人事檔案管理工作的探討

文/江蘇省泰興市教育局人才服務中心　雍正友

人事檔案管理工作的探討

文/江蘇省泰興市教育局人才服務中心雍正友

【摘要】大數據不同于現有的檔案信息化工作，大數據檔案的管理是檔案工作者面臨的新課題。檔案人員應認清大數據時代給檔案管理帶來的挑戰與機遇，主動分析，為民服務。

【關鍵詞】檔案管理；人事檔案；信息化

隨著信息化技術和互聯網技術的快速發展，現代社會的檔案資料已經實現了電子化和數據化，以數字形式存儲的檔案資料使用戶可以很方便進行檢索和查閱，但是隨著電子檔案存儲數據量的逐年增加，檔案數據資料具有大數據的特點，必須使用新的技術與結構來實現檔案信息的管理。所謂“大數據”，指在多類別的樣本數據中，快速獲取用戶所需的信息，為用戶提供最方便、快捷的信息服務。事實上，利用各種新型數據分析方法和人工智能，來進行產品和服務決策，以及預測用戶的需求，乃是大勢所趨。

在大數據時代，人事檔案管理主要建立在傳統檔案管理的基礎上，通過對人事檔案信息進行組織和加工，采用信息技術把獨立的人事檔案管理實體納入統一的人事檔案管理系統中，并轉化成數據檔案，形成相應的現代化的人事檔案管理體系。人事檔案管理工作要體現人事檔案信息資源的原始性和共享性，更好地體現人事檔案工作服務單位發展的特點；要吸引管理人員的重視，促使人事檔案管理更加科學有序；這樣也節省檔案庫房，讓檔案利用與館藏形成良性循環。當人事檔案信息通過計算機形成數字化檔案之后，人事檔案信息網絡需要跟互聯網連接，并規范檔案信息資源管理行為。因此，要把人事檔案數字化建設當做檔案管理的重點內容，加強技術服務和工作指導，制定大數據時代的人事檔案服務機制。

一、提高管理人員素質

在大數據時代，人事檔案利用的拓展與創新需要大量的信息處理人員、信息分析人員以及信息研究人員，還需要專業的數據庫更新人員、計算機設施維護人員等等，這些對新時期人事檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。為此，要不斷更新觀念，加強檔案人員隊伍建設，堅持“走出去，引進來”的原則，吸引優秀人才，培養和留住現有優秀人才。工作人員除具備基本的人事檔案管理知識，還應具備應用信息技術知識。人事檔案管理工作與職工切身利益息息相關，是保密性極強的工作，要重視建立檔案的文件密級數字化編制目錄或者相應的卡片，建立文件統計的數字化臺賬等。

二、建好檔案數據庫

做好人事檔案管理工作，不但可以讓領導能夠及時了解每位員工在工作中的情況，為員工的發展提供有效參考，也為個人的選拔和任用提供了良好的依據。在大數據時代，人事檔案信息的開發和利用需要建好檔案數據庫，這是進行數字化檔案信息開發與利用的關鍵所在。人事檔案數據與信息要堅持統一錄用的原則，具有相對統一的項目格式，規范人事檔案信息管理模式以及工作程序，實現規范化和標準化管理。使用先進的計算機檢索工具，建立相應的檔案收藏目錄，對內部影像資料、文字資料進行分類，編排目錄索引，節省數據查找時間，提高人事檔案的利用價值。

三、加強技術支持

目前，人事檔案數據量快速增長，需要在設計檔案管理系統時，能夠考慮到快速擴充的數據增長態勢，減少IT系統的投資以及后期的維護成本。制定系統安全保護制度，建立檔案防病毒系統和漏洞檢測系統，采用專業工具對檔案系統進行漏洞檢測，及時安裝補丁程序，還可建立防火墻技術，阻擋外部不安全因素影響內部網絡，把系統中的安全隱患降低到最低，以確保檔案數據的安全。

四、創建“大檔案”思維，掌握全方位、多維度大數據型

為了單位的發展，結合自身實際情況來組建“大檔案”體系是非常有必要的。“大檔案”體系指的就是“能夠快速、全面、準確的通過端口來檢索以及統計個體的全部檔案信息資料”，主要包含個人基本信息、服務社會項目、科研成果、工作情況等多元素的、多方面的信息資料。“大檔案”體系最主要的意義體現在有利于提高單位的統籌規劃、組建科研團隊、人才評估、提高各部門辦事效率等。在給單位帶來便利的同時，“大檔案”體系也伴隨著一定的風險，主要體現在信息安全、用戶權限設定、密碼等級標注、訪問權限限制以及下載資料收藏的安全，確保“大檔案”體系下老師的知識產權不受侵害、個人信息不受盜取。

五、組建“大檔案團隊”，數據化人事檔案信息，讓人事數據“發聲”

“大檔案”體系是一個信息量龐大、具有一定規模的數字化檔案系統，它并不是大數據時代環境下的關于人事檔案數據的最終要求。預測、發現信息和信息之間的關系及內容是大數據的核心所在。因此不僅僅要把人事檔案信息數字化而是數據化。數據化與數字化之間存在明顯的差別。數據化是指將事件轉化成可以分析、量化的形式的過程。而數字化指的是將事件模擬成0和1表示的二維碼。紙質書籍經過掃描變成圖片格式，可以在網絡、計算機中瀏覽，這個過程就是數字化；而利用數字圖像光學識別技術繼續加工電子書中的字、詞、句、段這個過程就是數據化。因此要想將人事檔案系統中的信息檢索、統計、比較、重組，就需要將信息進行數據化處理，從而真正地發揮數據的價值。

五、結論

在大數據時代，人事檔案管理工作的發展方向是知識管理和信息集約化服務。新形勢要求人事檔案管理人員樹立創新和開放的互聯網思維模式，提高自身業務素質，規范檔案管理，積極運用新技術，努力向人事檔案事業的“數字崛起”目標邁進。

參考文獻：

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