信息化背景下高校檔案服務策略探究

譚春霞

（長春工程學院檔案館 吉林 長春 130012）

信息化背景下高校檔案服務策略探究

譚春霞

（長春工程學院檔案館 吉林 長春 130012）

因為計算機網絡技術的快速發展以及普及應用，如何實現高校檔案服務信息化已經成為一個熱門話題。信息化背景下，使傳統的高校檔案服務模式受到了很大的沖擊和挑戰，高校應站在全新的角度審視檔案服務，積極創新、改革，使高校檔案管理工作為高校發展做出應有的貢獻。本文主要分析了高校檔案服務在信息化背景下存在的問題，并且提出了幾點進一步完善高校檔案服務的策略。

信息化背景；高校；檔案服務；問題；策略

檔案信息服務如果從廣義上分析，主要是指加快檔案信息流通，促進檔案信息傳播，使檔案管理能夠充分滿足用戶多樣化需求的所有活動，也即是指在所有的檔案信息業務工作。如果從狹義上分析，主要是指檔案工作人員按照用戶的需求為用戶提供相應的檔案信息咨詢的過程。本文研究的檔案信息管理主要是指狹義層面的檔案信息服務。檔案管理工作是高校的一項基礎性管理工作，在信息化背景下，使高校檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，高校檔案管理工作者應積極思考如何創新檔案服務模式，進一步提高檔案的開發利用效率，充分發揮檔案服務的價值和作用。

一、高校檔案工作在信息化背景下存在的主要問題

我國檔案工作具有悠久的歷史，但是檔案服務途徑卻相對較少，基本上采用的是面對面的方式，傳真服務、電話服務等比較現代化的服務方式尚未普及應用，也沒有建立網絡在線服務或者郵件信件服務渠道。目前，我國大多數高校在檔案服務方面主要以檔案信息查閱、檔案復印、開具證明等業務為主，并沒有開展檔案咨詢服務、檔案目錄信息服務、檔案陳展等服務。由此可見，高校檔案服務方式及服務途徑仍然比較單一，檔案信息資源的開發利用程度不高，并沒有將檔案的服務職能充分發揮出來。

二、信息化背景下進一步完善高校檔案服務的策略

（一）雙向性服務

高校檔案服務的根本是為了促進高校自身的發展，高校檔案部門的主要職責是為高校后勤保障、學校教學、科研以及學生管理等相關工作提供優質服務。在高校教學管理過程中，高校檔案服務的內容應包括以下幾個方面：①為高校營造一種良好的學術研究氛圍，適當增加創新研究工作。②為教學評估提供基礎性的參考數據，同時應提供跨學科研究成果，還應該提供反映社會需求的相關材料。③在學生管理和培訓過程中，應提高學生的基礎教育素質以及專業素質，提高學生的社會適應力。

（二）主動性服務

現階段很多高校檔案信息服務普遍存在缺乏有效性、主動性、系統性等問題，雖然一直以來高校都在提出加強主動服務的口號，但是并沒有認真實踐，有的高校雖然也開展了一系列主動性服務，但是創造性不足，只是在延伸一些傳統服務項目。如果仍然采用這種被動式的檔案服務，極易導致檔案信息缺乏完整性、系統性，也無法充分發揮出檔案的社會功能及其價值。筆者認為，為了確保全面、認真落實主動性檔案服務，應制定科學的評估制度。目前，檔案工作者評估中主要采用的是科研項目、獲獎、論文、出書等評價指標，應該將評價指標進一步細化，比如評估檔案服務的有效性，評估檔案實體管理中的規范性及安全性，在檔案分管工作中應評估形成檔案的完整性及其準確性，而在檔案檢索工具中應評估其完備性。這樣的評價指標更加全面、具體，針對性也更強，有利于激發檔案工作者的創新欲望，端正檔案工作者的態度，從而提高高校檔案服務質量及效率。

（三）大力采用現代化先進的服務手段

目前，各種先進的信息技術正在潛移默化的改變著人們的生活、工作和學習方式，也逐漸成為人們在日常生活和工作中必不可少的部分。高校檔案服務工作也應該做到與時俱進，大力引進先進的信息技術進行公共檔案信息服務。具體而言，高校應根據自身的特點建設一個極具特色的檔案網絡數據庫，充分利用網絡信息的優勢為廣大師生提供更加便捷、高效、準確的檔案信息服務。在高校檔案數據庫建設過程中，應注重數據庫的個性化，盡可能滿足廣大師生對于高校信息服務的多樣化需求。同時應注意突出數據庫的實效性，這就要求檔案服務工作人員應定時更新、完善、補充數據庫的內容，使檔案信息服務和社會保持同步。

（四）應加強高校檔案管理人員隊伍素質建設

高校檔案管理人員是高校檔案工作的最終執行者，檔案管理人員的自身素質直接決定了高校檔案管理工作的質量，因此有必要進一步加強高校檔案管理人人員的職業素養以及專業服務水平。首先，高校應加強檔案管理人員的培訓力度，不僅應使檔案服務人員掌握扎實的專業基礎知識，同時應要求檔案服務人員熟練掌握先進的計算機應用技術，學會正確使用計算機統計、檢索、編目等系統程序，從而提高檔案服務工作的數字化、信息化水平，為廣大師生提供更加便捷的檔案服務。其次，應進一步優化、調整高校檔案管理人員隊伍結構，應多吸入一些吃苦耐勞、具有創新思維、敬崗愛業的新鮮血液，從而為高校檔案服務工作注入新的活力，進一步推動高校檔案服務的創新和改革。

信息化背景下，高校檔案服務工作存在諸多不足之處，檔案服務工作作為高校管理的基礎工作，對于高校的健康發展具有極其重要的作用。新時期下，高校應積極開展雙向性、主動性檔案服務，大力引進現代化信息技術手段，創新檔案服務方式，加強檔案服務隊伍素質建設，全面提高檔案服務水平。

[1]陳奕.提升高校檔案服務功能之我見[J].當代教育理論與實踐，2013.11.

[2]曹興華.對信息化背景下高校檔案館信息服務工作的思考[J].秘書之友，2012.05.

項目名稱：《高校綜合檔案信息化與模塊化軟件研發與應用研究》吉教科合字【2013】第312號，項目編號：120130054，項目來源單位：吉林省教育廳