淺談高校院系辦公室文化氛圍建設與思考——以中山大學藥學院為例

文/中山大學藥學院 方綿

辦公室文化作為校園文化的亞文化，是高校辦公室系統人員在長期工作中形成的一種獨具特色、相對穩定的群體意識。良好的辦公室文化能夠提高辦公室人員的凝聚力和責任心，還能激發他們的創造力。本文以中山大學藥學院為例，探討高校院系辦公室開展文化氛圍建設的探索實踐，并提出相關的思考與總結。

一、藥學院辦公室文化建設現狀

（一）完善管理制度，推進文化建設。制定、完善、健全、落實辦公室各項制度，是辦公室高效運作的首要條件，同時也是建設積極向上的辦公室文化氛圍的重要內容。而辦公室文化則是剛性管理的“潤滑劑”，起著“春風潛入夜，潤物細無聲”的作用。學院在完善制度建設方面的相關工作具體如下：

1.明確辦公室各部門職責，建立嚴格的工作程序和責任體系，落實分工及負責人崗位責任制，確保各項工作有法可依、有章可循，嚴謹、有序、高效地進行；

2.完善各部門例會、辦公室例會、項目會議、總結會議等會議制度，讓辦公室人員在不同的交流平臺中取長補短，不斷進步；

3.修訂、完善、規范辦公室各項工作相關的規章制度、工作流程和工作標準，梳理各項辦公流程并進行公示，保證學院師生清楚各項工作流程，方便業務的辦理，大大提高工作效率，注重辦公室項目的經驗總結并匯編成冊，可作為辦公室人員的學習總結材料。

（二）開展多樣活動，營造良好氛圍。在高校院系的辦公室文化氛圍建設中，學校管理者要通過建立豐富的活動載體，盡可能吸引和組織辦公室人員參與其中，推動辦公室文化建設和員工專業發展的良心互動。

1.教工水果餐會——交流互助。我院辦公室堅持開展每周一次的教師水果餐會，以此作為征集教師對我院行政發展的問題、意見和建議的交流平臺。學院領導始終堅持開門搞活動、開門聽意見，只有敞開大門、開門納諫，才能聽到真心話、找到真問題，只有切切實實為群眾解決問題，才是做到真正的以人為本。

2.愛心募捐——譜寫大愛。天災人禍固然可怕，但人間大愛更加讓人動容。從雪災到汶川地震，從玉樹地震到邵通地震。學院辦公室第一時間在全院范圍內開展募捐活動，鼓勵全院師生大力發揚“一方有難、八方支援”的精神。

注重了解教職工的困難，為教職工辦實事。組織教職工參加職工醫療互助（廣東省女職工安康互助保障計劃）等各項保險，并定期組織教職工體檢。

二、推進學院辦公室文化氛圍建設

文化是潛移默化、無所不在的，其不僅承載著學校的根本宗旨、服務價值觀等諸多內容，而且也是學校與教師職工、社會公眾溝通的橋梁。當前，隨著社會的進步和人們素質的提高，院系辦公室對內的思想政治工作、對外的服務，單純依靠過去傳統的做法已不合時宜。要依靠文化的力量，建立一套科學、完整的制度體系指導、規范各項工作，讓辦公室人員在日常工作中踐行辦公室文化。

（一）加強行政人員責任感教育。責任感的提升與辦公室人員職業道德緊密相連，爭取工作“不找借口，不講條件，不講索取”。對每一項工作、每一次任務都冠以負責、敬業的精神以及服從、守紀的態度，這也是辦公職能發揮的根本保障。

（二）建立和諧的辦公室人際關系。人際關系是人與人之間以思想上的共識和感情上的共鳴為基礎，在各種具體的社會領域中通過彼此直接或間接的交往而建立起來的心理聯系或心理距離。因此，辦公室人際關系是辦公室文化氛圍建設的重中之重。學院要求辦公室人員始終堅持“服務老師，服務學生”的理念，工作要認真細致，要能正確看待和接受辦事者的批評以及提出的意見，要加強各部門的合作和聯系，有事不能推諉。同時必須學習禮儀、講究禮儀，談話要有禮貌，態度要誠懇親切，大家要處處維護這個“窗口形象”。

三、思考與建議

（一）建立科學合理的活動評價機制。我院應將積極探索活動評價機制的建立，利用動態多元的評價方式，廣泛收集師生員工的活動反饋，開展更多注重內涵發展和文化熏陶的活動，利用科學合理地評價激勵辦公室人員體悟來自文化的力量，傳承文化夢想。

（二）加強精神文化建設。加強辦公室精神文化建設，能引導并不斷推動辦公室人員的專業發展。一方面，建設先進的辦公室文化理念。發揚服務廣大師生的辦學宗旨，傳遞正能量，是促進辦公室人員精神文化發展的導航。除了張貼相關名人名言和格言諺語外，還可以舉行一些分享交流活動，通過活動使得文化理念深入到辦公室人員的日常工作生活中。另一方面，開展辦公室人員的精神文化建設。院系辦公室可以開展“道德模范標兵”“本月服務之星”和“辦公室明星”等評比活動，讓各種“標兵”現身說法，激勵他人。

四、總結

總之，高校辦公室文化的建設要本著提高辦公室的整體素質和工作效率，可以從制度規范、加強責任感教育以及和諧的辦公室人際關系等方面著手，因地制宜、動態地進行。

[1]張明.辦公室文化建設的著力點探析[J].辦公室業務,2013,11:6-7.

[2]高建偉,周長會,蘇安國.高校辦公室文化建設的思考與實踐[J].辦公室業務,2014,4:18-19.