淺論檔案信息的加工與揭示

候玉梅

(大慶市讓胡路區(qū)怡園社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163000)

一、檔案著錄

(一)檔案著錄的含義。檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容提要等方面。

檔案著錄的含義從不同角度有不同的理解。若從廣義的角度看，其著錄是指記述檔案信息資源狀況的總和;若從狹義的角度來看，其著錄是指記述每份檔案資料內(nèi)容和形式特征而形成條目的過程;若從信息論角度來看，其著錄是指形成檔案二次信息的過程;若從檔案學(xué)理論發(fā)展角度來看，檔案著錄理論還可以理解為檔案學(xué)的一個(gè)應(yīng)用分支學(xué)科等。

(二)檔案著錄的意義。檔案著錄的意義，主要體現(xiàn)在它是編制檢索工具的基礎(chǔ)和前提，并直接影響檔案信息檢索效率。檔案信息檢索的全過程包括檔案信息的存儲(chǔ)和檢索兩個(gè)具體過程。存儲(chǔ)是指將檔案具有檢索意義的特征(內(nèi)容、形式)標(biāo)識(shí)出來，然后編制檢索工具，建立檢索系統(tǒng)的過程;檢索是指利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案信息的過程。這兩個(gè)具體過程是密切聯(lián)系、不可分割的。存儲(chǔ)是檢索的前提，沒有存儲(chǔ)就無法檢索;檢索則是存儲(chǔ)目的的實(shí)現(xiàn)，沒有檢索，存儲(chǔ)也就失去了意義，檔案的著錄是存儲(chǔ)過程中的第一環(huán)節(jié)，即入口環(huán)節(jié)，只有通過著錄，檔案的各種特征才能顯示并可能進(jìn)入檢索系統(tǒng)，成為檔案信息資源檢索所必需的數(shù)據(jù)。

(三)檔案著錄的原則和要求。檔案著錄的原則。檔案著錄，不管是傳統(tǒng)著錄還是標(biāo)準(zhǔn)著錄，都應(yīng)遵循這樣的原則:用最簡(jiǎn)明的文字，按照統(tǒng)一的方法和規(guī)則進(jìn)行著錄，做到著錄項(xiàng)目一致，著錄符號(hào)一致，著錄格式一致。

檔案著錄的要求。檔案著錄由于館藏檔案的數(shù)量、價(jià)值、服務(wù)范圍、以及人力、物力等主客觀條件的不同，對(duì)其要求也有所區(qū)別。但總的來看，應(yīng)符合下列要求:在內(nèi)容方面，要求有較高的科學(xué)性。所謂科學(xué)性就是依據(jù)著錄原則，正確地運(yùn)用著錄方法，準(zhǔn)確分析并記錄檔案資料的內(nèi)容和外形特征。在形式方面，著錄的文字應(yīng)與檔案資料所用的文字一致，并要求字體規(guī)范，書寫端正，便于識(shí)別，語言簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂。著錄格式統(tǒng)一，標(biāo)識(shí)符號(hào)一致。

二、檔案標(biāo)引

(一)檔案標(biāo)引的含義。檔案標(biāo)引是根據(jù)檔案分類法和主題法將檔案的主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過程，其目的是為了揭示檔案的主題內(nèi)容，提供從內(nèi)容方面查找檔案的途徑。

(二)檔案標(biāo)引的程序。

1．分析標(biāo)題。檔案標(biāo)題是文件作者和立卷人員對(duì)檔案中心內(nèi)容的概括，是對(duì)檔案主題進(jìn)行分析的主要依據(jù)。

2．瀏覽正文。通過正文了解檔案的具體內(nèi)容，從而確定檔案的主題。

3．查閱文件版頭和附加標(biāo)記。通過文件作者、收發(fā)機(jī)關(guān)、文件序號(hào)、時(shí)間、密級(jí)等內(nèi)容，進(jìn)一步明確檔案的內(nèi)容、使用范圍及參考價(jià)值等。

4．分析主題的類型和結(jié)構(gòu)。對(duì)多主題檔案分解成幾個(gè)單主題，并明確各主題之間的關(guān)系。

5．查表轉(zhuǎn)換。將主題概念轉(zhuǎn)換成為分類標(biāo)識(shí)或主題標(biāo)識(shí)，標(biāo)出分類號(hào)和主題詞。

6．具體性。檔案標(biāo)引的內(nèi)容必須是檔案中比較具體地記述的，有一定參考價(jià)值，可以成為檢索對(duì)象的。

7．客觀性。檔案標(biāo)引必須客觀地、直接地反映檔案記述或涉及的事物、問題，不應(yīng)摻雜標(biāo)引人員的臆測(cè)和褒貶。

8．規(guī)范性。必須依據(jù)檔案分類表或主題詞表及其使用規(guī)則進(jìn)行標(biāo)引，辨明標(biāo)識(shí)的確切含義，應(yīng)根據(jù)標(biāo)識(shí)的語言環(huán)境及其注釋來選擇最恰切的標(biāo)識(shí)。

9．專指性。必須符合專指性的要求，選用最切合檔案內(nèi)容的標(biāo)識(shí)，只有當(dāng)分類表或詞表中無專指標(biāo)識(shí)時(shí)，才能進(jìn)行組配標(biāo)引、相關(guān)標(biāo)引及增詞標(biāo)引。

目前，我國(guó)檔案部門用得較多的標(biāo)引方式是整體標(biāo)引，這是一種淺標(biāo)引方式，一般只需依據(jù)檔案標(biāo)題標(biāo)出整體主題即可。由于標(biāo)引深度太小，不能滿足檔案檢索的需要，同時(shí)由于檔案內(nèi)容繁雜，標(biāo)題往往難以全面概括檔案文件主題，容易造成分析誤差和檢索誤差。

由此看來，上述三種標(biāo)引方式都難以達(dá)到適度標(biāo)引的要求，很難滿足檔案標(biāo)引的實(shí)際需要，所以在目前情況下分析標(biāo)引似乎是一種較為合適的標(biāo)引方式。目前著錄標(biāo)引工作量非常大，為了提高標(biāo)引速度，可以以案卷為單位來進(jìn)行分析標(biāo)引，即先依據(jù)案卷標(biāo)題進(jìn)行概括性標(biāo)引，再根據(jù)卷內(nèi)文件標(biāo)題有選擇、有重點(diǎn)地進(jìn)行深入標(biāo)引。由于檔案具有情報(bào)性的特點(diǎn)，即檔案標(biāo)題一般能全面、準(zhǔn)確地反映檔案文獻(xiàn)的主題，因此依據(jù)案卷和文件標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)引其深度是比較適當(dāng)?shù)模瑫r(shí)又大大減少了標(biāo)引工作量，當(dāng)然這要以檔案標(biāo)題的規(guī)范以及是否能準(zhǔn)確反映其所包含的主題概念為前提。

檔案信息的加工與揭示是開發(fā)檔案信息資源的重要步驟，也是建立檔案信息檢索體系的關(guān)鍵。由于我國(guó)的檔案著錄標(biāo)引工作開展較晚，歷史遺留下來的大批檔案末作加工處理，新的檔案又不斷涌現(xiàn)，形成積重難逗的局面，大批檔案不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)進(jìn)入檢索系統(tǒng)提供檔案信息，嚴(yán)重地影響了檔案信息資源的開發(fā)利用，因此要充分重視檔案文獻(xiàn)的前處理工作，加快著錄標(biāo)引的速度。目前這項(xiàng)工作主要由檔案館承擔(dān)，但由于工作量大，檔案館缺乏足夠的人力，著錄標(biāo)引的速度趕不上館藏量的增長(zhǎng)速度，未經(jīng)加工的檔案越積越多。在此情況下．有人提出化整為零的工作方案，即由檔案館(室)負(fù)責(zé)各自積存的檔案，現(xiàn)行文件由機(jī)關(guān)立卷人員或文件撰稿人負(fù)責(zé)。這樣新歸檔接收的檔案就成為已經(jīng)初步加工的檔案，減輕了檔案館(室)的壓力，加快了著錄標(biāo)引的速度，同時(shí)也能提高工作質(zhì)量，因?yàn)榱⒕砣藛T和文件撰稿人能更好地把握文件主題。此外，在對(duì)檔案信息的加工和揭示中，目前正處于試驗(yàn)階段的自動(dòng)標(biāo)引似乎是一種有效解決問題的方法。

［1］肖輝娟．關(guān)于我國(guó)檔案管理體制改革的研究［D］．華東師范大學(xué)，2010年．

［2］宮曉東，賀真，張永斌．科技檔案編研［M］．科技檔案編研，2000．