淺析醫療衛生單位文書檔案的規范化管理

關春光

（吉林市龍潭區城市社區衛生服務管理中心 吉林 吉林 132021）

淺析醫療衛生單位文書檔案的規范化管理

關春光

（吉林市龍潭區城市社區衛生服務管理中心 吉林 吉林 132021）

文書檔案是醫療衛生單位各項工作的真實記錄，客觀地記錄了醫療衛生事業在各個歷史階段的發展，準確的反映了醫療衛生事業改革取得的成果，是醫療衛生單位寶貴的發展財富和不可多得的歷史資源。加強文書檔案的規范化管理應從健全組織機構、完善管理制度、創新管理模式、提高從業人員水平上入手。

醫療衛生單位；文書檔案；規范化管理

在醫療衛生單位，重視病案的程度遠遠高于文書檔案，病案室是醫院的重要組成部分，很多著名的科室主任卻懼怕一個小小的病案室檔案員，原因很簡單，病案有著嚴格的步驟要求，病案有著嚴格的打分程序，不合格的病案會被退回、重寫，病案考評影響科室整體成績。而文書檔案在醫療衛生單位卻得不到應有的重視。

一、醫療衛生單位文書檔案管理現狀

通過對龍潭區醫療衛生單位文書檔案管理的現狀進行剖析，不難發現，文書檔案的管理方式在十幾年甚至更長一段時間內幾乎沒有發生任何變化。文書檔案管理好的單位有固定的兼職文書檔案員，定期整理本單位的檔案信息，有一組檔案柜用來放置文書檔案。文書檔案管理不好的單位，兼職的檔案員都不固定，經常是誰有空閑誰在做，沒有空閑，就停滯下來，無人問津。究其原因，主要有以下幾方面的原因：

領導重視不夠，思想認識不清晰。醫療衛生單位的領導總是認為，我們工作的主要任務是服務患者、服務群眾，治好病才是根本，不重視醫療衛生事業客觀發展情況的真實記錄與反映。

資金投入少，人力投入少。大多數醫療衛生單位缺少必要的文書檔案設備，專職檔案員幾乎沒有，兼職檔案員幾乎沒有專業對口人員，基本以老、弱、病人員為主。

業務培訓少，業務水平低。在文書檔案工作得不到上級重視的情況下，檔案員無法得到相應的專業知識的培訓，業務能力不升反降。

以上原因造成了文書檔案管理的不規范，直接導致管理水平落后，業務能力低下，使文書檔案喪失了真實性、有效性。要改變現有局面，提高文書檔案的地位，使其成為醫療衛生事業發展的歷史鑒證，就必須從現在起全面推進醫療衛生單位文書檔案的規范化管理。

二、醫療衛生單位文書檔案管理的重要性

文書檔案的重要作用。文書檔案是醫療衛生單位各項工作（包括新技術、新設備的引進等）的真實記錄，客觀地記錄了醫療衛生事業在各個歷史階段的發展，準確的反映了醫療衛生事業改革取得的成果，是醫療衛生單位寶貴的發展財富和不可多得的歷史資源。加強對醫療衛生單位文書檔案的規范化管理，可以提高對醫療衛生事業的系統化管理水平，為醫療衛生事業發展及改革提供最準確的最真實的基礎信息。

加強規范化管理的重大意義。醫療衛生事業是關系民生的大事情，是政府的民心工程，可以為社會發展提供醫療衛生保障服務，是涉及每一個人切身利益的重大事項。建立完整的醫療衛生檔案，可以使全社會共享衛生資源，保障全民享有平等的醫療衛生權力。

三、醫療衛生單位文書檔案的規范化管理

（一）爭取領導重視，健全組織機構

做好醫療衛生單位文書檔案工作，必須爭取到本單位領導的高度重視，要做到一把手負總責，分管領導具體負責，使文書檔案工作有人管、有人抓，建立專門的文書檔案工作室，引進必要的工作設備，根據工作需要配備專、兼職檔案員，在硬件上為文書檔案的規范化管理工作打好基礎。

（二）完善管理制度，嚴格遵照執行

任何工作要做到規范化管理都必須有嚴密的制度做支撐，有相應的管理細則及實施辦法，文書檔案工作也是如此。除按照《檔案法》、《歸檔文件整理規則》等國家級相關法律和規定執行外，還要制定本單位詳細的文書檔案管理制度及操作流程。例如文件的分發與回收，歸檔時限，保管期限，重要文本、合同的移交，大型會議資料的整理等，均需制定相應的工作流程，明確工作職責，保障文書檔案工作有據可循，有規可守。

（三）改變落后局面，創新管理模式

文書檔案的最終目的是借鑒與利用，否則一盒盒檔案放在那里只能是浪費資源。對于醫療衛生單位來說，文書檔案的利用遠遠落后于病案的利用，所有的醫生都會查找病人以前的病案做治療與診斷的參考，而文書檔案的利用則寥寥無幾。其實文書檔案也有其巨大的作用，它記錄了醫療衛生單位的發展歷程、重大事項、取得的成果等，對研究一段時期醫療衛生事業的發展起到了至關重要的作用，對推動醫療衛生單位的創新發展有著巨大的參考價值。因此，推進醫療衛生單位的文書檔案的規范化管理，需要做好以下兩方面的工作：

1.積極推進文書檔案自動化、數字化進程。伴隨著社會的發展，計算機已成為現代化辦公的重要工具，我們應充分利用計算機及互聯網的優勢資源，結合文書檔案工作的實際，將復雜的手工操作轉變為快捷便利的計算機操作。同時應用數字化軟件，將文書檔案儲存在電子介質中。這樣既有利有文書檔案的保存，又便于文書檔案的應用。

2.建立電子檔案目錄。現存文書檔案量巨大，在手工操作階段，如果想尋找一份文件或資料，不僅工作量大而且難度也大。在完成文書檔案數字化管理以后，可以將所有文書檔案目錄用不同的方式進行檢索，按時間、類別、關鍵詞等，這樣可以提高查詢速度，加大文書檔案的利用率。

（四）加強人員培訓，提高業務水平

為適應新形勢下檔案工作的需要，要不斷對檔案從業人員進行培訓，提高其業務水平和工作能力，使其更勝任文書檔案管理工作。尤其是在文書檔案歸檔、整理、保存發生變動時，更需要上級主管部門提供全面的培訓，創造機會讓檔案從業人員進行學習，全面提高檔案管理水平。

醫療衛生單位的文書檔案管理工作是一項造福人民的事業，任務艱巨，責任重大，作為其中的一員，要充分認識到工作的重要性，全面掌握檔案業務知識，改進工作方法，努力學習，甘于奉獻，在紙香油墨中書寫歷史的足跡，為醫療衛生單位文書檔案管理的標準化、規范化貢獻自已的力量。