淺析水文資料檔案管理工作

文/云南省水文水資源局德宏分局 段順香

水文工作既是一項專業性很強的基層工作，又是一項與經濟社會發展密切相關、應用量大、面廣的工作。水文資料是水文、水資源、水環境監測、測驗、預報等活動中，直接或間接形成的具有保存和利用價值的各種形式的數據、圖表、文字、聲像的歷史記錄。水文資料內容還包括水文年鑒、水文統計值、水文圖集及水文調查資料等。水文資料是水文工作者不畏艱險，辛勤勞動的結晶，對于水利事業而言,水文資料具有十分重要的作用,水文資料為防治水旱災害、國民經濟建設、水資源開發利用、水環境保護、科學研究和水利工程建設提供決策依據和重要數據資料，充分發揮了水文的耳目和參謀作用。因此，做好水文資料檔案管理工作，使水文資料具有完整性、可靠性、一致性非常重要。

隨著水文事業的改革發展，水文資料的數量、種類增加、適用范圍也更廣。因此，要加強水文資料的管理，結合水文資料檔案管理的特點，從實際出發制定水文資料檔案管理辦法，實行統一領導、分級管理的原則，使水文資料管理工作不斷走向制度化、規范化。在提供水文資料服務時，檔案管理工作要遵守國家有關科學技術檔案的保密規定，加強對水文資料檔案的保密管理，確保水文資料檔案的安全性。

一、水文資料的歸檔工作

檔案歸檔看似簡單，其實是一項復雜而又嚴謹的工作，需要很強的專業知識，不能馬虎，因此，檔案管理員在工作中認真做好每項基礎工作。水文資料歸檔時，檔案管理人員要按照《水利科學技術檔案管理規定》的有關要求，將需要歸檔的原始資料、整編成果及其他技術資料進行全面的收集、分類整理、組卷科學、合理，從而使檔案查閱利用方便，為利用者和提供者節省時間。

1.根據《云南省水文資料裝訂規定》的要求，將歷年資料用棉線以五針雙線穿孔方式加固裝訂成冊，封面、封底使用統一紙張（牛皮紙），封面上要注明年份、流域、站名、內容及時間，封二注明各個工作流程的所對應的責任人，封三注明各項目所對應的頁碼，從而保證了檔案資料的齊全與完整。在檔案資料的分類過程中，根據水文資料形成的規律、特點及其內在聯系，按時排序，編目登記，以便今后檢索。

2.水文資料在裝訂時應根據水文記錄資料的不同類別分別裝訂，并且采用各種專用的封面、封底。裝訂成冊的資料按歸檔要求放在硬質的檔案盒內，填好歸檔資料盒封面，然后進行分類、排列放在五節鐵質柜中，按檔案管理要求貼上標簽。做到案卷質量規范、排列整齊、科學組柜。

3.根據各單位檔案移交的要求，對整理后的水文資料檔案嚴格進行定期或不定期歸檔。各種原始資料及整編成果通過省局復審、全國終審結束后全部整理歸檔，一年一次。各種水文手冊、技術材料、專項成果等，在每項任務結束后，不定期整理歸檔。

二、水文資料的保管工作

水文資料是一種重要的基礎水信息資源，是國家的寶貴財富，需經過規范化整理后進行長期保存，檔案管理人員必須做好水文資料的保管工作。

1.所存放的檔案資料室需要干燥、潔凈、寬敞的環境，應具備具備防火、防盜、防蟲、防鼠、防水、防潮、防光、防塵等“八防”條件,保持通風，不讓檔案資料霉變、蟲蛀及缺失，保證水文資料安全保密萬無一失。

2.檔案資料在出入庫時，必須嚴格檢查，做到帳物相符，做好登記手續。庫內保持清潔、整齊，定期清理和整理庫房，對檔案資料庫內溫濕度按照要求進行調控。庫房內不得堆放雜物，尤其是易爆易燃的物品。

3.根據檔案庫房管理規定，檔案的存放和調閱均由檔案員操作，其它人員不得隨意進入檔案庫房。在提供水文資料利用服務時，查閱者要按檔案借閱規定，辦理登記手續，就地查閱，檔案一般不外借，如果因工作需要借閱的，需經機關領導的批準，歸還檔案時要限期。在借閱涉密資料時必須嚴格管理控制，以便防止泄密；如有特殊需要，應注明用途，經領導批準后才可借閱。

三、水文資料的利用服務工作

平時做好檔案資料的收集、歸檔、保存工作，最終目的就是為了提供利用。檔案管理人員應盡力做好水文資料開發利用的各項服務工作。隨著國家經濟建設的快速發展，水文形式不斷變化，對水文為社會服務的要求越來越高，檔案管理員要跟上時代的步伐，提供更好服務，要求從水文資料的封閉型管理向開放型管理轉變，根據各行業的工作需求，要變被動服務為主動上門服務。

1.水文工作是一項社會公益性基礎事業，依據水利部《關于公開提供公益性水文資料的通知》（水文[2001]377號），在向社會提供水文資料時，應在不違反《檔案法》《保密法》《國際河流保密工作管理辦法》及《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》等法律法規的前提下，根據利用者的情況確定相應的提供方式，確保水文資料的安全、有效使用。此外，加強公益性資料的管理。

2.水文部門保存著大量的水文資料成果，目前已向社會提共咨詢服務的有：水資源調查評價成果、水文監測成果、洪水調查成果、水文情報、預報、水環境質量監測、評價成果，如為龍瑞高速公路、中緬油氣管道提供水文分析、編制刊印《德宏州水資源公報》《德宏州水資源保護規劃》等。在對外提共有償服務時，檔案管理員要根據1994年出臺的《水文專業有償服務收費管理試行辦法》及單位檔案借閱管理規定，可以有選擇性地進行有償服務，必須由主管領導簽字審批，辦理相關手續后才能提供，同時對所提供的項目服務資料要保證準確無誤，做到認真負責。

四、水文資料檔案管理水平有待提高

檔案工作是一項管理性的工作,同時也是一項服務性的工作。隨著科學技術的不斷發展，對檔案工作也提出了新的要求，

（一）全面參與，增強檔案意識。加強對全體職工進行檔案法律、法規的宣傳教育，開展檔案知識競賽，來提高全體職工的檔案意識，使各科室人員都重視并支持水文檔案管理工作，爭取各方面的配合，使檔案工作順利的開展。

（二）完善制度，規范檔案管理。根據國家級及行業的法律法規，結合水文系統管理工作的實際完善制度，制定出科學、合理、使用的檔案管理制度，實現檔案管理規范統一，有章可循；其次，將水文檔案管理工作納入單位目標管理和日常績效工作考核中，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔，從而使檔案工作不斷走向規范化。

（三）加強機構建設，提高業務素質。首先要配備各部門檔案人員，保證檔案人員的現對穩定，有條件的部門要配備檔案專職人員。其次，加強培訓，通過專業培訓、知識更新、進修學習等提高業務水平。

（四）加強保密知識教育，提高保密意識。加強廣大干部職工檔案保密工作的教育，特別重點對領導干部和涉密人員要建立嚴格的上崗、在崗、離崗的相關保密教育培訓，要經常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

（五）加強檔案信息化建設。檔案信息化建設是國家信息化建設項目的一個重要組成部分,加強水文檔案信息化建設,是適應時代和社會發展。檔案工作者將需保存的水文資料檔案進行原文著錄及掃描，在計算機中進行保存，然后通過計算機進行原文檢索、打印，檔案管理信息系統實現了檔案、整理、編目、統計、鑒定、借閱利用等功能，建立機讀檔案目錄數據庫和全文數據庫，檔案數據資源得到真正的共享，提高了水文檔案管理系統的高效性。

（六）不斷提高服務理念。檔案管理人員要不斷轉變思想，不能“守株待兔”的方式，必須變被動為主動，以“積極開發，主動服務”的新方式向社會提供迅捷的高質量的水文檔案信息服務。

五、總結

總之，水文資料檔案是我國基礎性科學的重要數據資源，經濟社會發展、科學研究、科技創新需要水文檔案提供信息支撐，做好水文資料檔案管理，為水文以后的發展提供完整可靠的檔案資料，充分發揮水文資料檔案在水文現代化建設中的重要作用。

[1]朱曉原,張留柱,姚永熙.水文測驗實用手冊[J].北京:中國水利水電出版社,2013.