淺談企業檔案鑒定工作

■文/厚建玲

淺談企業檔案鑒定工作

■文/厚建玲

摘要檔案是一個單位開展各項工作的歷史記載，它既是歷史的見證,又能為現實和將來服務。檔案鑒定是檔案工作的一個中間環節，是檔案具有生命價值的決定環節。做好檔案鑒定工作，對于開發檔案信息資源,更好地利用檔案,具有十分重要的意義。

關鍵詞企業檔案鑒定

一、提高企業檔案鑒定工作的認識

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。包括計劃統計、經營銷售、物資管理、勞動人事、教育衛生和黨政工團工作等方面的檔案。企業檔案的鑒定，要嚴格按照國家檔案局頒布的《企業檔案管理辦法》組織實施。其工作內容有以下兩方面：一是確定應保存的檔案及其保管期限。這項工作是在檔案形成前期進行的。先由各職能部門在檔案部門的協調下，對應歸檔材料進行鑒定，確定其完整性、準確性和保存價值，然后按價值大小確定其保管期限。二是通過對檔案的定期核查，確定失去保存價值的檔案，予以銷毀。它包括對已過保管期限的檔案材料進行價值審查；對部分檔案材料重新確定其保管期限和進行密級調整；對已失去保存價值的檔案材料，通過一定程序后予以銷毀。

企業檔案是某一歷史階段的產物，判定其是否具有保存價值，必須結合當時的歷史背景，分析檔案的內容和形式。動態地、發展地進行檔案鑒定工作特別重要。

檔案鑒定主要指檔案價值的鑒定。檔案鑒定工作的開展是檔案的價值差異和不斷增加的檔案數量決定的。它的作用在于：（1）便于保管。通過鑒定，對有保存價值的檔案，給予良好的安全保管條件，盡可能延長其壽命；對失去保存價值的檔案盡可能及時剔除銷毀，騰出有限空間；（2）便于利用。鑒定可以去其糟粕，留其精華，便于利用時按照使用者的需求，充分發揮檔案的使用價值；（3）便于應付突發事變。通過鑒定，區分了主次，若遇突然事變，能及時、迅速地將重要檔案搶救和轉移。

二、企業檔案普遍存在的問題

檔案價值的鑒定需要站在歷史的、宏觀的、發展的高度來看待鑒定的問題。雖然有法律、法規對檔案鑒定工作進行了規范，鑒定的內容和鑒定程序也較為明確，但總的來說，在檔案鑒定工作中，主要存在以下矛盾和問題。

一是在歸檔鑒定時傾向于“多而全”。行政事務性檔案多，業務性檔案少。在確定保管期限時，出現“寧長勿短”現象。二是對到期檔案存在“鑒而不銷，怕負責任”，混淆鑒與銷的關系，總認為“多比少好，留著有用”。存留的檔案，紙質文件多，電子檔案少，且紙質版與電子版存在不相稱的問題。三是檔案鑒定工作存在宏觀指導多，微觀操作規范少。鑒定的結果取決于檔案鑒定工作者的業務素質與工作能力。一份檔案，不同的人員去鑒定，就有幾種不同的價值取向，即使同一個人在不同時期、不同背景下鑒定同一份檔案，其結果也不盡相同。所以企業檔案鑒定工作要有切實可行的檔案鑒定操作規程。四是前些年在企業開展的檔案工作達標升級活動中，許多檔案人員曾經是以豐富庫藏，檔案數量多多益善為追求的目標，忽略了庫藏檔案的內在質量與價值因素，增加了檔案鑒定的工作量和工作難度。

三、企業檔案鑒定應遵循的原則

檔案鑒定工作是按照一定的原則、標準和方法，甄別和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并加以銷毀，使保存的檔案達到精練的一項工作。檔案鑒定的原則須堅持以下三個點：一是全面的觀點。分析判定企業檔案的保管價值，要從國家的利益出發，從政治經濟科學文化等方面分析企業檔案的現實作用與長遠利益。二是歷史的觀點。企業檔案是生產經營管理的記錄，也是企業歷史發展的記錄。對具有歷史檔案性質的企業檔案，我們必須用歷史的觀點準確地判斷其保存價值。三是發展的觀點。隨著社會的不斷進步，企業也會不斷地發展變化，其產生的檔案價值也會隨之發生變化。有些檔案現在看來價值平平，若干年后也許會成為無價之寶。在企業檔案鑒定工作中要堅持應用唯物辯證法中的聯系與發展的觀點。企業檔案鑒定工作應當同企業的各項工作一樣在理論上、方法上做到“與時俱進”，不斷發展。

四、企業檔案鑒定的具體做法

首先由企業檔案管理部門根據企業各門類檔案到期的情況，確定需要鑒定的檔案的范圍。對每個年度需要鑒定的檔案，要逐卷、逐件列表清點造冊，做到摸清家底，明確范圍和工作量。企業管理者要保證人員、資金等方面到位。其次，建立專門的檔案鑒定權威機構。成立由企業負責檔案工作的領導牽頭、各部門負責人參加的檔案鑒定工作領導機構。由各部門選派的檔案鑒定人員組成檔案鑒定工作小組，具體實施。第三，根據《中華人民共和國檔案法》及企業檔案管理辦法中有關檔案鑒定的要求，培訓、選拔人員，使鑒定人員能夠以較寬的專業知識、嚴謹的工作態度，在鑒定檔案時，把那些真正有保存價值的檔案順利保存下來。第四，檔案鑒定、銷毀工作完成后，寫出本次檔案鑒定工作報告，向檔案鑒定工作領導小組及上級檔案主管部門報備。檔案鑒定工作從始至終形成的文件應作為永久檔案加以保存。第五，認真做好保密工作。在嚴格做好保密工作的同時，根據本單位的工作特點，切實完善各項保密措施，堵塞各個環節的泄密漏洞，嚴防失泄密現象發生。檔案是一種重要的社會信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發利用，來實現信息資源共享。

綜上所述，企業只要正確地認識檔案鑒定工作的目的、意義、作用及其原則，真正從思想上重視檔案鑒定工作，從檔案鑒定制度上、工作計劃上確保落實，努力克服檔案鑒定工作中存在的難點，逐步摸索出一套完整有效的檔案鑒定工作程序與方法，就能保證檔案鑒定工作健康有序地開展起來，從而促進企業檔案管理工作朝氣蓬勃地向前發展，使檔案工作更加適合現代化企業發展的需求。

參考文獻：

[1]奚瑾.企業檔案鑒定工作的實踐與思考[J].上海檔案，2010(11).

（作者單位：中國聯合網絡通信有限公司塔城地區分公司）