提高文書檔案管理工作水平的有效措施

文/廣深珠高速公路有限公司　黎小明

提高文書檔案管理工作水平的有效措施

文/廣深珠高速公路有限公司黎小明

【摘要】結(jié)合文書檔案管理的特點(diǎn)，本文從四個(gè)方面闡述了提高文書檔案管理工作水平的措施，可供相關(guān)專業(yè)人員參考。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；特征；措施

在企業(yè)檔案管理工作中，文書檔案管理最能體現(xiàn)檔案管理水平，它也是保護(hù)檔案和明確檔案來(lái)源的重要保障，因此，文書檔案管理質(zhì)量對(duì)企業(yè)檔案保管的質(zhì)量和完整性有著直接影響。相關(guān)企業(yè)要想提高檔案管理質(zhì)量，必須構(gòu)建規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理體系，從而進(jìn)一步提高文書檔案的利用率。

一、文書檔案管理的特征分析

（一）將收集和保存資料作為檔案管理的重點(diǎn)。文書檔案的管理工作內(nèi)容主要是將人事、事件、過(guò)程記錄、文檔、書報(bào)、物品存儲(chǔ)等對(duì)象采用紙質(zhì)或者實(shí)質(zhì)載體進(jìn)行記載，然后將記載的對(duì)象存儲(chǔ)在檔案室里。在整個(gè)文書檔案管理工作中，相對(duì)重要的工作是收集、管理和保存，并在文書檔案管理任何一階段都應(yīng)保證文件材料的完整性和安全性。文書檔案管理之所以能夠起到巨大作用，主要是因?yàn)闄n案管理能夠提供歷史記載，使后人可以更加方便的參考和借鑒歷史資料。

（二）文書檔案涉及方面較多，載體豐富多樣。文書檔案的主要內(nèi)容是企業(yè)各種工作的真實(shí)記載，包括黨群工作內(nèi)容、行政管理內(nèi)容、科技檔案、會(huì)計(jì)文件、其他載體檔案等多方面，由此形成了豐富的檔案內(nèi)容。企業(yè)檔案管理可以多種形式對(duì)檔案進(jìn)行保存和管理，例如，單位和上級(jí)部門頒發(fā)的“紅頭文件”是由印發(fā)方式加以保存的，民主選舉過(guò)程中通過(guò)登記和選票形式保管相關(guān)檔案，單位簽署的相關(guān)合同則是通過(guò)電子書、紙質(zhì)等方式加以保管。由此可以看出文書檔案載體也是多種多樣的。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

（一）規(guī)范文書工作與檔案工作的銜接。文件作為檔案的重要組成部分，文件質(zhì)量高低對(duì)檔案質(zhì)量有著直接影響，只有完善文書工作的管理才能進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，這就需要相關(guān)部門做好文書和檔案的銜接工作。

在規(guī)范文書工作中，首先，文秘人員應(yīng)該做好文件材料的整理工作，將完備的文件材料進(jìn)行歸檔；其次，在處理文件過(guò)程中，文秘人員應(yīng)該擁有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，保證文書和檔案工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性；最后，文秘人員應(yīng)該在處理文件時(shí)把握好文書的質(zhì)量，嚴(yán)格規(guī)范紙張的大小、問(wèn)題和格式等，禁止文件材料中出現(xiàn)使用圓珠筆、鉛筆等修改跡象。除此之外，文秘人員在文書工作中，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1.對(duì)于重要文件應(yīng)及時(shí)處理；2.在文件收發(fā)過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，避免文件資料的缺失；3.對(duì)于賬外材料應(yīng)注意及時(shí)收集和保管，保證文件材料的完整。

在規(guī)范檔案工作中，工作人員應(yīng)該提高文件立卷歸檔意識(shí)，將立卷歸檔工作作為文書工作的最后環(huán)節(jié)和檔案工作的開始環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，在這一銜接點(diǎn)上需要注意的是對(duì)文件材料的完整性加以重視，保證文件材料的完整歸檔。

（二）提高部門間的協(xié)作意識(shí)，做好檔案收集工作。一般來(lái)說(shuō)，每個(gè)部門都有利用價(jià)值高的文書檔案，為了強(qiáng)化高利用價(jià)值文書檔案的管理工作，必須處理好部門與部門之間的關(guān)系，由此進(jìn)一步完善檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。文書檔案管理人員應(yīng)該從嘴、腳和腦三方面加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)和交流，即文書檔案管理人員應(yīng)該積極了解相關(guān)部門開展的新工作和任務(wù)、經(jīng)常到各個(gè)部門走動(dòng)以獲取更多有用信息、根據(jù)單位工作的實(shí)際情況對(duì)檔案工作的管理多加思考，這樣，便可在一定程度上促進(jìn)文書檔案信息收集渠道的通暢。此外，文書檔案管理人員還應(yīng)該重視并做好文書檔案的收集工作，盡可能收集那些能夠充分體現(xiàn)和揭露單位歷史和現(xiàn)狀的資料，為相關(guān)科研工作提供更有利的情報(bào)和信息資料，從而充分發(fā)揮檔案管理在文明建設(shè)中的重要作用。

（三）構(gòu)建高效的文檔管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。文書檔案管理程序應(yīng)該遵循詳細(xì)化、簡(jiǎn)單化、操作性強(qiáng)原則，并通過(guò)構(gòu)建高效的文檔管理制度，嚴(yán)格規(guī)范公文行文的執(zhí)行，嚴(yán)格規(guī)范文檔審核和簽發(fā)工作，避免濫發(fā)文件和辦法無(wú)效文件現(xiàn)象發(fā)生。為了進(jìn)一步規(guī)范文檔審核簽發(fā)工作，應(yīng)制定審核簽發(fā)制度，確保公文在審核簽發(fā)前是完善的、其附件是齊全的、其格式是規(guī)范的，審核簽發(fā)之后還應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行二次審核，如果中途需要對(duì)公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改，則需要嚴(yán)格按照相關(guān)程序進(jìn)行。此外，公文的紙張型號(hào)、字體字號(hào)、版面規(guī)則、裝訂要求等指標(biāo)都應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)置；在文件中防治的隨文卡片也應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對(duì)卡片填寫內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，盡量使填寫內(nèi)容簡(jiǎn)單明了；對(duì)文件的發(fā)文范圍加以明確；控制好文件數(shù)量，禁止濫抄濫送現(xiàn)象發(fā)生。

（四）加強(qiáng)文書檔案的收集工作。要想進(jìn)一步加強(qiáng)和完善文書檔案的收集工作，必須做好以下三方面工作：

1.明確收集范圍，分類收集文書檔案。文書檔案的收集工作必須遵循一定的規(guī)律進(jìn)行分類收集，對(duì)于載體字跡相同的文書進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，以此規(guī)范立卷，依照文書檔案科目對(duì)文書進(jìn)行分類整理和歸檔，以此提高文書檔案的質(zhì)量。

2.統(tǒng)一管理，嚴(yán)格把關(guān)收集程序。對(duì)于文書的管理應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)范文書起草、審核、簽發(fā)和承印等程序；對(duì)于文件的格式應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)規(guī)定，按照公文處理相關(guān)辦法和規(guī)定；對(duì)文件格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定；對(duì)于上級(jí)重要文件和資料應(yīng)該規(guī)范登記、傳閱、立卷和歸檔等程序。

3.建立科學(xué)而合理的檢索系統(tǒng)。為了進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，應(yīng)建立案卷目錄、專題目錄和計(jì)算機(jī)等檢索系統(tǒng)，并不斷完善檢索工具。

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