提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

文/湖南省湘西州疾控中心　尹昌慧

提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

文/湖南省湘西州疾控中心尹昌慧

【摘要】隨著經濟社會的不斷發展，信息網絡技術也在不斷的更新，與此同時人們的生活和工作方式也得到了改變。然而，檔案管理的本質就是在特定的時期內對經濟社會和個人數據和相關信息的收集、整理、存儲、統計數據和提供服務的行為。所以，檔案管理必須與時俱進,并應不斷提高檔案科學管理水平。

【關鍵詞】檔案管理；科學化；路徑

一、提高檔案管理科學化水平的必要性

（一）提高檔案管理的科學水平是一個社會的進步。越來越多的人用于科學管理理念和方法,科學的管理更符合人類的需求,這將使人類更快速,準確,隨時隨地使用額外信息。檔案管理水平和社會的進步有著非常重要的聯系,因為如果文件管理水平落后,影響社會進步的步伐,這是人們不想看到的也是不允許的,因此,在保證社會進步的情況下,必須提高檔案管理水平的科學。

（二）提高檔案科學化是檔案管理發展的必然要求。由于人類創新,檔案的類型也逐漸增加,使檔案管理遇到了巨大的挑戰,特別是電子檔案的崛起,是檔案管理改革的核心。因此，提高檔案管理勢在必行。

二、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

（一）增加檔案管理現代化的投入。1.檔案管理負責人應隨時了解檔案管理的情況，定期開展工作報告會議，如在管理中存在問題，應及時給出良好的處理方案。2.檔案管理負責人對管理工作應給予足夠的重視，必須要引進并培養檔案管理人才，購買先進的機械設備，大量投入資金，應把檔案管理現代化作為首要目標。3.合理使用檔案管理經費。由于檔案管理包括檔案的收編、整理、檢索、查閱、維護、搶救等多個步驟，所以其耗資巨大，因此應對檔案管理的經費進行預算，保證經費的合理支出使用，盡量減少不必要的開銷。4.檔案管理部門必須嚴格按照規章制度建立檔案室，并做好通風、照明、安全、防潮、防火、防盜等保護措施。有條件的可以安裝監控、掃描儀、空調等來提高檔案的安全性，促進檔案管理信息化的發展。

（二）提高檔案管理信息化水平。提高檔案管理信息化水平的目的就是對檔案進行有效的管理，而檔案管理就是對信息的管理。目前，我國大部分地區目前仍使用傳統的方法對檔案進行管理，其現代化的管理水平比較低。即使有很多系統軟件來管理檔案,但是國家并沒有統一的標準來衡量,用于管理檔案的軟件系統跟不上現代信息技術的發展。現在社會信息化的快速發展在檔案管理中必須采用新方法和新手段來管理,想要提高檔案的管理就不得不提高其信息化水平,只有這樣才能滿足信息管理的需求。而在檔案管理工作進步和科學化中信息化檔案管理是核心。然后，通過廣泛應用計算機,促進電子檔案和自動化水平,構建計算機檔案管理系統。要想使檔案信息造福更多人，應通過網絡傳遞檔案信息,使網絡信息網絡化。但是，必須保密網絡檔案信息,在利用檔案時，應對檔案管理進行嚴格的管理和監督，提高專業檔案管理的質量。

（三）加快檔案資源共享。依據信息技術、檔案信息化管理的最終目的是文件數據共享,數據共享可以更好地反映檔案的價值。要實現這一目標,必須建立檔案信息資源化。具體有以下兩點:一是,信息技術的優勢,促進檔案信息管理集成和自動化,通過這種方式,不僅提高信息檢索的速度,而且對不同載體檔案,如數字存儲圖像、文本,通過計算機網絡技術的集成和進入新的資源,從而提高檔案信息資源的形式。二是,在計算機網絡的操作環境中,可以實現遠程檔案信息傳輸,從而實現信息資源共享。通過這種方式,不僅監管檔案管理的范圍和內容,還明確每個鏈接的檔案管理,同時也可以有效防止老化和檔案信息系統漏洞。有別于傳統的檔案管理,檔案管理信息化,是有關檔案行政管理機構進行統一的組織和規劃,以及現代信息技術的基礎上,收集、保存和整理檔案信息資源,并提供信息服務等等。事實上,從某種程度上檔案管理信息化完成了檔案管理模式從實體保管到數字管理的轉換,為傳統的檔案管理提供了一種新的發展趨勢。

三、結束語

目前，我國各方面都得到了飛速發展，隨著科學化的發展檔案管理也在發展。由于時代的知識化、信息化發展使得檔案管理必須提高科學化水平。檔案管理是肩負著黨和人民的更好的服務以及促進社會進步的重要使命，新時期檔案工作面臨的新挑戰就是需要提高其科學化水平，只有這樣才能促進經濟的迅速發展。

參考文獻：

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[2]鄒紅梅,鄒英厚.談如何做到檔案管理規范化、科學化、現代化[J].才智,2011(36).