改進中小學校人事檔案管理工作的對策

鄭桂蓮

摘 要：對于中小學校而言，其人事檔案管理具體包括對教職工個人履歷、教育經歷、學歷職稱、年度考核、獎懲、聘用、退休等相關資料的記錄，它是學校檔案管理的重要組成部分之一，是教職工工作情況的體現，其在學校人力資源配置中具有關鍵作用。然而，受各種方面因素的制約，使得中小學校人事檔案管理或多或少地存在一些問題，這不僅影響了人事檔案管理工作的開展，而且還阻礙了人事檔案作用的發揮。為此，必須對中小學校人事檔案管理工作進行改進。基于此點，本文就改進中小學校人事檔案管理工作的對策進行淺談。

關鍵詞：中小學；人事檔案管理；質量

一、中小學校人事檔案管理工作的現狀分析

1.重視程度略顯不足

現階段，很多中小學校對人事檔案管理并未給予足夠的重視，由此導致了大部分管理人員都是帶有教學任務的教職工兼職，這些教職工一般都會將主要精力放在教學工作中，只有在教學任務完成后，才會抽出少量的時間到檔案室查詢所需的資料，致使人事檔案管理的收集、分類、歸檔以及整理等基本工作無法及時完成，造成學校人事檔案資料的完整性嚴重不足，影響了人事檔案在教職工考核中作用的發揮。

2.管理方式有待改進

通過對一些中小學校進行調查后發現，其中有很大一部分學校在人事檔案管理工作中仍舊采用紙質檔案的管理方式，不僅工作效率較低，而且也無法有效保證質量。雖然學校的人事檔案管理部門中也配備計算機，但卻僅局限檔案目錄的打印，檢索、查詢仍需要憑借手工操作來完成，人事檔案分類、整理的水平較低，制約了檔案管理效果和質量的提升。

3.管理人員專業素質有待提升

在中小學校中，通過人事檔案能夠了解到全校教職工的基本信息，其能夠為人才選擇提供重要依據。由于人事檔案管理工作具有較強的專業性，所以其對管理人員的綜合素質和專業能力提出了較高的要求。然而，有的中小學校因為人力資源不足，故此人事檔案管理人員多是一些年齡較大或是即將退休的老職工，從而導致了人事檔案資料的分類混亂，不能為學校人力資源配置提供準確、可靠的數據支撐。

4.相關管理制度不健全

中小學校的人事檔案管理是一項較為系統的工作，想要使該項工作有序開展，相關的制度是必不可少的。然而，由于受各方面因素的制約，導致與人事檔案管理有關的制度并不健全。有的學校雖然制定的人事檔案管理制度，但在實際工作中卻并未嚴格依據制度辦事，致使管理制度形同虛設，這嚴重影響了人事檔案管理工作的效率和質量。

二、改進中小學校人事檔案管理工作的有效對策

1.提高人事檔案管理的重視程度

學校的人事檔案管理是一門綜合性較強的社會科學，它有著自己的基礎理論和發展規律，因此，學校要不斷提高對人事檔案管理工作的重視程度。首先，學校領導要走出傳統思想的誤區，將人事檔案提升至一定的高度，在各個方面給予支持和配合。其次，學校應當積極引進專職的人事檔案管理人才，為人事檔案管理隊伍注入新鮮的活力，避免帶有教學任務的教職工身兼檔案管理人員的情況發生，這有助于人事檔案管理工作效率和質量的進一步提升。最后，在職的人事檔案管理人員應當緊跟時代的步伐，不斷更新管理觀念，順應時代的發展需要，將服務作為立足點，以服務促管理，確保人事檔案管理工作的有序開展。

2.創新人事檔案管理方式

在當前的新形勢下，計算機、網絡、信息等技術的不斷完善，給各個領域的發展提供了強有力的技術保障。中小學校是國家培養優秀人才的主陣地之一，其肩負著教書育人、傳授知識的重要使命，為此，學校在各個方面都要于是俱進，尤其是在人事檔案管理工作中，更要積極引入先進的現代化技術，對人事檔案管理方式進行創新。首先，學校可以利用現代化的信息管理設備，提升檔案管理室的信息化普及范圍，在此基礎上構建起一套完善的人事檔案管理體系，從而使學校人事檔案管理工作的各個主要環節均能夠借助計算機、掃描儀等網絡技術實施全面、高效的檔案管理，徹底擺脫傳統的紙質檔案管理。同時學校還應加快人事檔案管理數據庫和多媒體庫的建設速度。其次，學校建設人事檔案管理應用系統的過程中，應對其他學校的人事檔案信息化管理經驗和模式進行學習借鑒，并結合本校的實際情況及人事管理需求，進行創新，為人事檔案信息化管理目標的實現創造條件。

3.提高管理人員的綜合素質

人事檔案管理人員的綜合素質和專業水平高低，直接關系到管理工作的效率和質量，因此，學校應當在健全制度、完善管理設施、更新管理理念的基礎上，不斷提高管理人員的素質和專業能力，使其能夠勝任本職工作。首先，學校可以通過專業培訓、集訓、自主學習等方式，強化人事檔案管理人員的知識和技能，借此來提升他們的管理能力和水平。其次，要加強對管理人員的職業道德教育，增強他們的責任意識和安全意識，使其在實際工作中能夠盡職盡責，對人事檔案進行高效、高質量管理，為中小學校的人事變動提供科學、準確的依據。

4.健全人事檔案管理制度

為了實現中小學校人事檔案管理的科學化、規范化，學校應當建立健全與人事檔案管理工作有關的規章制度，為人事檔案管理工作的開展提供制度保障。首先，應當建立綜合性的故障制度，具體包括綜合性的實施辦法、細則及規定，并制定歸檔制度，明確人事檔案的歸檔要求。其次，針對人事檔案保管這一比較薄弱的環節，應當制定檔案保管制度，其內容可以檔案的安全保護、檔案室內設備設施的管理措施為主。再次，學校可以立足于人事檔案工作條例，并結合本校的實際情況，建立一套完善的人事檔案管理機制，對人事檔案的各個環節作出明確的規定，以此來完善人事檔案管理制度。最后，當制度制定完畢后，必須確保人事檔案信息的收集、管理、查閱等環節嚴格按照制度的規定要求執行，使制度真正落實到實處，從而為學校人事變動、教職工職位晉升等提供準確、詳實、可靠的信息，實現人事檔案的高效管理。

三、結語

綜上所述，在中小學校中，人事檔案管理是較為重要的一項管理工作，其質量優劣，直接關系到人事檔案作用的發揮。為了進一步提高學校人事檔案管理工作的效率和質量，學校應當提高對人事檔案管理的重視程度，并創新管理方式和方法，逐步提升管理人員的素質和專業水平，建立健全相關的制度，只有這樣，才能為人事檔案管理工作的開展提供強有力的保障，也才能使人事檔案的作用得以最大程度的發揮。

參考文獻：

[1]李春月.淺談計算機網絡技術在學校人事檔案管理中的應用[J].現代營銷，2012（9）：132-134.

[2]王曉芳.淺談人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用[J].新課程（中學）.2014（12）：136-137.

[3]羅劍麗.人事制度改革下的學校人事檔案管理與人力資源管理的思考[J].科技情報開發與經濟，2011（12）：104-106.

[4]王玉萍.信息化時代背景下人事檔案管理現狀與對策淺論——某中學人事檔案管理為例[J].中國教育，2011（8）：141-143.