淺談公立醫院檔案管理和利用

夏 紅

（四川省攀枝花市第四人民醫院 四川 攀枝花 617061）

公立醫院是以醫療服務為中心的公益型事業單位，核心是“治病救人”。醫改中，公立醫院改革是一項難點和重點工作，改革的最終目的是實現更好的管理醫院，更好的救治病人，滿足人民群眾就診需求。為此，應調動和利用醫院檔案管理在內的一切積極因素來實現這一目標。在醫改新形勢下，公立醫院檔案管理工作如何加強和發展，才能更好的服務醫療業務，助推醫院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個值得思考和探索的課題。

一、公立醫院檔案管理存在的問題

（一）重要性認識不足，檔案意識不強，檔案收集不完整

對檔案重要性認識不足，認為與醫療中心工作相比微不足道，可有可無，涉及到相應工作時不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄，認識不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財富，對檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時。

（二）管理制度不健全，監督獎懲不到位，利用率不高

管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細，無具體的細化標準，使歸檔出現不應有的遺漏和空白。在執行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時，沒有建立起良好的監督檢查和獎懲機制，造成檔案管理各環節中有不規范、不嚴密、隨意性和出差錯的現象。

（三）人員配備不合理，經費投入無保障，硬件條件不達標

很多醫院都沒有專職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責任心不強。特別是檔案管理專業出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導致管理技能不高，不能支撐和滿足醫院檔案管理水平的提升和檔案管理發展的需求。同時由于認識不到位，必要的經費投入無保障，造成硬件不達標，不能滿足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴重的隱患。

二、加強公立醫院檔案管理要抓好的重點工作

（一）加強宣傳，講清作用，形成領導重視、職工參與的強大工作合力

高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項系統工作，領導重視與否是抓好公立醫院檔案管理的關鍵，領導知道檔案管理在醫院建設和發展中的重要意義，讓職工知道透檔案在科研、教學、業務技能提升等個人發展上的積極作用，只要主要領導重視，就會在人員配備、經費投入、軟硬件建設等方面形成良好的寬松環境，各部門收集檔案的人員積極參與，就會形成強大的工作合力。

（二）加強建設，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達標的堅實工作基礎

要重視檔案管理的軟硬件建設，檔案人才建設是抓好檔案管理的核心，達標的硬件條件是抓好檔案管理的基礎，科學的信息化手段是現代檔案管理必須借助的先進工具。這些都需要醫院認同并保障投入,把經費拿人醫院預算,檔案人才培養納入醫院人才建設規劃，檔案信息化納入醫院整體建設方案，為建設醫院高水平的檔案管理打下堅實的軟硬件工作基礎。

（三）完善制度，狠抓落實，形成職責分工明確、各環節運行流暢的高效工作機制

要根據《檔案法》等法律法規，結合各自實際，完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責分工、監督到位、斗硬獎懲，讓相關人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環節工作高效流暢的運行。同時醫院自身檔案管理有其局限性，需加強與上級檔案管理部門的溝通和聯系，定期和不定期的邀請上級部門專家指導、幫助，對檔案管理有關最新動態、發展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

三、注重以下幾方面的檔案價值利用，助推醫院提升管理水平和治病救人的能力

（一）利用好醫療、人事檔案，助推醫療業務和人才建設水平的提升

要注重利用好病歷、影像等醫療檔案，讓其在科研、教學、學術、治療、新技術新項目引進等方面發揮積極作用，體現應有價值，以此助推醫院整體醫療技術能力和水平的提升；利用好人事檔案，善于從人事檔案結合實際找準醫院人才隊伍的優與劣、長處與短板，有的放矢以發展的眼光做好人才規劃，提升醫院人才規劃和人才隊伍建設的水平。

（二）利用好基建、設備檔案，助力醫院基本建設、設備采購的科學規劃和合理維修的高效實施

要注重基建、設備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設計圖、施工圖、各種“管線”圖，設備中的說明書、廠商聯系方式、各種維修保養資料等。樹立基建、設備檔案對基建、設備維修保養非常重要的理念，注重其檔案在維修保養以及醫院基建規劃、設備采購計劃中的價值和利用。

（三）利用好財經檔案，以數據助升醫院經濟運行水平

要注重財經檔案利用，善于從各種數據中分析醫院經濟運行的狀態，為醫院成本控制、病人費用控制、各種收支和重大經濟活動的決策提供重要參考和真實依據，助升醫院經濟運行水平[1-2]。

總之，檔案管理和利用是公立醫院管理工作中的重要組成部分，其工作好壞是醫院整體實力和管理水平高低的一項重要指標，只要我們重視并加強檔案管理，注重檔案價值利用，就一定能不斷提升醫院檔案管理水平，讓其在醫院管理、運行、業務能力提升、更好服務病人以及醫院升級達標等工作中發揮更大的積極作用。

[1]何志麗：淺談如何加強醫院檔案管理中國檔案，2011（1）：25

[2]王平：醫院檔案管理存在的問題及應對措施上海檔案，2011:19