醫院人事檔案管理現狀的思考

文/遼寧中醫藥大學附屬第四醫院　史躍華

醫院人事檔案管理現狀的思考

文/遼寧中醫藥大學附屬第四醫院史躍華

【摘要】新世紀以來，伴隨著我國醫療衛生事業的迅猛發展和不斷改革深入，現行醫療人事檔案管理方式的陋習和弊端日益顯現，具體表現在對人事檔案管理的局限性，和對醫院其他管理層面的負面影響。本文就此現象具體分析了醫療人事管理當中所出現的種種弊端和相應的應對措施。

【關鍵詞】醫院；人事檔案；管理

醫院人事檔案是以個體為單位進行檔案保存的，主要反映了一個人主要經歷、政治面貌、品德作風和工作表現等個人情況，載體包括文字或者表格等其他多種記錄方式。它是對作為個人參加的各種社會實踐活動的記錄表和為了反應真實情況而設立的，是醫院上級領導全面了解下屬，判斷一個人的主要依據，同樣也是人事管理部門的重要構成。所以，加強醫療事業人事改革，推動人事改革發展，提高人事部門工作效率和檔案的保管完好程度，對醫院能更好的選拔尖端醫療事業型人才起到了不可推卸的作用。

一、人事醫療檔案管理現狀

（一）傳統管理模式的弊端。目前，國內醫院的用人制度已非往日的人力資源調配制度，而是統一的合同聘任制，人員流動性大，人員情況復雜的現象日益普遍，人和檔案分離的現象日趨增加。伴隨著市場機制的刺激，大部分用人單位對于員工能否提供有效的檔案已經不那么看重，人事檔案的作用正在逐漸弱化，而人事檔案管理機制也行將就木，似乎要退出歷史舞臺。尤其在市場經濟的干擾下，基于以人為本，人才為先的用人理念和保留人才的需求，用人單位對于人事檔案是否全面、完好更是睜一只眼閉一只眼。只要人員簽訂勞務協議，醫院全部采用軟引進政策，即雙方可在明確彼此權力和義務的前提下，確立勞務關系。而在某些醫院中，為了避免醫院內部尖端人才的流失，更是采取強制留檔的措施，扣留人員檔案，直接導致對方拋棄檔案，久而久之，人事檔案管理部門成了棄檔成堆的“廢品站”。

（二）虛假檔案信息泛濫。人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。為此，確保提交檔案的真實性、有效性和嚴肅性就顯得尤為重要。就目前人事檔案管理部門普遍反應的狀況來看，虛假檔案情況已然成風，檔案遺失現象的比率也逐年增高。

（三）人事檔案利用率低下。醫院人事檔案管理工作發展至今取得了不可忽視的成績，這歸功于廣大醫療檔案人事管理人員不懈的奮斗和努力。但就目前的形勢來看，大部分醫院的醫務人員檔案僅供翻看查閱這一最基本的利用方式，弱化了人事檔案的其他功能，直接導致了醫療人事檔案利用率低、使用范圍狹窄等種種問題。同時，查閱檔案帶來的問題也隨之而來：錯漏遺失的現象屢見不鮮，名字檔案顛倒混亂。這極大阻礙了人事工作的調配進展，須盡快改善。

二、對于醫療檔案如今現狀的幾點反思

（一）現象成因分析。結合國內現狀看來，醫院人事檔案管理工作并未形成統一有效的管理機制，缺乏本應該有的生機和活力。這源于國內醫院人事部門在工作上重管理、輕服務，工作方式陳舊，查閱操作復雜，現代化管理方式普及率低下，十分明顯的滯后于人事制度改革的進程。雖然醫院的人事檔案管理部門也普遍認識到人事檔案管理提升工作的重要性，但是就實際操作來看，阻力十分巨大。在日常工作中，不按要求傳遞人事檔案，不登記查閱人具體信息和手續，不及時回執信息，隨意涂改、撤換檔案內重要材料等現象屢見不鮮。同時，隨著醫務人員不斷增加，新舊人員更迭頻繁，人事部門很難做到及時有效的更新檔案信息和回執情況。醫院人事檔案管理部門被認為是不可或缺的重要組成部門，被看做是醫院的“管家”。但由于人事部門并沒有直接參與到醫療生產一線工作當中，其存在的重要性普遍被人們看低甚至忽略。想要提高人事檔案管理水平，必須統一全體醫院領導和醫務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理的重要性，加強院方管理人員的思想建設和人事檔案的的基礎管理建設。與此同時，要提高檔案人員自身素質及管理水平，使其從信息資源角度審視人事檔案管理，不斷深入人事檔案信息的綜合分析管理和利用程度，加深研究深入和廣度，用“主動服務”代替“被動管理”，拓展服務項目，加深服務理念。以積極的態度對待人事檔案管理事業，促進人事檔案管理由單一的企業管理型服務轉變為研究開放型綜合服務，由“管家”轉變為“參謀部”和“信息庫”，使人事管理成為醫療事業發展的潤滑劑，促進醫療事業快速健康發展。

（二）醫院人事檔案管理工作存在問題的解決措施。面對當今醫院人事檔案管理方面存在的問題，應做好以下工作：一是強化人事管理部門人員的建設隊伍，完善管理制度。要加強醫院人事檔案人員的培訓，不斷提高工作水平。同時，不斷完善、健全的醫院人事檔案材料收集、整理、保存等相關規章制度，為人事檔案管理工作提供制度保障。二是在扎實做好檔案管理日常工作的同時，積極創新工作形式和工作方法，及時更新檔案管理的方式方法，為適應新時代中醫院人事檔案管理工作的新要求打下基礎。

三、總結

隨著醫療事業整體的改革進步，醫院人事檔案管理也應與時俱進，工作人員更要不斷增強管理意識，及時更新服務理念，改善管理方式，積極運用現代技術，加快人事檔案管理信息化步伐，使人事檔案管理成為醫療事業發展的催化劑。