內容采集與管理系統在政府部門中的應用

文|劉 志趙 珣

內容采集與管理系統在政府部門中的應用

文|劉 志1趙 珣2

主要功能還有：

電子文檔的基本操作：通過采集系統電子化的文檔，在內容管理系統中能夠進行基本的操作，包括內容的添加、修改、刪除、移動、剪切、下載等。同時，內容的操作都有完畢的歷史記錄，能夠有跡可循。內容的操作也具有可逆性，內容通過版本進行控制和恢復。

信息發布和交流：系統可以為用戶提供了多種渠道的信息發布、信息共享渠道，提供了大量實用的信息發布與共享功能[2]，包括：消息中心、信息訂閱、文檔評注、郵件外發、消息提醒、電子郵件通知和手機短信提醒等。

內容在線瀏覽：內容在線瀏覽提供了一種在系統中快速查看內容的方式，在線瀏覽支持常見的數據類型，包括tiff、pdf、txt、word等。

快速準確的資料檢索和調閱：用戶可以根據自身業務需要，快速準確的進行資料查詢和調閱。支持多條件檢索，包括模糊搜索和精確搜索。

完備的權限管理功能：政府部門由于其數據的特殊性，權限管理功能是重中之重。權限控制還分為內部權限和外部權限。對于部門內部的員工，首先在系統中要有對應的級別，不同的內容對于不同級別的員工而言有不同操作權限。給出的操作權限分為讀、寫、修改、刪除等四個級別。例如同樣一張報銷單，科員可以讀到報銷單的填寫人、填寫時間，而只有科長以上的級別才可以讀取報銷單的金額。而外部權限是系統對所有訪問人員開發的權限，除了政府部門內部用戶外，還包括通過網站訪問該系統的其他訪客，這部分權限一般都只開放“讀”這個級別。

與業務系統無縫對接：文檔采集與管理系統提供電子圖像查詢與調閱的對外訪問接口，為業務系統實現無縫集成。業務處理流程的每一步審批，都通過網絡調閱申請表的電子圖像，實現審批的無紙化處理，通過這種方式，紙質的申請表不需要異地流轉，有效避免了紙質的申請表在流轉的過程中有破損、受污、丟失的風險，加快了審批工作的速度，充分發揮電子影像記錄準確、精度高、質量好、信息存儲量大、節省空間、規格統一的優，便于信息交流、傳遞和收集，并可更好的保護原始檔案[6]。

實施效果

該解決方案在多個政府部門中進行了初步實施，得到了滿意的效果，包括：成熟的無紙化辦公應用，優化業務處理流程，資料查詢快捷方便，提高公眾滿意度；集中管理和存儲，數字簽名技術的引入，使得數據安全性得到了保障，大大縮減了人力和物力資源；災難備份和恢復機制，資料存儲安全可靠；滿足苛刻復雜的法律法規對審計的要求；更高的應用標準和準確性。