能力

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，社會公眾的檔案信息利用需求日趨強(qiáng)烈、并呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢。如何從根本上保障社會公眾的信息知情權(quán)，已經(jīng)成為各級檔案管理部門必須認(rèn)真對待的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為此，各級檔案管理部門在提升檔案信息服務(wù)與信息開發(fā)能力方面付出了艱苦努力：不斷改進(jìn)和完善檔案信息服務(wù)手段與質(zhì)量、重視提升檔案信息資源開發(fā)利用的能力、拓寬檔案信息資源利用傳播渠道等等。而檔案管理者作為聯(lián)系檔案信息與社會各方面檔案利用者的客觀“媒介”，理應(yīng)具有較強(qiáng)的專業(yè)敏感性與反映力：重視檔案信息服務(wù)與開發(fā)能力的提升，及時(shí)積累、開發(fā)、提供社會公眾所需要的檔案信息資源，把握社會各方面檔案信息的需求動態(tài)、加大檔案信息資源利用傳播力度等，并通過自身的努力，為構(gòu)建和諧社會的偉大實(shí)踐提供優(yōu)質(zhì)高效檔案信息服務(wù)的目的。

三、講求個(gè)體的心理承受能力

不可否認(rèn)，檔案管理者所處的職業(yè)環(huán)境長期受到“封閉、半封閉”思維及其慣性驅(qū)動的負(fù)面影響，與社會聯(lián)系、溝通、交流的渠道相對偏窄，且已經(jīng)成為嚴(yán)重影響檔案管理者自我認(rèn)知能力、人際關(guān)系處理能力以及調(diào)節(jié)自身心理平衡的限制因素。這種現(xiàn)實(shí)狀況極易導(dǎo)致檔案管理者產(chǎn)生心理上的“無助感”和“絕望感”：使他們“罹患”上個(gè)人情感疏離、對人對事冷漠的“心理頑疾”，并將影響到檔案管理實(shí)踐的開展與團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的發(fā)揚(yáng)。因而，檔案管理者必須勇于接受現(xiàn)實(shí)、積極正視各種壓力；善于解剖自己、及時(shí)調(diào)整目標(biāo)要求，增強(qiáng)檔案管理者個(gè)體的心理承受能力。這也是保障檔案管理者履行檔案管理實(shí)踐的必然要求。可見，講求檔案管理者個(gè)體具有較強(qiáng)的心理承受能力應(yīng)當(dāng)成為檔案管理者勝任職責(zé)需要的基本構(gòu)成內(nèi)容。

四、確認(rèn)人際關(guān)系的處理能力

人際關(guān)系的處理能力對于檔案管理者來說極具重要性。在檔案管理實(shí)踐中。檔案管理者對內(nèi)擔(dān)負(fù)著科學(xué)管理檔案實(shí)體、合理開發(fā)檔案信息資源、有效服務(wù)社會需要的重任，需要具備較強(qiáng)的溝通能力、協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系處理能力，以形成良好的團(tuán)隊(duì)凝聚力；而檔案管理者對外則面對來自社會各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域的檔案利用者，其一言一行都將關(guān)乎到檔案管理部門的形象、關(guān)乎到檔案管理工作的成效。因此，檔案管理者具備較強(qiáng)的語言表達(dá)與社會交往能力是改變檔案工作長期形成的封閉、半封閉狀況，擴(kuò)大檔案信息服務(wù)領(lǐng)域、拓寬檔案信息服務(wù)渠道的有效途徑之一。在社會發(fā)展進(jìn)步的今天，隨著社會檔案意識的增強(qiáng)與檔案開放程度的提高，檔案管理者具備較強(qiáng)的溝通能力、協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系處理能力更加突顯其極端重要性。

五、重視管理行為的規(guī)范有序

檔案管理者必須樹立規(guī)范化的管理理念、健全規(guī)范化的管理方法。在檔案管理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)規(guī)范、有序的管理。這對于保障檔案信息資源的安全、拓寬檔案信息服務(wù)渠道、強(qiáng)化檔案信息服務(wù)手段、履行檔案信息服務(wù)職能均具有特別重要的意義。同時(shí)，規(guī)范化、有序化的也是檔案業(yè)務(wù)部門創(chuàng)新檔案管理模式、實(shí)施先進(jìn)管理方法、完善科學(xué)管理制度的基本保障，其價(jià)值作用是不言而喻的。

六、關(guān)注個(gè)人特質(zhì)的發(fā)展完善

隨著社會的發(fā)展，檔案信息服務(wù)工作逐漸摒棄了“封閉、半封閉”的傳統(tǒng)模式，正朝著“公共化”、“社會化”的軌道向前發(fā)展。鑒于此，新的社會歷史條件要求檔案管理者既要努力地完成檔案實(shí)體管理任務(wù)、又要認(rèn)真履行信息服務(wù)職責(zé)。而檔案管理者在檔案管理實(shí)踐中所表現(xiàn)出來的責(zé)任心、使命感、堅(jiān)韌度、縝密性等個(gè)人特質(zhì)都將對檔案管理者個(gè)體工作績效的優(yōu)劣程度產(chǎn)生影響，進(jìn)而決定著整個(gè)檔案管理實(shí)踐活動的質(zhì)量優(yōu)劣與效益高低。因而，關(guān)注個(gè)人特質(zhì)的發(fā)展完善應(yīng)當(dāng)成為考核檔案工作人員、尤其是檔案管理者能力素質(zhì)的重要落腳點(diǎn)，務(wù)須引起各級檔案管理部門的極大關(guān)注。