關于城建檔案管理工作的幾點思考

文/泉州市城市建設檔案館　黃鈺華

關于城建檔案管理工作的幾點思考

文/泉州市城市建設檔案館黃鈺華

【摘要】本文分析了在城建檔案管理工作中顯現的一些問題，并針對這些問題提出解決方案。

【關鍵詞】城建檔案；管理；問題；解決方案

隨著社會的發展、生產力水平不斷提高，城市建設日益開展的如火如荼，各地新城區建設、舊城區保護等，都給城建檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰。城建檔案工作從無到有、面對現實挑戰不斷發展，如何開展城建檔案工作，更好地在城市建設的管理中發揮城建檔案的作用，充分體現城建檔案的價值，是城建檔案工作者需要不斷思考的重要課題。本文結合泉州市城建檔案工作的實際展開一些探討。

一、城建檔案管理工作現狀

我市城建檔案初始于上世紀80年代，擁有綜合城市勘測、城市規劃、建設管理、市政工程公用設施、交通運輸類、工業民用建筑、園林綠化、聲像等18大類，計18萬余卷檔案。作為泉州城建檔案的管理者，它見證了泉州市的發展過程，但在城建檔案的管理中也暴露出一些問題。

（一）建設工程檔案內容不全的問題。早期人們對城建檔案不重視，也沒有有效的制度和措施對建設單位或施工單位的建設檔案移交進行制約，因此存在重建設、輕歸檔的現象，很多建設工程的檔案未進行移交，或只移交部分內容，導致早期建設工程檔案不完整。

（二）數字化工作發展相對落后。雖然我市城建檔案管理工作早已采用內部編制的一套程序進行管理、部分檔案轉化成數字信息，但存在界面不夠友好、靈活性差的缺點。隨著技術發展、群眾利用需求不斷提升，這些已不能滿足現實工作中快速、準確的需求。

（三）缺乏復合型人才，制約檔案事業發展。隨著我市建設工程不斷增加，尤其從2012年開始，年入庫檔案由之前的8千余冊突破至2萬余冊，城建檔案的接收、利用、管理工作都成倍增加，實際從事檔案管理的工作人員無法迅速完成工作任務。并且今后要開展的檔案信息化建設、檔案編研等技術性工作都需要有知識、有技術的人員參與進來。因此，要想發展城建檔案事業，復合型的人才就顯得更加重要了。

（四）主動服務意識不強。我市城建檔案數量巨大，沒有有效的信息整合手段就不能將之充分利用。并且城建檔案的日常工作處于等客上門，你來我調，管理人員和容易形成慣性思維，處于被動提供的情況。如何有效地開展檔案利用工作，為領導決策提供參考，為群眾提供服務，充分發揮城建檔案的價值是值得探討的問題。

二、針對上述問題的解決方案

針對上述城建檔案管理中存在的問題主要從以下四點入手解決。

（一）開展檔案宣傳工作，提高社會檔案意識。城建檔案是在城市建設、管理工作中不斷形成的，并服務于城市建設、管理工作。如何讓城建檔案融入到人們的日常生活中，而不是作為一堆放置于庫房的冰冷紙張，筆者認為主要通過幾個方面來實現。

1.針對性地對建設單位、施工單位、監理單位，經由展覽、培訓、講座、發放知識小冊子等形式開展宣傳工作，提高這些城建檔案形成者的檔案意識。

2.針對廣大群眾，要突顯城建檔案的文化功能，開拓城建檔案的文化價值。城建檔案館可以通過提供素材的方式與其他單位合作開辦老照片展、出版書籍等，再現泉州市建筑文化、歷史文化、人文文化，讓更多的人認識城建檔案，重視城建檔案。

（二）開展數字化建設工作。城建檔案包含了巨大信息，為了使這些信息服務于城市管理、為領導層提供決策參考，實現城建檔案價值的最大化，開展數字化建設，用有效手段優化、整合這些信息是不可缺少的。我市城建檔案館為在推動城市發展中占一席之地，經過多次探討、調研后決定開展數字化建設工作。一方面通過招標采購一套硬件設備及城建檔案管理系統，構架自己的網絡環境，制定標準化管理制度，建立規范的城建檔案信息中心。另一方面，開展館藏檔案的數字化工作。數字化的信息是建設的基礎，主要從兩個方面來收集數字化的信息：一是對已接收進館檔案，由我館組織進行數字化。二是對未接收進館的檔案要求移交單位按照行業標準數字化后，我館對其進行接收管理，從源頭上解決檔案數字化問題。

（三）提高管理人員綜合素質。城建檔案管理在不斷克服困難、把握發展機遇的過程中，一支既兼具檔案管理及城建業務知識，又掌握現代化技術的管理隊伍是不可缺少的。對管理人員的常規性培訓主要從以下幾方面展開。

1.法律法規培訓。學習檔案的法律法規，從思想上培養管理人員的責任感、法律感，堅守自己的思想防線，嚴守法律法規，確保檔案的信息安全、實體安全。

2.業務技能培訓。通過學習城建業務、檔案管理方法，用理論來指導日常的管理工作。參觀學習其他管理水平先進的單位，學習借鑒好的經驗。并且為適應信息技術的發展，必須開展網絡化管理知識培訓，掌握技術和手段，保證城建檔案事業的長遠發展。

（四）樹立服務意識。在信息時代，擁有信息即擁有財富。將城建檔案館所占有的巨大財富服務于城市建設，這離不開城建檔案的主動服務，摒棄傳統城建檔案重保管的思維模式。這就要求檔案管理人員增強責任意識、主動服務意識，從被動參與轉變為主動參與城市建設。

三、總結

綜上所述，在時代變遷中城建檔案管理工作不斷顯露出的問題應正確看待，如何解決這些問題，促進城建檔案事業的發展，并用這種發展來促進城市的規劃、建設和管理及和諧社會建設是值得每一個管理人員去思考、研究的。

參考文獻：

[1]陳小英.城建檔案管理的難點問題及解決對策[J].城建檔案,2009(9).

[2]劉馨.當前城建檔案信息化建設現狀與發展策略[J].城建檔案,2014(11).