關于地鐵檔案管理建設信息化的思考

曾 莉

（福州市城市地鐵有限責任公司 福建 福州 350000）

關于地鐵檔案管理建設信息化的思考

曾 莉

（福州市城市地鐵有限責任公司 福建 福州 350000）

在信息技術時代，檔案管理工作發生了本質性轉變，基于信息化建設的推進，讓檔案管理步入了發展的新階段。本文闡述了地鐵建設項目檔案信息化建設的途徑，以及專業人才隊伍建設，并在此基礎之上，論述了完善地鐵建設項目電子文件的控制策略。本文旨在強化對地鐵檔案管理建設信息化的認識，并為今后相關領域的研究提供一定的參考資料，推動地鐵檔案管理建設信息化進程。

地鐵項目；檔案管理；信息化；建設

隨著我國社會的不斷發展，城市現代化步伐加速，地鐵建設成為大型城市發展的重要內容，如雨后春筍般的地鐵建設，強調地鐵建設項目檔案信息化建設管理的重要性。一方面，在信息網絡時代，檔案管理部門需要積極推進建設項目檔案管理的信息化，以提高檔案管理的有效性，更好服務地鐵服務經濟的發展；另一方面，檔案信息化是新時期檔案管理事業發展的必然需求，也是推動檔案管理現代化建設的重要舉措。依托檔案管理信息化，提高了地鐵建設項目檔案信息化的效率和效果。那么，如何實現地鐵檔案管理建設信息化呢？這不僅強調檔案管理制度的建設與完善，而且需要抓好人才隊伍建設，夯實地鐵檔案管理信息化建設的基礎，推動地鐵檔案管理建設信息化進程。

一、地鐵建設項目檔案信息化建設的途徑

檔案管理信息化建設，是檔案管理面臨未來發展的必然選擇，也是電子信息時代的發展要求。地鐵建設項目檔案信息化建設的關鍵，在于如何制定并完善相關的制度標準，、實現電子文件與紙質文件同步管理，并強化電子文件的監督管理，確保地鐵建設項目檔案信息化建設的有效性。那么，具體而言，地鐵建設項目檔案信息化建設可從以下幾個方面進行著手：

（一）制定并完善相關制度標準，夯實檔案管理信息化建設的基礎

地鐵建設項目檔案信息化的建設與管理，需要嚴格依據國家的法律法規進行。一方面，在文件材料的歸檔方面，項目建設管理部門應建立完善的歸檔制度，對項目建設過程中具有保存價值的文件，嚴格依照《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文檔歸檔與管理規范》，制定嚴密且細致的電子檔案管理制度；另一方面，基于完善的電子檔案管理制度，進一步明確電子檔案管理過程中各部門的職責，確保電子檔案信息化管理的有效性。對此，首先，建設項目單位的檔案管理部門，對于電子文件的歸檔管理，應充分基于電子文件管理系統；其次，在參建單位的合同之中，對于建設項目應明確歸檔的相關要求，規范并確保歸檔管理行為；再次，對于建設項目歸檔要求范圍之內的文件，一旦形成電子文件，則需要進行歸檔標識，確保歸檔信息內容的安全與真實。《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）

（二）紙質文件與電子文件同步管理，提高檔案管理信息化的有效性

需要說明的是，紙質檔案與電子檔案各有優缺點，在地鐵建設項目檔案信息化管理的過程中，實現紙質文件與電子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在檔案數據錄入的過程中，各部門錄入的規范化與標準化，強調并需要兩者同步管理的推進；其次，為確保歸檔電子文件的完整性、真實性，相關管理部門一是要嚴格落實歸要求；二是要提高檔案的完整率和正確率；再次，建設項目中所形成的紙質文件，通過對其完整性的核對滯后，需要及時的進行歸檔處理，并進行掃描錄入，完成電子檔案信息的建立，保存至檔案數據庫之中。

（三）強化電子文件的監督管理，狠抓各環節檔案管理工作

電子文件管理是一個過程，強調電子文件形成、歸檔等各環節的有效落實，以及各環節監督管理的有效開展。電子檔案的形成、積累是檔案完整性的重要基礎，在監督管理的過程中，需要落實三方面工作：①在檔案管理信息化的過程中，檔案電子文件不僅需要實現全過程管理監控，而且對于前段監控要特別注重；②為確保電子文件歸檔的安全性，在歸檔交移的過程中，需要對歸檔文件的技術環境進行檢測；③對于電子文件而言，其具有易更改、易消失等特點，對于地鐵建設項目檔案管理，應將其納入管理系統之中，做到統籌規劃，提高檔案信息管理的有效性。與此同時，為強化檔案管理，相關管理部門應不定期對電子文件的采集、著錄及歸檔等情況進行檢查。對實際工作中出現的問題，及時進行分析與解決，并將科學有效的工作經驗或方法，在實際工作中進行推廣。

二、抓好人才隊伍建設，強化檔案人員的信息能力

檔案管理具有特殊性，從法律角度，檔案管理人員一是要具備專業知識；二是要忠于職守；三是要遵守紀律。所以，檔案管理人員需要具備良好的綜合素質，方可勝任檔案管理工作。而地鐵檔案管理信息化的實現，對管理人員有了更高要求。在電子檔案管理中，主要是內容信息數字化、文檔處理一體化，與傳統紙質管理存在本質區別。對此，首先，為運用好科學技術，提高檔案管理效率，應建立一支專業人才隊伍，切實做好檔案管理人員的培訓教育工作，尤其是在計算機操作、電子檔案建立、網絡安全維護、信息資源開發等方面，要提高檔案管理人員的技術水平；其次，加大人才引進力度，充實檔案管理隊伍，為社會發展提供更加優質的服務。在地鐵檔案管理信息化的進程中，勢必存在諸多的問題，這些問題的有效處理，需要廣大的專業人才；再次，強化管理人員的法律知識，提高職業道德與職業素養，在工作中做到遵紀守法。

在檔案管理信息化的進程中，檔案管理部門既要迎接挑戰，又要在挑戰中不斷地創新，實現地鐵檔案管理信息化。這些，都需要檔案管理人才隊伍的建設，強化檔案人員的信息能力，不僅滿足當前檔案管理工作的需求，也推動了地鐵檔案管理的現代化、科學化建設，具有十分顯著的現實意義。

三、完善地鐵建設項目電子文件的控制

當前，地鐵建設項目電子文件的控制，是一項復雜而細致的工作，強調各方工作的狠抓落實。在完善地鐵建設項目電子文件的控制過程中，不僅需要強化工作的有效落實，而且需要基于法律法規，確保檔案管理信息化的有效性。

一是對于檔案管理人員而言，需要對地鐵建設項目有所了解，如項目設計的進度、項目的設計要求等。這樣一來，不僅有助于檔案管理人員開展工作，而且有針對性的提高檔案管理的有效性，確保檔案管理落實到位。

二是進一步的制定相關的規定，對于建設項目電子文檔的歸檔，要明確其做法。此外，在電子文件的控制過程中，應強化與其他相關部門的溝通。如，通過與質監部門的溝通，確保電子文件中對于質量要求的文件積累。

三是基于現行法律法規，制定相關的措施。如嚴格依據《檔案法》，制定檔案管理措施，確保檔案管理工作的的有效開展，強化電子檔案信息的安全。此外，不斷地優化電子檔案管理技術，調整檔案管理信息化建設進程。

總之，在改革開放不斷深入的大背景之下，地鐵建設的推進是我國城市現代化發展的重要體現。在地鐵建設項目工程中，項目建設檔案管理是重要的組成部分。當前，計算機網絡技術快速發展，依托現代技術的檔案管理工作，更加強調地鐵檔案管理建設信息化的重要性與必要性。對此，在新的歷史時期，地鐵檔案管理一是要與時俱進，大膽創新，為信息化建設夯實基礎；二是要充分利用現有資源，為檔案管理建設信息化創造條件，提高檔案工作在現實中的有效性。

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