淺談高職院校檔案意識的培養

裴忠慶 夏 帥

（棗莊職業學院檔案館 山東 棗莊 277800）

淺談高職院校檔案意識的培養

裴忠慶 夏 帥

（棗莊職業學院檔案館 山東 棗莊 277800）

檔案管理是一項基礎工作，是學校管理工作的重要組成部分。本文重點闡述了在高職院校檔案意識培養的重要性，病就如何加強檔案意識培養進行了探討。

淺談檔案；意識培養

檔案作為一種社會財富，一種重要的信息資源，近年來隨著檔案部門管理水平和宣傳力度的不斷加強，正日益為廣大民眾所認知，并在社會傳播過程中受到越來越多的關注和使用。大眾對檔案的認知水平有所提高，但對檔案價值的認識和利用還遠遠不夠，這雖然與檔案工作的硬件建設有關，但更與大眾的檔案意識直接關聯。

一、檔案意識淡薄是高職院校當前普遍存在的問題

筆者通過對高職院校檔案工作的了解和研究發現，高職院校師生不同程度地存在檔案意識淡薄、檔案管理工作質量不高的現象，而且檔案意識淡薄是我國高職院校當前普遍存在的問題，在一定程度上制約著高職院校的整體發展，需要進一步從教育發展、人才培養的高度去看待檔案意識的培養問題，并采取切實措施，為增強檔案意識、提高檔案工作效益做出積極努力。

二、當前高職院校檔案意識淡薄的主要表現

作為社會檔案意識反映的一個縮影，高職院校檔案意識淡薄有其歷史原因和現實的客觀原因，主要表現在以下方面：

第一，歷史的原因造成了許多檔案館（室）工作與公眾的距離，讓人們有一種敬而遠之的心理，不關心檔案的作用和價值，也不會產生利用檔案的念頭。這種狀況，正是直接導致學校師生的檔案意識淡薄的主因。

第二，學校各級領導對檔案工作重視不夠。不少高職院校領導并沒有從根本上認識到檔案工作的重要性，在潛意識中存在重建設、輕檔案的思想。領導對檔案工作的認知觀念無形中影響著干部職工對檔案工作的態度，在很大程度上制約了高職院校檔案工作的有效發展和師生對檔案工作的認識水平。

第三，檔案工作人員職業意識不強，對檔案的作用和意義認識不足。當前，我國有相當一部分高職院校是合并組建院校，檔案分散，檔案管理人員變動大，加之合并重建檔案的難度大，部分檔案工作者對檔案工作的重要性認識不到位，導致很多高職院校檔案工作效率較低，未能從封閉走向開放、主動融入社會，為社會和學校的發展服務。

第四，高職院校許多基層部門沒有充分認識到檔案管理工作在整個教學、科研和管理中的重要作用，歸檔意識不強，不能很好地配合學校檔案館（室）做好檔案的歸檔、管理工作。

三、多方面多形式加強檔案意識培養工作

要解決當前我國高職院校師生檔案意識缺失，應從以下方面入手：

（一）強化高職院校各層次領導的檔案意識

“工作好不好，關鍵看領導”，只有領導充分認識到檔案工作對學校教學、管理等工作的重要性，才會將檔案管理工作列入議事日程，認真開展檔案工作的研究、規劃、布置、考核和檢查指導，幫助解決學校檔案工作中存在的問題和困難，才能對教職工增強檔案意識起到積極的推動和影響作用。同時，檔案工作者也要抓住有利時機，把黨和國家有關檔案工作的法規、方針政策和工作要求等多向領導匯報，使領導更加了解和認識檔案工作。同時在工作中要勤于向領導請示匯報，善于利用檔案工作中正反兩方面的經驗教訓，加強領導對檔案工作的感性認識，幫助解決工作中的實際問題。

（二）不斷提高檔案管理人員的業務素質和檔案意識，尤其要強化檔案服務意識

檔案人員的思想政治素質及業務能力充分反映在檔案管理的質量和水平上，而且與檔案人員的檔案意識息息相關，因此，建設一支高素質檔案工作人員隊伍，是做好檔案工作的基礎。

注重檔案管理人員的培養。幫助檔案管理人員在工作中解放思想，不斷學習調整知識結構和能力結構，定期組織他們參加有關培訓或外出參觀學習，更新業務知識和技術水平。

要強化檔案服務意識，提高檔案的利用效率。檔案管理人員必須牢固樹立“服務第一”的思想。要深入基層及時了解學校師生對檔案信息的需求，開發好檔案信息資源，更好地發揮檔案工作在學校發展建設中的作用，以自身的工作實效改變人們對檔案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。

要重視和加強兼職檔案人員隊伍建設。兼職檔案隊伍對貫徹檔案法律法規和落實學校檔案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部門不夠重視，兼職檔案員檔案意識薄弱，加之兼職檔案管理人員流動性大，工作責任不明確，許多兼職檔案人員存在應付思想，導致檔案材料收集難、保管難、歸檔難。因此，對兼職檔案人員的教育和培養不容忽視，高職院校應進一步穩定兼職檔案人員隊伍，強化其責任心，提高業務能力，使兼職檔案員能夠真正成為高職院校基層檔案工作的骨干力量。

（三）積極開展多種形式的學習宣傳活動

要結合實際組織學習和廣泛宣傳，使學校師生能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案工作的良好氛圍。可以通過校報、黑板報、櫥窗、書籍、智能辦公系統和校園網等，宣傳國家檔案法規及相關管理制度，讓廣大師生學習檔案基本知識，分清文書、教學、科研檔案及人事檔案等的區別，學會利用檔案的基本方法，充分認識檔案資料的價值和作用，增強檔案意識，從而更加重視和支持檔案工作。

（四）建立健全檔案管理制度，使檔案工作制度化、規范化、科學化

高職院校應根據實際情況，建立科學規范的檔案管理制度，在實際工作中做到有法可依，有章可循。

（五）加強高職院校檔案管理的信息化建設

檔案管理人員要不斷提升檔案信息開發利用能力，提高檔案的現代化管理水平，創新檔案管理方法，實施檔案信息化，充分利用網絡信息管理優勢，建立健全檔案工作網絡體系，實現學校檔案信息的資源共享和檔案利用價值的最大化，充分發揮檔案的功能和作用，提高檔案服務質量，隨時主動為學校的中心工作和建設大局提供優質服務，讓師生員工真切感受到檔案工作在學校發展建設中的重要作用，深入體會到檔案的價值，進而促進廣大師生檔案意識的提高。