創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

陳凌云

（龍巖市漳平一中 福建 龍巖 364400）

創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

陳凌云

（龍巖市漳平一中 福建 龍巖 364400）

隨著社會和科學技術的進步，信息技術的發展滲透到各行各業，并得到了一定程度的發展，隨著信息化技術的不斷發展，傳統的檔案管理系統已經無法滿足日益發展的社會和市場需求，這就需要檔案管理逐步從固有的管理模式走向信息化管理的變革，本文就檔案信息化做出簡要的概述，意在找到提升我國檔案管理工作的管理水平。

檔案管理；信息化；創新理念

引言

隨著我國經濟的發展，科學技術不斷發展，信息化技術已經被運用到各行各業，而檔案作為記錄重要信息的特殊載體，其發展理應走向信息化。然而，我國檔案管理工作一直以來都未得到應有的重視和發展，故而其發展水平依舊處于一個很低的水平，這與我國的經濟和科學技術的發展及其不相協調，這種發展的之后也中將影響到經濟的發展。檔案管理的發展必須與社會和經濟相適應，這就需要改革和創新檔案管理理念，實現檔案管理的信息化發展。

一、檔案信息化管理的優勢分析

與傳統檔案管理相比較而言，檔案的信息化管理有著明顯的優勢，其優勢主要表現在：大幅提高工作效率，資源共享更加便捷，保存的穩定性以及傳遞的安全性和便捷性。以學校的檔案管理為例來說，學校實行信息化檔案和學籍管理，只需要將學生的信息輸入信息化系統，就可以對數千甚至數萬學生的信息進行輕松管理，在管理中如需找到某一個人的信息，只需要輸入關鍵字，就可以輕松獲取，而學生在升學中的檔案轉移也變得更加便捷和安全。

（一）提高辦公效率

對于傳統的檔案管理來說，由于其每一個細節都需要人工的操作和參與，具體操作起來不僅流程繁瑣，還耗費時間，且其安全性和可靠性難以得到保障，人工的操作可能會因為一個微小的失誤導致更大的錯誤。而實現檔案管理的信息化管理則可使得檔案管理的工作變得簡單而可靠，它不需要耗費太多人力和時間，只要信息的錄入保證準確，就可以省時省力，在查找某一檔案的時候，也不會因為檔案的繁多而耗費大量人力，只需要在計算機中輸入關鍵字，就可輕松找到需要的檔案，由此可見，信息化檔案管理對于辦公效率的提高是顯而易見的。

（二）資源共享更加便捷

在傳統的檔案管理中，資源的共享是一個復雜的過程，由于檔案的特殊性，其無法做到資源共享，且檔案管理中不允許復制，因而需要共享則必須親自到相應的檔案管理部門，這就使得檔案的資源共享較為復雜和難以實現。信息化檔案管理則使得檔案管理的資源共享更加便捷，檔案管理機構可以在網絡將不涉及機密的檔案進行資源共享，對于檔案的需求者只需要在網絡上就可以獲取自己需要的檔案資料，相比傳統檔案管理而言，信息化檔案管理的資源共享更顯其便捷性。

（三）穩定的保存

傳統的檔案管理存在著許多難題，就保存來說，傳統的紙質檔案在保存中受到時間的限制，由于紙質材料能夠保存的時間有限，在超過一定年限紙質就會出現變化，因而其保存存在著較大的不確定性，在經過一定時間的保存，紙質檔案自然會出現損耗，甚至損壞。而信息化檔案則不存在這一問題，因為其載體的特殊性，信息化檔案的保存可以說是永久的存在，因而其穩定性比傳統紙質檔案更加優秀。

（四）傳遞速度和安全得以保證

在傳統的檔案管理中，由于人為原因導致檔案丟失的情況時有發生，由于文件的傳遞是依靠郵政系統，在傳送中存在著較大的時間和空間限制，這就給檔案的管理帶來了極大的不便。而依靠計算機技術的信息化檔案管理則完全可以克服這一問題，通過計算機網絡進行管理，檔案文件可以直接通過互聯網進行傳遞，提高了傳遞速度，同時其安全性也得到了極大的保證。

二、推進檔案信息化的有效措施分析

通過實踐證明，運用計算機技術進行檔案信息化管理，不僅提高了檔案管理的效率，保證了檔案的安全性、穩定性，還使得檔案的共享得以輕松實現。信息化技術在檔案管理中的運用，為檔案管理的發展提供了更多的可能和依靠。

（一）建立規范的檔案管理體系

要想實現檔案管理的信息化發展，就必須實現檔案管理的規范化和標準化發展，建立規范的檔案管理體系。在以往，我國的檔案管理質量較低，檔案管理的重要性沒有得到應有的重視，要想推廣檔案管理的信息化發展，就必須建立標準，統一且行之有效的檔案管理體系，這是實現信息化檔案管理的前提。然而我國現如今檔案管理仍處于較低的水平，這就更加需要推進檔案管理規范體系的建立和發展，只有這樣，才能保證檔案管理的不斷發展，為其逐步走向信息化發展奠定基礎。

（二）健全檔案管理制度

檔案管理的工作必須有健全的管理制度，從而保證其科學性和可靠性，只有這樣，才能實現科學的檔案管理。對于檔案管理而言，其制度應首先考慮可操作性，保證其簡明實用；另一方面，要加強對于檔案管理的重視，特別是相關領導要做到表率作用，從而體現制度的權威性。

（三）完善檔案管理的安全措施

檔案管理的安全性是較為重要的一個因素，無論是傳統的檔案管理，還是信息化檔案管理，其依靠的都是人。因而，保障檔案管理的安全性首當其沖要考慮對的是人，為此，要注重培養檔案管理人員的責任心和警惕性，從而保證檔案管理在復雜的網絡環境中處于安全的環境。

三、結語

檔案管理系統是一個國家的信息系統的重要組成部分，檔案資料在國家管理中也占有重要的地位，檔案管理水平的高低會直接影響各行各業的工作效率。的在科學技術飛速發展的今天，各行各業的信息化發展已經成為了一個大的趨勢，許多行業已經逐步走向信息化管理，然而應該走在信息化管理前沿的檔案管理卻并未真正實現信息化管理，這是有多方面原因共同影響導致的，想要改變這種現狀就必須改變檔案管理的傳統該模式，依托先進的技術和完善的制度推動其發展，只有這樣，才能使我國檔案管理真正走向信息化發展的道路。

[1]王焱.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息,2013,01:115.