醫院物資管理系統在設備配件庫中的應用*

胡小蘭 胡立勇 簡洪權

醫院物資管理系統在設備配件庫中的應用*

胡小蘭①胡立勇①簡洪權①

目的：正確應用物資管理系統，促進物資規范化管理，為全成本核算和軍隊醫院經濟管理信息平臺提供準確的設備配件基礎數據。方法：采用醫院物資管理系統嚴格規范物資請領流程，科學、合理使用物資管理系統，在積累經驗的基礎上查找問題原因所在，確保設備配件數據準確。通過全成本核算和軍隊醫院經濟管理信息平臺提取物資出、入庫信息，分類匯總各類所需數據。結果：物資管理系統的應用有效地監控各類物資的流動，實現物資的精細化管理，提高工作效率，為全成本核算和軍隊醫院經濟管理信息平臺提供準確數據。結論：正確應用醫院物資管理系統，能夠在為物資使用部門和管理部門提供方便的同時也為醫院財經部門工作提拱有力的支持。

物資管理；庫存管理；庫存糾錯

DOI∶ 10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.08.011

[First-author’s address] Information Department, The 175thHospital of PLA(Affiliated Dongnan Hospital of Xiamen University), Zhangzhou Fujian 363000, China.

隨著醫院建設的發展，醫療工作基本條件的物資支撐越來越發揮著不可缺少和不可替代的作用[1]。醫療設備及辦公設備的日益增多，所需的配件及消耗品相應急劇增長，因此規范物資管理流程已經成為現代醫院內部管理工作中不容忽視的關鍵[2]。在傳統的物資管理中，物資的采購、入庫、領用、出庫及盤存等環節嚴重滯后，而采用純手工操作還存在下述問題：①由于缺乏完善的信息系統，無法為全成本核算實時提供完整、準確的物資成本數據，科室對物資消耗情況無法查看[3]；②紙質記錄方式易出現丟失現象，產生糾紛時無據可查[4]；③由于手工記帳的不規范和隨意性導致出現出、入庫手續不齊，各種登記不及時或漏登，造成帳物不符的現象，核對庫存困難[5]。為此，本研究通過正確應用物資管理系統，為全成本核算和軍隊醫院經濟管理信息平臺提供準確的基礎數據。

1 醫院物資管理系統的應用

1.1 系統應用

2007年總后勤部統一下發物資管理系統，并正式應用于臨床科及各庫房物資管理部門，根據醫院工作需要建立消耗品庫、通用物資庫、供應室庫、設備配件庫及高值耗材庫的庫存單元。嚴格規范物資請領流程，科學、合理使用物資管理系統。

1.1.1 物資管理

在醫院的物資管理中物資、耗材的種類與供貨商的管理是一項復雜而繁重的工作，因此使用物資管理系統前期須對各類基礎數據進行設置，其中包括庫存單元、物資基本信息、物資價表、供應商名稱、入庫及出庫方式等，提取物資出、入庫信息，分類匯總各類所需數據[6]。

1.1.2 規范流程

為了更好地使用物資管理系統，使臨床科室對物資請領情況更加明確，更具有可控性，信息科對物資的請領流程進行嚴格規定，對物資申購實行審批權限，即機關各部由部門主官審批，臨床科室由科室主任或護士長審批，在很大程度上堵塞了鋪張浪費、公物私領的現象，極大提高了物資管理效益[7]。請領物資時科室需提交有科室領導簽字的申領單；普通消耗品可由護工持此單據代為請領并簽字；特殊消耗品如移動硬盤等由科室指定人員親自請領并簽字；入庫時憑供貨商的送貨單入庫，出庫時則以科室請領人員簽字的單據出庫。實現物資管理全流程規范化。

1.2 應用效果

使用物資管理系統以來，取得了良好的效果。①各科室可以隨時查詢物資消耗情況，及時進行分析調整，杜絕物資浪費[8]；②便于相互監督，極大地提高各科室的成本和節約意識[9]；③方便統計查詢，及時了解庫存情況，利于做到賬物相符，防止物資流失[10]；④應用物資管理系統進行醫院成本核算，將醫院業務活動所發生的各種物資消耗以科室為核算對象進行歸集和分配，使每個科室的成本核算準確無誤[11]。物資的相應數據采用一次錄入，減少手工多次錄入引起的數據誤差，有效提高工作效率，同時達到資源共享，為物資的使用分析提供參考依據[12]。

1.3 不足之處

由于醫院缺少監管機制，物資管理者未能進行物資庫存定期盤點、不定期盤點或時間過長盤點，存在帳物不符現象，追溯原因時已無結果，如發現統計的庫存比實際庫存多時，只能補充出庫至已過的月份，該做法與科室成本核算不相符。醫院物資部門的管理與流程，在實際工作中還有待于日臻完善[13]。

2 醫院物資管理系統的改進

為了使物資管理系統與“軍隊醫院經濟管理信息平臺”對接，并形成規范，在信息技術支持的前提下，醫院財經管理中心對各庫房現有物資進行清查，以確保電子庫存與實際庫存相符，并規定自當月起每月月末盤點物資庫存，制作月報表交財經中心，每筆入庫單通過“軍隊醫院經濟管理信息平臺”記帳，財經中心從物資管理系統提取各庫房入庫及出庫數據，與月報表中數據進行核對。該方法使各庫房定期盤點庫存及核對庫存金額，真正使物資管理系統發揮應有的作用，使物資去向明確，財經數據準確。至此，整個物資管理系統使用流程如圖1所示。

3 醫院物資管理系統的問題及解決措施

每月的月報表已成為衡量物資管理系統的操作者是否正確操作的標準，一些不經意的誤操作直接導致報表中的庫存金額與物資管理系統提取的庫存金額不一致。經過實踐，發現系統應用中的問題并推出解決措施。

圖1 醫院物資系統使用管理流程圖

(1)對尚有庫存的不同批次的同種物資調價，且以調價后的價格出庫。統計當月物資月結，若“出入盈虧”欄有數據，表示入庫單價與出庫單價不一致。操作上應找出價格不一致的出庫單，逐一進行“退回入庫”并記帳，調回原價格，再逐一出庫，記帳，重新提取庫存金額。

(2)入庫或出庫日期錄錯。由于實行每月月結，因此所有入、出庫操作的日期僅限當月，做報表時發現數據不符應考慮排查日期錯誤，排查方法為：提取所有入庫(出庫)明細，按單據號排序。因單據號是系統根據操作行為按流水號自動生成，當月操作即為最后單據的操作，從最后一條住前查，能快速找出日期錯誤的單據予以更正。

(3)新建物資目錄時物資屬性漏填，庫存未顯示。每月新建物資的品種并不多，可對照庫存表對新物資重點排查，找出后補填即可。

(4)出庫時對出庫條目多次增刪易導致出庫總金額與應收款不符，從而影響庫存金額。分別從“出庫單查詢”和“出庫明細查詢”提取相同日期段的總金額，2張表提取的數據來源于上圖中的2個紅框處的金額總和，若不一致則每單對比，找出如上圖所示的類似錯誤單據，予以更正。

(5)已入庫物資在“價格維護”中未找到定價，導致庫存未顯示。物資需定價后方可入庫，且價表不允許刪除，出現該問題的原因尚不明確。問題的發現在于月報表金額與系統提取金額不一致，倉管員在盤點庫存中發現該物資有實庫存，但系統庫存中無顯示。經仔細查找發現“價格維護”中無此項價格，補入后庫存恢復正常。

4 結語

管理系統的核心在于信息平臺的建立以及科學的管理流程和標準的作業規范，以有效提高工作效率[14]。醫院物資管理系統加強了醫院物資管理的規范性和科學性，同時也標志著醫院整體管理水平的提高[15]。物資管理系統對全成本核算具有重要意義，在使用過程中應在管理上不斷規范，完善流程、總結經驗，提高數據準確性，使物資管理系統為使用科室及醫院核算提供準確數據。

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Application of the hospital material management system in equipment accessories library

HU Xiao-lan, HU Li-yong, JIAN Hong-quan
China Medical Equipment,2015,12(8)∶34-36.

Objective∶ Correct application of material management system, promote the standardized management of material, and provide accurate data to the full cost accounting and military hospital economic management information system. Methods∶ Strictly regulate material process, scientific and reasonable use of material management system, pay attention to the accumulation of experience, good at finding problems, ensure the data accuracy; extracted materials information through the full cost accounting and the military hospital economic management information system, classification and summary of various kinds of data needed. Results∶ Effective monitoring of the flow of material, realize fine management of material, improve work efficiency, for the full cost accounting and the military hospital economic management information platform to provide accurate data. Conclusion∶ The correct application of material management system, for the material use and management departments to provide convenient and at the same time, also deliver a strong support for financial work.

Materials management; Inventory management; Inventory correction

1672-8270(2015)08-0034-03

R197.324

A

胡小蘭,女,(1980- ),大專，工程師。解放軍第175醫院(廈門大學附屬東南醫院)信息科，從事HIS系統維護與管理工作。

2014-12-22

南京軍區醫藥衛生科研基金(10MB018)“基于HIS平臺下醫療設備動態管理的研究與應用”

①解放軍第175醫院(廈門大學附屬東南醫院)信息科 福建 漳州 363000