檔案管理信息化探究

文/四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李榕

隨著社會服務(wù)水平以及信息化的不斷發(fā)展，檔案管理信息化程度也在不斷加深。檔案部門不斷加強(qiáng)對檔案管理信息化的建設(shè)，使檔案管理工作與社會發(fā)展相適應(yīng)。不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，深化檔案管理信息化的改革，進(jìn)一步完善檔案管理工作的運行機(jī)制與工作體制，穩(wěn)步提升檔案管理工作的服務(wù)水平與保障能力。

一、檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)化人才。檔案管理信息化的發(fā)展，離不開與之相關(guān)的檔案管理人才，專業(yè)信息化人才的培養(yǎng)是提高檔案管理信息化工作的重點。檔案工作的信息化管理，是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，對檔案管理人員的信息化水平有較高的要求。首先，檔案管理人員不僅要具備檔案管理工作的相關(guān)素質(zhì)和經(jīng)驗，還必須掌握一定的管理能力以及專業(yè)技術(shù)，而如今具備全面素質(zhì)及能力的檔案信息化管理人才十分缺乏。其次，當(dāng)前檔案信息化管理人員不僅管理經(jīng)驗匱乏、技術(shù)能力不足，而且缺乏必要的穩(wěn)定性，剛剛對工作內(nèi)容有所了解便被調(diào)離崗位或離職，這致使檔案管理人員的能力與信息化發(fā)展需求不相適應(yīng)。最后，檔案信息化管理人員對現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)掌握不足，不能夠熟練的嚴(yán)格按照管理要求來完成檔案管理工作，檔案管理信息化的普及工作得不到有效的開展。

（二）管理體系不夠完善。檔案工作的信息化管理體系不健全也是影響檔案信息化管理工作發(fā)展的重要因素。一方面，檔案管理中標(biāo)準(zhǔn)體系及質(zhì)量控制不完善，致使檔案信息化管理工作得不到有效檢驗且無法達(dá)到其預(yù)期的效果。另一方面，在檔案管理建設(shè)中缺少有效的利用開發(fā)體系，致使檔案的信息化管理程度不夠，不能快速的進(jìn)行信息檢索及掌控檔案管理的發(fā)展方向。

（三）缺乏必要的技術(shù)保障。檔案管理工作的信息化建設(shè)中，缺乏必要的技術(shù)保障。檔案的信息化管理要求管理人員具備較高的專業(yè)技術(shù)水平，但目前，在檔案的信息化管理過程中對相關(guān)硬件設(shè)施及設(shè)備的使用還不明確，致使大量設(shè)備的功能得不到發(fā)揮。同時，在檔案管理工作的信息化建設(shè)中缺乏技術(shù)管理和技術(shù)指導(dǎo)，導(dǎo)致工作過程中檔案管理信息化達(dá)不到應(yīng)有的效果，這種技術(shù)指導(dǎo)及技術(shù)的欠缺，無疑極大地阻礙了檔案管理工作的信息化發(fā)展。

二、檔案管理信息化的發(fā)展策略

（一）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。加強(qiáng)對檔案信息化人才的培養(yǎng)，是當(dāng)前工作的重點。首先，各單位要采取必要措施加強(qiáng)對專業(yè)的檔案管理信息化人才的引進(jìn)，使大量具備檔案管理經(jīng)驗、管理能力及技術(shù)能力的人才投入到檔案管理的信息化建設(shè)中來，提高建設(shè)隊伍的專業(yè)能力。其次，通過各種措施來提高現(xiàn)有管理人員的專業(yè)能力及管理能力，使現(xiàn)有管理人員能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案信息化管理工作。最后，加強(qiáng)對檔案管理人員的人才管理，避免因人才流失而影響檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）建立完善的管理體系。建立健全完善的信息化管理體系是開展檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)。一方面，建立完善的利用開發(fā)體系，對信息咨詢服務(wù)及檔案資料的儲存等相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范，開發(fā)有效的檢索工具及信息技術(shù)，提升檔案信息化管理的技術(shù)水平，從而在實現(xiàn)檔案信息化管理基礎(chǔ)的同時，對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。另一方面，建立完善的質(zhì)量控制體系，對檔案管理工作中的目標(biāo)及工作標(biāo)準(zhǔn)制定明確的制度，從而確立檔案管理工作的發(fā)展方向。

（三）加大資金投入。加大對管理信息化建設(shè)中的資金投入，能夠更好的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。一方面，政府要把經(jīng)費切實投入到檔案建設(shè)中去，保證各單位在檔案管理信息化建設(shè)中有足夠的經(jīng)費支持，更好的開展信息化建設(shè)工作。另一方面，各單位要切實將經(jīng)費用到檔案管理的信息化建設(shè)中去，按要求采購相關(guān)軟件及設(shè)備，給檔案管理信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保障。

（四）加強(qiáng)技術(shù)指導(dǎo)。檔案管理信息化建設(shè)中正確的技術(shù)指導(dǎo)，能夠保證建設(shè)工作正確有序的開展。一方面，要明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求，對檔案管理信息化建設(shè)中所需的技術(shù)進(jìn)行詳細(xì)的梳理。另一方面，利用各單位中具備相關(guān)專業(yè)知識的人員或聘請相關(guān)專業(yè)人員對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)傳授和指導(dǎo)，增強(qiáng)他們對相關(guān)軟件知識和硬件設(shè)施的掌握能力。

[1]張振嵐,何曙霞,張丹.檔案信息化與檔案工作者應(yīng)具備的信息素質(zhì)[J].治黃科枝信息,2012.

[2]劉國能.當(dāng)前全國檔案工作的幾點思考[J].檔案學(xué)研究,2002.