高校檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢研究

王海鳴

（中原工學(xué)院 河南 鄭州 450007）

高校檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢研究

王海鳴

（中原工學(xué)院 河南 鄭州 450007）

本文從高校檔案管理存在的問題入手，分析檔案管理在觀念認(rèn)識、管理制度、信息化建設(shè)等方面存在的問題，并對如何改進(jìn)高校的檔案管理工作進(jìn)行探討研究。

高校檔案管理；現(xiàn)狀；對策

一、高校檔案的基本概念及目前現(xiàn)狀

（一）高校檔案的基本概念

高校在教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)習(xí)、管理過程中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。作為歷史的記錄、知識的載體之一，它包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是學(xué)校重要的信息資源，對學(xué)校具有重要的推進(jìn)作用。

（二）高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著高校近幾年的規(guī)?；l(fā)展，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，其主要問題表現(xiàn)在：

1.檔案管理工作地位低、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。隨著高校在“十一五”期間的規(guī)模化、跨越式的發(fā)展，各種大型重要的會議活動、重大的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)建設(shè)、科研項(xiàng)目與改革等重要的工作內(nèi)容與日俱增，相應(yīng)高校的檔案管理工作也愈發(fā)顯得重要。但由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多院校沒有明確的思考，只是簡單的把檔案工作看成一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，提供查閱等服務(wù)，而沒有看出這項(xiàng)看似基礎(chǔ)的工作卻對學(xué)校長遠(yuǎn)的決策提供最有價值的依據(jù)，在實(shí)際工作中沒有給予檔案工作足夠的重視。

2.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。目前許多高校甚至沒有配備專職的檔案工作人員，只是把檔案工作作為辦公室工作的一項(xiàng)職能，而辦公室工作繁多，對檔案工作必然會有所“輕視”，特別是各部門的兼職檔案人員身兼數(shù)職，他們最大程度上也只能按照歸檔范圍收集檔案資料，而具體的分類、錄入、利用等工作無力為之，更難以專心致力于檔案管理工作的鉆研。

3.資金投入不足、硬件條件差。由于投入的經(jīng)費(fèi)不足，一些高校的檔案管理部門檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備、館舍等基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，信息化程度不高，計算機(jī)管理功能未能發(fā)揮作用，還不具備高效的檢索體系。另外還存在著一些學(xué)校受辦學(xué)用房的限制，連基本的檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，都很難實(shí)現(xiàn)。

4.檔案工作的管理方式落后。在信息化時代的今天，手工還運(yùn)用于文書的整理立卷、歸檔等檔案管理工作中。這樣就造成立卷程序和方法還有點(diǎn)傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把所形成的全部工作文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進(jìn)行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。

二、高校管理發(fā)展趨勢

（一）樹立科學(xué)發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理

觀念創(chuàng)新是推進(jìn)高校檔案管理工作的前提，重點(diǎn)要樹立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的檔案工作理念。堅(jiān)持高校檔案建設(shè)與院系、職能部門二級檔案建設(shè)的全面發(fā)展，并通過宣傳，使全體師生員工增強(qiáng)檔案意識。三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與高校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（二）推動檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化水平

首先要求檔案工作人員要解放思想、樹立信息化意識，熟練掌握信息化管理工具的使用。目前由于軟件的限制和辦公條件的約束，很多學(xué)校只是實(shí)現(xiàn)了檔案的目錄級管理，并沒有實(shí)現(xiàn)全文存儲，更談不上計算機(jī)輔助管理等。所以在保障了人員條件外，還要加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入。制定出詳細(xì)可行的檔案信息化、數(shù)字化得標(biāo)準(zhǔn)。充分發(fā)揮校園網(wǎng)在檔案信息化建設(shè)中的作用，為查詢者提供網(wǎng)上查詢服務(wù)。

（三）立足于法,搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。只有堅(jiān)持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，其收集、甄別、修復(fù)、立卷、歸檔和安全保管看似簡單，實(shí)際上具有很強(qiáng)的技術(shù)性。特別是隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的必由之路，更對檔案管理人員的素質(zhì)賦予了更高的要求?？梢哉f，未來的“檔案信息導(dǎo)航員”必須是既懂檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術(shù)；既有書本知識，又有豐富的社會經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才。

綜上所述,科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，這就需要各院校把檔案管理放在重要的位置上，增強(qiáng)教工的檔案意識，擴(kuò)大檔案的收集范圍，加強(qiáng)檔案資料的管理，為廣大師生提供服務(wù),堅(jiān)持走中國特色社會主義檔案管理道路,一定會實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。