聶瑞華,劉永貴
(1.華南師范大學 計算機學院,廣東 廣州 510631;2.南京郵電大學 教育科學與技術學院,江蘇 南京 210093)
美國高校IT治理的特點與啟示*
聶瑞華1,劉永貴2
(1.華南師范大學 計算機學院,廣東 廣州 510631;2.南京郵電大學 教育科學與技術學院,江蘇 南京 210093)
大學體制創新是深化高校信息化建設的必然選擇。本研究從戰略一致性、治理結構、IT部門改革、IT績效評估四方面分析總結了美國大學IT治理改革,認為促進信息化建設與大學戰略目標相一致、構建多群體參與的IT治理結構、建立全校IT績效測評體系、重構IT部門是美國大學的成功經驗,提出了以信息化體制促進大學體制改革,實現以信息化推動大學變革發展是我國大學信息化體制建設的核心目標。
美國大學;IT治理;信息化體制
隨著我國大學信息化的飛速發展,信息技術已融入大學各項核心業務,正成為推動大學創新發展的核心動力。而關乎院系部處、師生員工的權益與發展,如何創新體制,協調和平衡大學各群體的信息化權責?如何優化和整合全校信息化資源,促進IT與大學核心活動、戰略使命的契合,已成為當代我國大學深化信息化建設的關鍵。
IT治理源于20世紀90年代中期布朗(Brown)所提出的信息系統治理( IS Governance)概念。90 年代末,薩姆巴姆西(Sambamurthy)等人將之與公司治理概念結合,提出IT治理(IT Governance)概念,并進一步指出所謂IT治理是構建兼顧相關各方利益的IT決策機制與組織架構,以IT績效評估與IT風險管理為途徑,以促進IT應用與組織戰略目標一致為根本原則,實現以IT為組織創造價值的終極目標[1]。提升IT治理水平是當前世界各級組織以體制創新深化信息化建設的有益嘗試,作為世界高等教育信息化發展的領頭羊,美國的高校在此方面做出了卓越探索。在我國如高偉勛、劉曉文等研究者,如黃達武、蔣東興等高校IT主管都開始研究和推進高校IT治理發展,將IT治理改革作為深化我國高校信息化體制建設的重要思路。筆者嘗試從戰略一致性、IT治理結構、IT部門改革、IT績效評估四個方面[2],以美國加州大學伯克利分校、孟菲斯大學的IT治理改革為個案,綜合美國相關調研數據與研究文獻,分析和總結美國大學IT治理改革的成功經驗,以期對我國大學信息化體制創新有所啟示。
促進信息化建設與大學戰略目標一致,是美國大學IT治理改革的首要原則,美國大學在此方面做出了很多探索。
清晰的戰略目標是信息化與戰略目標相契合的前提。20世紀70年代,隨著資源競爭日益激烈,美國高校開始紛紛制定大學戰略規劃,并已形成穩定的戰略規劃模式[3]。美國大學戰略規劃的制定為全校建立了共同愿景,使大學內各群體認同并愿意為之奮斗,從而創造了一個眾人積極參與的文化,為信息化建設與大學戰略目標一致提供了堅實的基礎。
信息化建設與大學戰略目標的契合,不是簡單的以大學已有戰略目標為核心確定信息化建設思路,而是在兩者的相互影響中達成契合,形成新的大學戰略目標。由于IT已成為當代大學變革發展的核心動力,其所帶來的是大學在信息時代發展范式的轉變。所以大學戰略目標的確定,必然要緊密圍繞如何讓“信息”成為大學發展的重要戰略資源,如何充分發揮IT潛力,促進大學教學、科研、管理乃至大學整體的創新發展,這已成為美國大學制定戰略規劃的重大原則。孟菲斯大學的IT治理改革就源于校長認為如能充分發揮IT潛力,IT會成為推動大學提升教育質量,形成獨特教學、科研和服務體系,獲得新發展的有效動力[4]。加州大學伯克利分校沒有考慮信息化的學術戰略規劃被否決,要求重新制定[5], 這些都充分體現了這一點。
制定全校信息化戰略規劃,并與大學戰略規劃融為一體,是信息化發展與大學戰略目標相一致的有效方式。EDUCAUSE調查顯示,78.9%的美國大學制訂了IT戰略規劃,71.3%的大學將IT戰略規劃融入到大學戰略規劃之中[6]。加州大學伯克利分校要求全校所有IT項目必須圍繞教學、研究、公共服務、組織支撐、學生體驗這五大核心活動進行[7]??梢姶髮W的信息化建設不應以IT為中心,而是以信息化推動大學的創新發展,更好地為大學使命完成提供支持為核心,這正是IT對大學真正價值的根本體現。
資金是大學發展的重大資源,通過對全校預算體制的改革,將IT項目預算過程與大學預算過程合為一體是美國大學保障信息化建設與大學戰略發展一致的有效措施。當前,美國77.6%的大學已明確將IT規劃與大學財政預算聯系在一起[8]。例如加州大學伯克利分校改變了學校預算時間,實現了IT資金分配過程、學校財政預算過程與IT項目提案申請過程三者的一致[9]。這一體制改革從資金上保證了各項活動與IT的融合,促進了信息化與大學戰略目標的一致。
高校信息化建設不僅與IT部門相關,更牽涉到其他院系、部處以及師生員工等利益群體。讓大學信息化利益相關群體參與到信息化的決策與監管之中,平衡利益相關者的權責,是美國大學IT治理改革的有效措施。
如表1所示,美國大學校董會、校領導、教師、行政管理者、學生、技術專家等各信息化利益相關群體以及由其所組成的委員會已逐漸成為大學信息化規劃與決策的主體。如加州大學伯克利分校的信息化規劃是由各院系與行政部門主管根據所在部門IT需求,形成IT預算提案,提交學校[10]。美國大學已逐漸形成了扁平化、各利益群體參與信息化規劃與決策的機制。

表1 美國大學信息化戰略規劃提供建議的校內群體比例[11]
校領導、行政管理者、教師、技術專家是美國大學信息化規劃與決策的主要智囊庫。如表1所示,美國65%以上大學的校長內閣、管理委員會、學術委員會、技術委員會成為大學信息化戰略發展的重要智囊,且比例穩定上升。校長內閣是美國大學行政最高管理層,其參與信息化戰略規劃有利于在信息化規劃中反映這些主導大學未來的校級主管對IT的認識。IT專家的參與則能有效保證信息化規劃緊跟IT的最新步伐,充分發揮和利用IT的優勢,更好地支撐大學戰略目標。管理委員會與學術委員會分別是學校行政管理人員與教師團體的代表機構,他們的參與有效保證了大學信息化項目能夠源自校內院系部門在其教學、科研、管理等活動中最現實的信息化需求,從而更好地為大學教學、科研和管理活動提供IT支撐。這四大群體的參與,基本保證了大學信息化規劃的科學性、廣泛性以及與大學核心活動的有機契合。
從表1中可以看出,學生和校董會這兩大類群體參與IT戰略規劃的比例雖然不到50%,但呈現出明顯的增長趨勢。校董會是美國大學的法定代表機構,是大學的最高決策機構,它參與IT戰略規劃比例的增加,表明大學信息化的戰略重要性不斷提升[12]。學生是大學的主體,尤其隨著“網絡一代”進入大學,其IT使用習慣、文化乃至思維方式都與前一代大學生不同,他們對大學IT環境和支持服務有著不同的需求,甚至對大學課程和教學方式有不同的需求[13]。雖然當前美國大學生群體參與信息化戰略規劃的比例不算高,但表明美國大學已開始重視學生主體的參與,是大學IT治理改革的趨勢。
大學的信息化建設與國家的制度、信息化環境息息相關。如何處理與政府部門的關系是美國大學IT外部治理改革的關鍵,讓政府參與是美國大學IT治理結構改革的措施之一。
如表2所示,國家及地方政府機構成為美國大學信息化規劃的咨詢和顧問,且比例逐年增長,尤其地方政府增速較快。在信息化戰略等宏觀層面,請政府部門參與,有助于保證大學在信息化戰略發展方向上與政府,尤其地方政府一致,從而使大學信息化建設能更好與校外區域信息化建設一致,這不僅為大學用戶提供無縫的IT環境,亦能幫助大學用戶在更廣泛的區域中,享受統一的信息化服務。大學在其信息化發展中,保持與政府部門的合作,及時把握政府相關政策最新進展,是為大學信息化建設創造良好外部發展環境的有力保證。這預示著美國大學在信息化發展中,已經開始巧妙借助政府部門力量,推動大學信息化的發展。

表2 政府部門為美國大學信息化戰略規劃提供建議的比例[14]
要實現信息化規劃與組織戰略發展的有機契合,組織中的最高行政長官必須從信息化規劃的監督者轉變為全職的參與者,必須參與到為戰略性使用IT創造機會的過程中[15]。從上頁表1可以看到,美國近80%的大學校長內閣已成為學校信息化戰略規劃制定的參與者。美國很多大學的CIO都認為他所在學校校長對信息化參與非常積極,是強有力的支持者和推動者[16]。例如美國孟菲斯大學的IT治理改革正是校長所推動[17]。加州大學伯克利分校的IT治理改革是校長、財務副校長的直接推動,并得到其他校領導的支持[18]。正如鮑勃·阿爾布雷希特(Bob Albrecht)所言:那些由IT領導者或IT部門獨立做出信息化決策的大學,其大學領導者不能理解信息化的愿景,并不認為信息化是大學發展不可或缺的組成部分[19]。所以大學信息化的發展只有得到校長、分管財務、管理、學術、研究等工作的校領導支持,才能真正實現信息化建設與大學戰略發展的契合。
IT治理的改革是一個橫跨多職能部門的基于廣大IT利益相關者的責任與權力共享的過程,其權力從建議到決策,參與形式從松散的非正式組織到正式的院系部門,各群體都積極參與一個或幾個領域信息化發展的決策與咨詢。IT治理結構的有效性與大學信息化建設中參與者的廣泛性緊密相關,重要的管理者、教師和院系主任等群體參與越廣泛,那些與大學教學、科研等核心使命緊密相關的高層委員會參與信息化越深入,IT治理就越有效,與戰略目標就越一致[20]。大學信息化的發展只有充分發揮校內各群體的力量,使責任和權力統一,才能實現以信息化推動學校核心業務發展的目標。
要深化信息化發展,大學IT部門必須是首個做出變革的部門。IT部門的整合與重構是美國大學IT治理改革的另一重大措施。美國大學IT部門改革的成功策略是:CIO躋身校領導,以之整合IT部門,實現公共信息化資源的整合,并根據現實需要推動IT部門內部功能的重構,促進其發展,提升其績效。
設立校領導級的CIO職位,推動大學信息化的戰略發展與資源整合是美國大學IT部門改革的重要措施之一。例如孟菲斯大學1995年將所有IT單位整合為一個建成新的信息系統部,并設立CIO職位,由之執掌新的信息系統部[21]。加州大學伯克利分校2000年成立校級IT服務運行中心,由CIO執掌[22]。到2012年,已有53%美國大學設立了副校級的CIO職位[23-25],從網絡、信息系統等IT基礎設施到桌面IT服務提供,從數據運營維護到教學科研的信息化支撐,從對全校IT的組織管理到規劃與預算等22項信息化事務都統歸CIO管理。
超越部門局限,超越IT的局限,根據大學各項核心業務的需求重構IT部門內部結構,將IT部門打造成一支有共同愿景、有凝聚力的生力軍,是美國大學IT部門改革的有效措施。打破僵硬的科層體制結構,以“用戶服務”為核心,建立以項目為中心的彈性化、去中心化的內部管理結構,是美國大學IT部門重構的成功經驗之一。孟菲斯大學1996年整合IT部門后,采用基于項目的團隊管理方式,建立由教工、學生代表及IT部門員工組成的工作小組[26]。加州大學伯克利分校將信息系統與技術部改名信息服務與技術部,凸顯服務理念轉變,并按用戶所需IT服務重構IT部門,充分體現了用戶為中心的發展理念[27]。
建立CIO辦公室,協助CIO對全校信息化事務進行管理,是美國大學IT部門改革的另一項措施。隨著大學信息化的深入發展,預算、設計、決策、運行效果監察等一系列信息化事務已成為大學CIO的重要職責。然而繁雜的IT事務要么讓CIO陷入IT服務的細節而迷失對信息化宏觀戰略發展的駕馭,要么就關注信息化的戰略引導,而無暇推動IT具體服務的創新[28]。此外當大學IT項目的規劃、預算、執行、監管等事務均由IT部門負責時,就會因過度集權而使得IT部門沒有外部監察,缺乏發展動力,也不利于其他部門信息化權益的維護。所以美國很多大學開始獨立設置CIO辦公室,與IT部門相互獨立,由CIO領導,以團隊形式領導和管理大學信息化發展,從而將CIO從繁雜的日常事務中解救出來,使其有更多時間在戰略高度思考信息化發展。如孟菲斯大學、加州大學伯克利分校、南卡羅萊納醫科大學、印第安納大學等都設立了CIO辦公室。南卡羅萊納醫科大學CIO弗蘭克·克拉克(Frank Clark)博士談到:“CIO辦公室為學校節省了大筆費用?!盵29]CIO辦公室實現了IT管理與IT服務在體制上的分離,為CIO更好踐行自己職責提供了強有力的支持。
隨著越來越多的大學校長、董事及廣大師生開始關注IT投資的產出效益,這直接推動了美國大學IT績效測評體系的發展。EDUCAUSE的調查報告顯示,很多大學要求IT領導者定期地向教職員工和學生發送有關大學信息化的信息并宣傳其價值,向領導層和利益相關者解釋IT投資效益問題等[30]。
建立相應的IT績效測評體系、跟蹤和監控IT項目的整個運維過程、由各群體等對信息化運行進行全面應用評估并用持續的評估引導大學信息化進一步發展[31],是美國大學IT績效測評的成功經驗。美國已有74.1%的大學采用IT績效評估,運用自我評價、團隊評價、外部評估、平衡積分卡、績效量表等多種方式對IT項目策劃、桌面服務、學術技術支撐等各方面信息化建設進行測評[32]。如加州大學伯克利分校建立了IT審查委員會、技術委員會、CIO辦公室三級IT審查機制,從IT治理結構、IT項目設計、IT投資分配、IT項目運行過程、IT項目的使用效益等全方位進行績效審查[33]。孟菲斯大學形成了顧問委員會、各工作小組、信息系統部內部的三級績效測評機制:各顧問委員會對大學信息化各領域IT項目的決策與資金分配實施有效監督;各類工作組深入信息化項目實踐運行第一線,通過政策、標準的制定對大學信息化的具體實踐實施監督;信息系統部借助技術手段,對客戶滿意度、工作效益、成本等進行測評。
可以看到美國大學歷經多年探索,形成了從宏觀IT治理結構改革、IT規劃與投資決策,到中觀IT項目設計、項目、資金使用,再到微觀IT服務水平的全面績效測評體系。在具體實施中,使用了定量、定性、技術支撐、個人評價與團隊評價等多種評價手段和方式,為美國大學信息化投資效益的提升以及信息化的深入發展提供了有利保障。
從上文分析中可以看到,美國大學的IT治理改革在信息化建設與戰略目標一致、多群體IT治理結構建立、IT績效測評體系建立、IT部門重構四大方面做出了卓越的探索。其治理結構圖如下圖所示。

美國的IT治理結構圖
可以看到美國高校IT治理改革的內容,與我國高校正在推進的信息化體制建設類似。筆者認為美國高校IT治理改革的成功經驗對我國大學深化信息化體制建設有著重要啟示。
大學信息化建設是“一把手工程”,這是我國很多IT主管、乃至校領導的共識。所以我國不少高校信息化體制建設中都由校長出任信息化領導小組組長、副校長主管信息化?!耙话咽止こ獭斌w現出的是我們是用“校長”的權力自上而下強力推動全校信息化建設。事實上,提升信息化推動權力的層級是我國信息化體制建設的一個核心準則。當然其對中國高校信息化建設的作用是不可否定的,但更應看到大學信息化體制的最終目的是以體制讓信息化成為大學戰略發展的重要動力,實現以信息化推動大學戰略創新發展的戰略目標。所以“一把手工程”不能僅是體現領導對信息化的重視度,更應讓“信息化”成為校領導謀劃學校戰略發展的一種思維,筆者認為這是美國大學IT治理對我國信息化體制建設的最大啟示。
與此同時,從美國大學IT治理中可以看到,大學信息化體制要解決的核心問題,不僅僅是保證信息化項目得以順利完成,還包括將信息化與大學核心活動的融合創新貫穿于從信息化規劃到項目評估等整個信息化生命周期,以信息化體制能讓大學各群體都樹立共同的信息化愿景,成為信息化建設的規劃者、實施者。所以大學信息化體制的建設內容,不能只是成立信息化領導小組、成立信息化辦公室,還需要考慮全校信息化戰略規劃體制、IT預算與決策體制、IT績效評估體制、IT部門建設與管理體制等多個方面內容。
在美國與大學IT治理相對應的一個概念就是大學治理。大學治理是指對所有影響大學的問題進行決策的方式(包括正式和非正式的組織結構),不同決策群體和決策群體之間的關系(包括達成決議的過程),以及決議形成后從一個層次的決策組織上報到高一級決策組織或個人之后的結果[34]。大學IT治理是大學治理的組成部分,做IT規劃時,要適應當時大學治理的組織模式[35]。我國大學在信息化體制改革中,要學會借用大學現有體制中的優勢化解信息化發展中的體制困境,推動大學信息化發展。例如,可讓大學已有的各類委員會,如教學委員會、學術委員會、教師工會、學生會等代表成為大學信息化決策與咨詢的一部分;在重大信息化規劃與決策中,不僅向全校信息化最高決策組織提供咨詢,亦同時向教師、學生群體提供網上在線征詢等。通過種種措施,讓我國大學信息化體制結構、信息化決策與評估過程與大學已有體制結構、管理決策過程融為一體。
IT是一種“革命性技術”,它以一種“變革”策略而不是“維持性”策略來徹底改變一個系統中現行的占據支配地位的技術或者產品,進而革新整個系統的運作模式[36]。大學IT治理不僅僅指向與IT直接相關的事務,更重要的是以怎樣的體制促進大學內外信息的共享與流通,促進大學各類以“信息為核心”活動效益的提升,充分發揮“信息”之于大學戰略發展的重大意義。要解決這一系列深層問題,就需要對大學組織體制、管理方式以及學生和全體教職員工的關系進行重新評估,甚至這種關系不可避免地要發生改變[37]。所以大學IT治理與大學治理兩者是相互影響,大學信息化深入發展帶動了大學組織結構的變革,同時大學組織結構變革的質量與方向又影響了大學信息化的深入發展。一方面信息化建設有助于削減管理層次,降低管理成本,提升大學應變能力和運行效益,更好為實現大學戰略使命而服務;另一方面促進大學信息流的暢通和廣大師生享受信息服務的便捷性與完整性,解決因科層體制結構而帶來的信息流通不暢。正是信息化建設與大學體制變革的這種內在必然聯系,使得大學信息化體制建設有可能成為大學體制變革的突破口,是在大學錯綜復雜的利益格局中突破體制障礙、推動大學體制創新、提高大學整體治理水平的有效方式。
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聶瑞華:教授,研究方向為計算機網絡及教育應用、云計算與大數據、信息系統與信息集成(nrh@scnu.edu.cn)。
劉永貴:副教授、博士、碩士生導師,研究方向為教育信息化、學習科學(liuyg@njupt.edu.cn)。
2014年11月21日
責任編輯:趙云建 趙興龍
The Characteristic and Enlightenment of IT Governance Model in USA University
Nie Ruihua1, Liu Yonggui2
(1.School of Computing, South of China Normal University, Guangdong Guangzhou 510631;2.Education and Technology College, Nanjing Post and Communications University, Nanjing Jiangsu 210093)
Deepening the information construction is necessary choice for institutional innovation. The study explores the successful experience of the reform of information management in some American universities and shows that our country’s university can deepen the construction from four aspects: uniform the strategy, informationize the structure management, informationize the department reform and informationize the performance assessment. By means of university informatization inform, we can accelerate the development of the university, and achieve the goal to promote the development of reform and innovation of university.
University in USA; IT Management; Informatization System
G434
A
1006—9860(2015)02—0040—06
* 本文系教育部—中國移動科研基金項目“信息技術支持下的學生學習行為記錄、分析與個性化支持技術研究及試點”(課題編號:MCM20130651)、廣州市科技和信息化局基金項目“大數據信息資源庫核心技術開發及示范應用”(項目編號:2014Y2-00006)、2012年教育部人文社會科學研究青年基金項目“促進信息化與高校戰略發展融合的體制機制研究”(項目編號:12YJC880065)成果。