獨立學院檔案館（室）建設探析

陳清欽

（集美大學誠毅學院 福建 廈門 361021）

獨立學院是我國高等教育辦學體制模式的創新，從1999年出現以來，經過十幾年的發展，獨立學院正逐漸成為我國高等教育的重要組成部分。作為教育管理不可或缺部分的檔案管理，是獨立學院管理中普遍存在的薄弱環節。為此，獨立學院各項工作要得到順利開展，建立獨立學院檔案館（室）并加強檔案館（室）自身建設，對檔案進行規范化、科學化管理勢在必行。

一、檔案對獨立學院事業發展的重要性

檔案是真實、可靠的歷史憑證，是查考歷史事實最令人信服的依據和信證，是“一紙千金”的無價之寶。檔案對獨立學院的事業發展有著無可替代的重要作用，主要體現在：

（一）檔案是構建獨立學院事業大廈的磚瓦

獨立學院檔案是學院教學、管理、科研等一切活動最真實、最原始的記錄，記錄著獨立學院成長的點點滴滴，延續了一屆又一屆管理者的記憶，記錄了獨立學院的歷史軌跡，成為聯系過去、現在和未來的信息紐帶，既是有形資產，又是無形資產。這些記錄在學校改革、發展和各項活動開展中發揮著不可替代的借鑒、依據作用。

（二）檔案是凝聚獨立學院師生的情感紐帶

獨立學院檔案翔實地記錄了獨立學院從成立以來發展的歷程和工作者的奮斗足跡，是學院成長壯大、艱苦創業的見證。利用這些檔案編寫校史、舉辦各種展覽等宣傳教育活動，對廣大師生都具有強烈的說服力和感染力。從而能進一步加深師生對學院的情感，為學院的事業發展添磚加瓦。

二、制約獨立學院檔案館（室）建設的因素

對于教育事業的發展歷程來講，獨立學院的建校時間是比較短的，如果能及時加強認識，啟動檔案館（室）建設，科學規范地對檔案進行管理，一定能夠推動獨立學院檔案事業發展步伐，充分發揮檔案工作的作用。但由于獨立學院創立時間短，工作千頭萬緒，檔案工作很難擺上學院的議事日程，存在著諸多制約檔案館（室）建設的因素，主要有：

（一）檔案意識不強影響獨立學院檔案館（室）的基礎建設

檔案收集工作是檔案館（室）一項十分重要的基礎工作，只有收集工作做好了，檔案館藏才會豐富，才能為今后的利用工作打好基礎。但是，由于受社會經濟、文化發展條件的限制，檔案工作的重要性目前還沒有完全被獨立學院領導和師生員工所認識，導致了獨立學院全員檔案意識不強，嚴重制約了檔案收集工作的開展，檔案流失嚴重。

（二）規章制度缺位影響獨立學院檔案館（室）的規范化建設

目前，獨立學院的檔案管理，大多數處于起步階段，基本上沒有建立完整的檔案管理制度，少數已制定的管理制度中也是參照公辦高校的管理制度，既不符合獨立學院的實際情況，也不便于應用和操作。缺少健全的規章制度，不僅影響檔案的質量，也影響了檔案的歷史憑證作用。

（三）隊伍力量薄弱影響獨立學院檔案館（室）的人才建設

獨立學院的檔案工作人員大多數畢業于非檔案專業，各系、部、處室的檔案員也僅由行政管理人員兼任，缺乏檔案的專業理論知識，加上平時工作量大、任務重，基本沒有閑暇時間進行系統的檔案業務學習。致使獨立學院檔案專業人才匱乏，給檔案的管理工作帶來了不良的影響。

（四）經費投入有限影響獨立學院檔案館（室）的優化建設

對于獨立學院來說，各項資金的投入，全部由投資方自行解決，大部分沒有檔案專項經費。加之大部分獨立學院校園占地面積有限，教學和辦公行政用房緊張，有些學院根本沒有專用的檔案庫房，有檔案庫房的獨立學院，庫房面積小，防盜、防潮、防火等設施不具備，建設標準很難達到《高等學校檔案管理辦法》的要求。長此以往，嚴重影響檔案的“壽命”。

三、推動獨立學院檔案館（室）建設的舉措

（一）增強檔案意識，豐富檔案館藏

要想做到檔案資源、檔案館藏豐富，就要做好檔案收集工作。要順利開展檔案收集工作，就必須不斷加強獨立學院全體教職工的檔案意識，只有使全體教職工充分認識檔案工作的價值和重要性，才能從源頭上杜絕文件材料的丟失或據為己有的現象發生，才有利于檔案的收集齊全。

首先，獨立學院的領導干部要轉變思想觀念，用長遠的眼光看待檔案工作，要重視和加強對檔案建設和管理工作的領導，要將檔案工作列入學院整體發展規劃，要把檔案工作當成衡量教學質量和管理水平的一個重要尺度來抓，要在管理制度、工作程序等方面采取有力措施，切實幫助解決檔案工作中存在的問題和困難。

其次，要強化學院全體教職工的檔案意識，通過會議、講座、宣傳欄等多種宣傳形式，使全院教職工充分認識檔案工作的重要性，進而增強全員做好檔案工作的緊迫感、使命感、責任感和光榮感。

（二）建立規章制度，促進檔案規范化管理

一個合格的檔案館（室）就應該有完備成文的規章制度，包括業務制度、服務制度、管理制度等。

獨立學院要依據《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》等法規，結合學院自身特點，制訂和完善檔案形成、歸檔的各項規章制度，對檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等作出明確、具體的規定，在日常管理中去規范指導檔案工作，保障檔案工作的進行，提高獨立學院檔案管理水平。

（三）提高專業素養，建立復合型檔案隊伍

檔案隊伍素質的高低，影響著檔案基礎工作質量的好壞，關系到檔案工作能否實現標準化與規范化。由于獨立學院的辦學機制和經費來源等因素，獨立學院的行政管理人員往往相對精簡。結合這一實際情況，要提升獨立學院檔案管理水平，急需培養一支專業素養高、結構合理、精干實用、高效能型的專兼職檔案管理隊伍。

首先，培養一至兩名專職檔案管理員，負責檔案館（室）的全局管理工作。專職檔案管理員要具備專業技術人才的素養，不僅要具備檔案業務知識，還要具備相應的科學文化知識以及現代化管理技能。獨立學院應積極創造條件，讓專職管理人員定期參加檔案業務培訓和繼續教育，學習檔案專業理論知識，從而提高業務素養和業務素能。

其次，努力培養和造就兼職檔案工作隊伍。檔案工作是一種社會性、協作性很強的工作，絕不是靠某些個體的高素質就能完成的工作，需要多方面的協同配合。依據目前獨立學院基本上實行部門立卷的實際情況，充分發揮各部門兼職檔案員的作用，是獨立學院檔案事業持續發展的基礎。針對獨立學院兼職檔案人員變動頻繁、隊伍不穩定的特點，要采取普遍培訓、分類指導、典型推廣等多種有效措施，尤其要強化“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導。

（四）加大經費投入，優化檔案館（室）建設

獨立學院由于用地和資金等條件限制，往往沒有及時考慮檔案館舍的建設。不過，隨著現代化建設的發展，數字化檔案館已成為必然趨勢。獨立學院可以利用這個契機，加大經費投入，優化檔案館（室）建設。

首先，按照《高等學校檔案管理辦法》要求，及時改擴建或新建符合檔案管理要求的檔案庫房，完善各類設施、設備，確保檔案庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，以防止檔案產生發霉、蟲蛀、鼠咬等現象。

其次，設立專項經費，為檔案館（室）配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設，使檔案館（室）可以以全新的工作方式及時、準確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務。

四、結束語

獨立學院檔案工作是學院發展歷史真實面貌的寫照，也是學院重要的本源信息資源管理水平的反映，更是功在當代、利在千秋的重要事業。新時期，獨立學院應積極創造條件，不斷優化檔案館（室）建設，不斷規范檔案管理，更好更充分地為獨立學院發展壯大服務。

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