電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

葛清梅

（山西省晉中市藝術(shù)學(xué)校 山西 晉中 030600）

電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

葛清梅

（山西省晉中市藝術(shù)學(xué)校 山西 晉中 030600）

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案的應(yīng)用范圍也日益廣泛，在中專學(xué)校檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。本文主要分析了電子檔案管理的現(xiàn)狀，深入探析了電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用措施。

電子檔案管理；中專學(xué)校檔案管理；應(yīng)用措施

近年來，現(xiàn)代化發(fā)展腳步的不斷加快，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在多個方面都有涉及。立足于現(xiàn)價段的中專學(xué)校檔案管理，大多數(shù)采用的仍是落后的管理手段。電子檔案大多是學(xué)校用于教學(xué)研究、資料管理、收集歸納、借閱利用等方面，進(jìn)行多樣化的分類，同時擁有十分強(qiáng)大的保存功能。電子檔案管理常見的有以下幾種類型：電子圖像、電子報表、電子等。電子檔案管理，因為其自身功能強(qiáng)大、使用方便的優(yōu)勢，已經(jīng)逐漸融合到人們的日常辦公中，有利于人們更好的開展工作。

一、中專學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實際的發(fā)展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學(xué)校自身發(fā)展的需求來看，每年都會有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進(jìn)行衡量；同時，會出現(xiàn)部分學(xué)生選擇出國留學(xué)，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度；另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應(yīng)的維護(hù)、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導(dǎo)致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應(yīng)的提高。科學(xué)技術(shù)的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學(xué)校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學(xué)校的需求。目前，中專學(xué)校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動量過于頻繁

中專學(xué)校每一年都會有大量的學(xué)生畢業(yè)或是入學(xué)，就這樣的情況來看，具有很強(qiáng)的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進(jìn)行在線升級，定期對電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

三、結(jié)語

綜上所述，社會處于不斷的前進(jìn)中，電子檔案管理在中專學(xué)校的應(yīng)用顯得十分有必要。身為一名中專學(xué)校的電子檔案管理人員，我們要對工作進(jìn)行歸納，并不斷的改革創(chuàng)新，完善電子檔案管理在中專學(xué)校的應(yīng)用，切實提高工作質(zhì)量，強(qiáng)化工作效率，提高電子檔案管理的技術(shù)含量，保證信息不被盜取、不泄露，為中專學(xué)校檔案管理作出有利的貢獻(xiàn)。

[1]岳伶陽.分析由紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡中遇到的問題[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2010（24）

[2]龍玉蘭，徐朗，賀超.現(xiàn)代電子檔案管理措施的探討[J].經(jīng)營管理者.2011（21）