事業單位檔案管理現狀與優化發展分析

陳鴻雁

（大慶市大同區商務旅游現代服務業發展局 黑龍江 大慶 163515）

事業單位檔案管理現狀與優化發展分析

陳鴻雁

（大慶市大同區商務旅游現代服務業發展局 黑龍江 大慶 163515）

在事業單位管理工作開展當中，檔案由于涵蓋內容廣泛，因此在加強管理過程當中存在著諸多的問題。在此，本文筆者結合自身的工作經驗，以及對于管理工作的學習和認識，來剖析當下在事業單位的檔案管理工作的現狀，以及當下在檔案管理工作當中存在的一些較為普遍的問題。在分析現狀跟問題的基礎上，具有針對性的提出一些優化發展辦法。

事業單位；檔案管理；現狀；優化發展

一、事業單位檔案管理面臨的問題

（一）共享檔案信息平臺未構建

在當下的事業單位檔案管理當中，由于發展的需要，檔案管理模式正在逐步的向信息化方向發展，但是，在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一。在這樣的前提之下，事業單位的檔案管理就沒有一個統一的管理機制，這樣的檔案管理便在規范性、開發性、服務性、共享性方面存在一定的不足。另外，在地區之間將強聯系上也會因為不能適應檔案信息資源共享的要求，而大大降低區域性經濟政治的發展。

（二）檔案管理系統缺乏

由于近些年來，對于事業單位管理辦法進行了一系列的改革，因此，檔案信息管理電子化也在各個地區之間的事業單位得到一定程度的踐行。在后續的管理工作當中，事業單位當中的檔案管理工作的前提基礎工作也在不斷的朝著規范化和標準化的方向發展。但由于歷史原因，檔案室業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化的發展。這樣，便會直接制約檔案管理工作的有序開展。

（三）檔案管理技術缺乏創新

信息化的管理在近些年來也在事業單位的檔案管理當中不斷應用。但是由于許多事業單位的檔案技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，因此，縱觀當下事業型單位，仍然很多都在檔案管理技術上沿用傳統的最原始的管理技術。而且伴隨著計算機技術和管理技術的發展，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。事業單位在檔案管理技術上的落后，也是在很大程度上制約檔案管理效率的一個重要層面。

（四）檔案信息管理人員的素質有待提高

在現代化的事業單位檔案管理當中，實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、事業單位檔案優化管理辦法

（一）建立一體化的事業單位檔案管理標準

在事業單位檔案管理當中，要想加快事業單位檔案管理工作的開展，就需要加強一體化的管理標準。這樣，在管理過程當中，不僅有利于檔案的梳理，而且后期為適應城市地區發展的需要，一體化的事業單位檔案管理可以實現區域之間的無縫對接。不僅可以在檔案管理服務上有一個統一的標磚，而且從長遠發展角度來看，也可以為為構建統一的內部事業單位檔案管理共享工作的開展奠定基礎。

（二）優化檔案管理模式

在信息化技術應用的作用下，檔案管理模式已經發生了一定的轉變，但是由于改革不徹底，因此，檔案管理模式仍然存在一定的問題。因此，優化檔案管理模式就勢在必行。首先，在事業單位的檔案管理當中，應當從提升檔案管理的效率入手，通過改變原有的管理模式來促進管理效率的提升，比如引入競爭機制，采用一定的獎懲措施來更好的提升檔案管理工作人員工作的積極性。同時，通過固定時間段的宣傳來加強領導層面的重視，從而為優化事業單位檔案管理模式更好推進奠定基礎等。通過利用現代化的管理技術來進行檔案管理模式的優化，從而提升管理效率。

（三）提升檔案管理技術

在事業單位的檔案管理當中，管理技術的高低往往決定著工作效率的高低。因此，在現代化的檔案信息管理當中，可以增強現代化技術的應用。除來定期的更新系統，不斷的引進新的檔案管理軟件之外，檔案管理內部也可以根據自身事業單位的特點來進行一定程度上的修改，通過內部的自主研發和修改，來制定最適合本單位的檔案管理模式。因此事業單位之間由于職能的不同，檔案管理技術系統也不可能完全適應發展，因此自主研發對于提升檔案管理技術而言，也是根本性和長久性發展的需要。

（四）提升檔案管理工作人員的綜合素養

在檔案管理工作開展過程當中，檔案管理工作人員的綜合素養也在其中發揮著重要的作用。因此，提升檔案管理工作人員的綜合素養是提升工作效率的關鍵。部門可以利用對于員工培訓的機會加強檔案管理工作人員的專業素養。比如，定期進行電子信息化的培訓，保證他們在檔案管理實踐當中，始終保持與時俱進的特點。事業單位的檔案管理工作部門也可以采用定期招錄專業人才進行系統改造升級等，綜合各個方面來提升檔案管理工作隊伍的實力。從而為檔案管理工作的開展打造一直強大的專業性綜合性隊伍。

[1]趙敬華.論事業單位檔案管理的現狀與對策[J].黑龍江科技信息.2013（09）

[2]曲艷華.科研單位檔案管理工作現狀分析及改進建議——以山東省農業科學院為例[J].科技信息.2013（07）

[3]蔡翠花,彭榮康.關于基層農業科研單位檔案管理工作的思考[J].山西科技.2013（03）

[4]王軍,蔣怡.試論檔案意識薄弱的原因及對策[J].新疆教育學院學報.2003（01）