現階段政府單位檔案管理存在的問題及對策

余 陽

（廣東省生產許可證審查服務中心 廣東 廣州 510620）

一、政府檔案管理工作概述

政府單位檔案涉及范圍廣、種類多、信息量廣，包含設備、科研、基建、人力資源、財務、運作等多方面內容。單位檔案是指單位在運營過程中保留下來供以查詢的歷史文件。此外，檔案管理工作的制度化，規范化，以及檔案材料完善，利于單位內部人員對材料的使用以及對政府單位總結檔案中的經驗有長遠幫助。

二、政府單位檔案管理的現狀分析

（一）政府單位對檔案管理工作重視程度不足

政府單位檔案管理工作與該政府職能完整性掛鉤，當今社會是體制社會，檔案工作的改革隨之變化，但檔案管理工作慢慢追不上時代的步伐，多處在被動的狀態下，缺乏新鮮的血液與活力。政府主管部門對檔案方面重視不夠，檔案管理系統不夠健全。有些政府單位僅重視經職能行使，注重與自己職能相關事務，而忽略了檔案管理的輔助對政府單位的，甚至發生資料流失的現象，失去了檔案的利用價值。

（二）檔案管理人員的素質不高

檔案管理具有專業的系統理論知識和檔案管理基礎，是政策性、專業性、規范性極強的工作，無論政府單位、機關單位還是企業單位，檔案管理對司職人員的業務素質及政治素養要求都很高，工作強度大。但有些政府單位檔案管理人員沒達到檔案管理相關的專業知識水準，缺乏具有與所在檔案管理有關的工程技術，不能能科學地做好檔案的分類、編目、組卷、排列及入案等工作，檔案管理中主觀能動性不強；有些檔案管理人員沒有參加過專業的檔案管理培訓，業務水平和條理能力具有局限性，文化素質、工作經驗、管理準則、業務水平，難以符合現代化政府單位檔案管理工作的條件。再者有些政府單位檔案人員更換頻繁也是制約其檔案管理工作發展的因素之一。

（三）檔案管理觀念更新緩慢

隨著信息化時代的深入，計算機信息技術日新月異，檔案管理的觀念也日益革新。然而，目前很多政府單位的檔案管理觀念更新不夠及時，難以跟上時代的步伐，致使檔案管理觀念相對陳舊。不少政府單位的檔案管理工作仍以傳統的手工管理為主，在檔案的收集、摘錄、分類、整理、編目、檢索等方面涉及到現代化手段不多，人工操作進程緩慢，查找效率不高，且人工管理出現疏漏在所難免。大部分政府單位檔案管理信息化的軟硬件設施方面投入不足，政府檔案信息數據庫的創建不完善，導致多數政府單位的檔案管理信息化范圍不廣。

（四）檔案管理服務存在脫節，利用率偏低

檔案的利用存在“重保輕管少利用”的現象。許多政府單位在檔案收集歸檔后，檔案的再利用率普遍不高，一些可為政府發揮戰略性的職能作用未能充分利用。除此之外，檔案借閱制度不明確，造成借閱，回收工作未能得到有效執行，導致一些重要資料丟失或毀壞，造成損失未能及時補救。有些政府單位的檔案管理的保密工作做得不夠到位，一些機密檔案未加密或密碼泄露的現象依然；又有些檔案責任人員未能嚴肅、嚴格地整理好單份檔案材料，導致一些檔案錯漏百出。使政府管理者在查閱、審批等工作遇到困擾，導致檔案利用率降低到不如意的位置。

三、完善政府單位檔案管理的對策

（一）加強檔案管理規范化

伴隨著現代化政府單位多樣制度的更新，政府單位對檔案管理的工作要求要變得更加科學規范。首先，政府單位應將檔案管理看待成一項政府單位行使職能的基礎性工作，盡可能建立專職檔案管理部門，落實“檢查、分析、研究”三個定期工作，做好內外的管理要務。其次，做好檔案管理一體化，注重檔案工作的專職化，促進檔案管理的規范化和標準化構建。此外，檔案行政部門要仿照法律法規履行檔案監督管理，建立相關規章制度，加強規范性管理力度。再者，現階段政府制度歸根到底是科學的管理制度，政府檔案管理屬于基礎管理的內容之一，這就意味著檔案管理要順應現階段政府制度的建立而進行規范化。

（二）提高政府檔案管理人員職業素養

提高檔案管理人員的整體素質是提升檔案管理質量的重中之重。首先，引進一些具備專業才能的人才充實檔案管理隊伍。其次，推廣檔案人員的檔案管理和職稱評定的管理體系，實行檔案管理人員繼續教育政策，增強人員培訓力度，持續提高檔案管理人員專業能力和職業技能。除此之外，檔案兼職人員參加檔案序列的職稱評定工作，也是也是解決問題路徑之一。

（三）構建信息化、智能化、網絡化的檔案管理系統

檔案管理包括接收、整理、編目、檢索、統計、利用等各環節，計算機可協助管理龐雜的檔案資料，快速高效地處理各個環節。編寫檔案管理的自動化檢索程序，實現應用計算機入庫排架及檔案的借閱等檔案出入功能，同時提高計算機系統對已收集、積累的大量原始檔案數據進行多層次、多角度的綜合分析運算，直觀地顯示檔案管理各項工作的規律及相互之間的內在關系，從而為檔案的理論研究提供直觀、科學的論據資料。

（四）全面提升檔案資源利用率

政府單位檔案信息資源是政府在職能行使、思維方式和創造性行為及其產物的客觀記錄，是政府單位職能行使過程中產生特殊的凝聚物之一。政府單位檔案管理部門是匯聚、儲存、加工整理這些凝聚物基地。建立科學、規范的檢索制度，逐步從手工檢索向計算機檢索過度，實現查全、查準雙重結合。同時，加強檔案管理重要性的宣傳，擴大檔案管理技術人員的職業交流，改革檔案利用方式，提高檔案信息全面傳遞，實現信息共享。編寫各種檔案參考資料、比對條例、擴大政府檔案管理的影響，以適應社會需要。

[1]張國紅.關于如何做好檔案管理工作的探討[J].經營管理者，2013.10

[2]王晴.公共圖書館參與公共文化服務體系構建的SWOT分析及對策研究[J]天津商務職業學院學報.