傳統檔案館與數字檔案館的區別

■文/王麗萍

傳統檔案館與數字檔案館的區別

■文/王麗萍

摘要本文通過對傳統檔案館和數字檔案館的認識，著重介紹了傳統檔案館和數字檔案館從內容、形式、獲取方式、業務工作以及服務利用兩者之間的區別，目的是更好地發揮檔案的科學利用和學習共享。

關鍵詞傳統檔案館數字檔案館

傳統檔案館是收集、保管檔案的專門機構。其基本職責是：負責接收、征集、管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現實的經濟建設和歷史的長遠需要服務。根據《檔案法》和有關文件的規定，檔案館屬于黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

數字檔案館是利用計算機技術、網絡技術，將分布于不同檔案機構的信息資源進行集中、處理、加工，確保數字檔案信息的長久保存和獲取，并向社會廣大用戶提供便捷、高效的在線服務，最終實現信息資源共享的一種有序的動態信息空間。

數字檔案館作為一種新生事物與傳統檔案館之間存在著諸多區別：

一、館藏之區別

1、館藏內涵的拓展

對于傳統檔案館來說，館藏指其收藏保管的各類檔案的總和，是一個物理概念，也是其存在的物質基礎。館藏量決定著檔案館的規模和實力，傳統檔案館的工作也都圍繞著對館藏的收集、整理、保存和利用而進行。然而物理館藏對于數字檔案館而言已不再是其存在的前提。利用網絡及通訊技術，數字檔案館除提供本地的館藏利用外，還可以檢索獲取存儲在它處的檔案信息資源并將其提供給本館用戶使用，從而構成自己的虛擬館藏，使館藏的內涵演化為“物理館藏+虛擬館藏”。

2、館藏載體形式的改變

紙張自發明以來就承擔起了保存信息的功能，傳統檔案館的館藏也以紙質載體為主。進入20世紀后，為解決存儲空間不足的問題，隨著技術的進步，又發展出了縮微、磁性等載體形式的檔案。其后，隨著電子文件的大量產生，檔案載體也開始向計算機可識別的電磁介質方向轉化。數字檔案館的館藏主要是以磁介質、光介質為載體形式的檔案，具有存儲密度高、存儲成本低的優點。

3、館藏獲取方式的豐富

傳統檔案館獲取館藏的方式以對各級各類國家機關生成并移交的檔案文件的接收為主，輔以對社會上“三重三名”檔案材料的征集或購買。而數字檔案館館藏來源則更加豐富：一是對館藏檔案的數字化，二是對立檔單位電子檔案或電子文件的接收，三是對民間散存檔案信息的收集，四是對互聯網上其他具有檔案價值信息的收集。與傳統檔案館相比，其館藏獲取方式更加豐富，更具廣泛性和多樣性。

二、業務工作之區別

1、檔案鑒定之區別

傳統檔案館鑒定工作包括進館鑒定和館內鑒定，其中進館鑒定負責那些檔案室或其他地方移交來的檔案鑒定工作，決定檔案是否進館；館內鑒定是對保管期限已滿的檔案進行二次鑒定，決定其存毀。鑒定方法從內容分析逐步發展為職能鑒定。進入電子時代后，鑒定可能已不再是決定檔案生死的工作環節。對于數字檔案館的電子文件來說，鑒定工作應提前到其生命周期前端，并在分析內容和職能的基礎上增加對技術與背景信息的鑒定，對電子文件的各方面技術狀況進行全面檢查，包括對信息真實性、可靠性、完整性及可讀性的認定和對文件背景的考證和載體性能的檢測等。

2、檔案整理之區別

傳統檔案館的整理工作，主要指通過一系列手段，將收集來的檔案科學地組織起來，使之條理化、系統化。用劃分全宗和全宗內檔案的方法組織檔案實體，實現實體控制，再通過檢索工具的編制，實現智能控制。數字檔案館則采用非線性的方式整理檔案，其整理工作包括兩部分，一是對未經整理的數字檔案信息進行整理；二是對已經整理但不符合數字檔案館信息組織要求的檔案信息重新進行整理，包括分類、排序、著錄標引、編目、格式轉換等一系列內容。重點關注智能控制，在邏輯上按主題組織館藏檔案并輔以其它不同的整序方法，以滿足不同類型用戶的需要。

3、檔案檢索之區別

傳統檔案館的檔案檢索工作主要通過手工檢索工具來完成。這些檢索工具的編制需要花費大量的時間和精力，也不利于遠程檢索服務的提供，具有很大的局限性。數字檔案館則依托網絡化的大環境，充分發揮計算機及網絡所帶來的巨大優勢，提供多種檢索途徑，支持基于元數據、文件內容和文件主題類別的組合檢索、模糊檢索、截詞檢索、鄰近檢索、相似度排序檢索等檢索方式，實現對檔案內容的全文智能檢索，高效、靈活、快速、準確地向用戶提供檔案信息。

3、檔案保護之區別

傳統檔案館的各種檔案保護措施、方法與技術無不將重點放在對檔案載體的保護上。電子檔案信息與載體的相對獨立性使得二者可以相互分離。所以，數字檔案館檔案保護工作也包括載體保護和內容保護兩方面內容。其中載體保護不僅關注于存儲介質的安全，更要維護其軟硬

件環境；內容保護主要防止對檔案信息內容的篡改、刪除、損毀等。如此才能保證電子文件的長期可存取性。

4、工作方式變革

傳統檔案館多采用半自動化計算機工作方式，其流程為：檔案數據的收集、檔案前處理、數據的錄入、加工處理、機讀檔案檢索和檔案信息輸出。其中，部分工作由計算機完成，部分仍由人工完成。數字檔案館則將逐步實行全自動網絡化管理，檔案信息從流入、處理到流出將完全實現數字化和自動化。這種工作方式的轉變能夠大大提高工作效率。

三、檔案館服務之區別

1、服務范圍擴大

傳統檔案館主要面向到館用戶提供各種基本的檔案信息服務。數字檔案館依托實體檔案館中和整個互聯網上的信息資源，通過網絡化、遠程化的服務手段大大拓展了服務對象的范圍。分散在各地的用戶不必親自到館，只需要通過終端機接入互聯網即可享受數字檔案館的檔案信息服務。

2、服務方式不同

首先，傳統檔案館的服務時間非常有限，在開放時間之外無法提供任何服務，而數字檔案館則允許用戶隨時訪問，并隨時提供非人工的基本服務；其次，傳統檔案館依靠檔案館實體為服務空間，數字檔案館用戶則可通過網絡終端在任何地點登錄從而接受服務，可以說，數字檔案館真正打破了檔案服務的時空障礙；再次，傳統檔案館以本地資源為服務導向，屬于坐等利用者上門的陣地型服務，數字檔案館提供的是用戶導向型服務，以用戶需求為中心，可將用戶感興趣的信息資源通過網絡推送到用戶手中。

3、服務內容深化

傳統檔案館受信息資源的限制主要提供的是以借閱為主的文獻服務，只能向用戶提供“問題的答案在何處”。數字檔案館則能夠對各種文字、圖像、音頻、視頻等檔案信息進行檢索和輸出，深入到信息層面，實現由檔案文獻到檔案信息的服務內容轉化，告知用戶“問題的答案是什么”。

通過上述對比分析我們可以發現，數字檔案館對傳統檔案館完成了以檔案文獻實體為中心到以數字化檔案信息為中心、以資源建設為中心到以服務提供為中心和從以檔案館為中心到以用戶為中心的超越。但值得注意的是，雖然數字檔案館比傳統檔案館擁有巨大的優勢，但它仍然不能完全代替傳統檔案館，而必將與傳統檔案館長期共存，形成一種相互補充、互為依存的關系。首先，數字檔案館需以傳統檔案館為基礎，傳統檔案館館藏數字化是數字檔案館信息來源的重要組成部分，數字檔案館的信息空間也需要傳統檔案館的信息資源相互連接才能構成；其次，傳統檔案館以數字檔案館為發展方向，檔案載體的更新換代及其存儲效率和服務提供上的進步要求傳統檔案館的數字化；最后，傳統檔案館和數字檔案館必將相互促進、共同發展，傳統檔案館在檔案信息長期保存、安全防護、法律效力和人文、歷史精神的體現上有著不可替代的優勢，具備適應特定社會需求的功能，決定了數字檔案館和傳統檔案館長期共存、相互促進、共同發展的遠景。

（作者單位：湖北省第三人民醫院）