電子化人力資源管理系統在某大型公立醫院人力資源管理中的應用

張梅梅 劉立善 劉興榮 胥萍

摘 要：根據醫院人力資源的發展需求，人事信息系統由單機版轉換為網絡版，通過網絡版人事軟件系統的應用，使人力資源管理自動化、規范化、系統化，提升了工作效率。全面、準確的人事數據為醫院管理者制定人才發展戰略并做出決策提供支持，同時為醫院員工提供了自助化服務功能，提高員工滿意度，為醫院的人力資源發展提供了支持。

關鍵詞：電子化人力資源管理系統 大型公立醫院 人力資源管理

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-276-02

人力資源是當今社會競爭的重要因素。在人力資源管理中，融合先進管理理念與管理技術的電子化人力資源管理（eHR），成為大型公立醫院提升管理水平的重要途徑。在醫院快速發展的新時期，員工數量逐年快速增加，截止2015年2月，在職各類員工數目為3745人。機構設置龐大：設有24個行政職能處室、80個行政科室、12個臨床醫學中心、83個臨床醫技科室、133個亞學科、68個護理單元。人力資源管理逐漸復雜化，因此，人力資源管理信息系統成為大型公立醫院發展的重要的支持系統，是提高大型公立醫院管理水平的重要途徑。

e-HR（Electronic Human Resource）即電子化的人力資源管理，是基于先進的軟件和高速度、大容量的硬件基礎上的新的人力資源管理模式。e-HR中的“e”主要包含了三種中文釋義，既是“electronic”—電子化、信息化的人力資源管理，同時還是“efficiency”—高效的人力資源管理和“employees”—全員參與式的人力資源管理。它是一套利用現代信息技術手段，通過集中式的信息庫自動處理信息、提供員工自助服務、外協以實現人力資源信息共享及有效整合的解決方案。

所研究的蘭州市某大型公立醫院使用的人事軟件系統采用業界成熟穩定的純B/S網絡應用模式。系統的使用不再受地域的限制，員工通過瀏覽器登陸e-HR，同時也使醫院不同應用系統間的信息共享成為可能，避免了信息孤島的出現。

一、單機版人事軟件的應用現狀

在構建e-HR之前，醫院人力資源管理還處于單機版的人事信息管理系統，對考勤、數據統計等均由HR員工使用Microsoft Excel進行信息的錄入，完成相應的統計分析。隨著醫院近年來的飛速發展，醫院的核定床位數由原來的800多張達到2166張、職工人數已經達到3745人，使原有的人力資源管理方式已無法滿足醫院當前發展的需求，其不足主要體現在以下幾個方面：（1）系統陳舊。舊系統只能做一般的查詢，對于數據的統計分析需要導出EXCEL來做統計，信息化內容不夠全面，缺少必需的組織架構、崗位體系、績效考評、招聘、薪酬保險、培訓等管理功能。（2）信息更新不及時，準確性差。員工無法實現自助服務，導致個人信息不能及時更新，造成信息的不準確。（3）業務流程混亂，院內調動、辭職、退休、員工學歷教育、出國學習等信息無法及時與其他相關科室銜接，信息無法共享，重復工作。

二、e-HR的功能和特點

e-HR的應用為人力資源管理搭建了一個全方位的工作平臺，將大多數的日常業務都轉移到信息系統中操作，e-HR具有以下功能：（1）自定義組織機構及崗位結構：醫院組織機構龐大，根據機構發文設置機構分級，同時系統也可以定義不同組織之間的層次關系，從崗位的層面來定義人員編制和能力需求。（2）職業生涯管理：根據組織結構和崗位結構的定義、以及人員編制的制定，系統可以幫助醫院分析當前的人力資源情況和醫院目前或將來某個時段所需要的人力資源和能力的差距，幫助決策者制定相應的人力資源管理方案。其中，員工招聘、甄選、調配是人力資源管理的常用方法。（3）合同管理：系統可以使用欄目的形式記錄合同的關鍵內容和屬性，如合同類型、簽訂時間、有效時間、續簽時間、合同狀態等信息，同時合同的相關文檔信息可以通過各種附件的形式保存。系統可以通過預警功能來提醒人力資源管理者進行合同的相關業務處理。（4）薪酬管理：根據醫院薪酬體系中的各種項目自定義設置在系統中，設置薪酬計算公式，定期完成薪資計算。（5）招聘管理：HR在醫院網站發布招聘信息，求職者申請符合的崗位，將求職人員信息設置成統一的格式，并將簡歷及相關證件的掃描件投遞至e-HR平臺，招聘管理提供強大的分篩器，根據醫院需求將自動屏蔽不符合要求的簡歷，大大提高HR招募人員的工作效率。（6）自助化的功能服務模式：在e-HR系統中，每位員工都有自己的用戶名和密碼，根據系統權限的設定，員工可以查看并修改相關的信息，如學歷、學位的更新，通過提交證件的掃描件，提交審批，HR完成在線審核，更新學歷學位信息;查看考勤結果、薪資福利、考核結果，在線申請請假、加班、培訓。（7）統籌信息管理：與醫院醫療運行系統（HIS）系統、財務管理系統、科研管理系統等進行數據對接，整合信息，避免信息重復采集及信息不完整。此外，e-HR 提供相應的數據接口實現各院區之間數據共享。（8）人事報表的填報功能：數據的填報工作是HR的一項重要工作，要定期向統計局及上級單位報送津補貼報表及人員構成報表，通過軟件將常用的這些報表模板設計至軟件中，對有交叉內容的報表進行整合，實現自動統計功能，提高數據的準確性，提高工作效率。（9）培訓管理：根據醫院JCI培訓要求，制定相應的培訓計劃，員工可以登錄到相應的自助式服務頁面，自動查看最新的培訓課程目錄，選取相應的培訓課程進行培訓。（10）績效管理：按部門職責及目標、崗位說明書中注明的崗位職責為主要考核要素，同時結合自定義指標庫中的通用績效指標，準確靈活設計及調整不同部門與崗位的考核方案，合理選擇考核指標，靈活定義考核方案的各種權重，要通過計算機終端進行績效評價，系統對評價結果自動整理與計算。此軟件的特點為：可擴充性，根據業務發展需求，系統可進行業務模塊的添加;安全性：數據自動備份、使用權限劃分明確;操作簡單。

三、e-HR的應用體會

從單機版人事管理軟件系統到網絡版e-HR人事管理軟件的應用，體會如下：一是信息的錄入得到了規范的管理，明確了機構的劃分，層級機構清晰，人員歸屬明確。二是系統設定了自定義查詢功能，根據所需的查詢條件，設定查詢方案，在短時間內查到所需的人事信息，經常要用的方案還可以保存，方便快捷導出，這在很大程度上提高了工作效率，所研究的大型綜合型三甲醫院，病案科、醫務科等院內相關科室不定期的需要提供各類人事數據，通過保存查詢方案，在短時間內就可以統計出所需數據，確保數據的準確性。除了院內各部門所需數據外，人事處需定期向統計局及上級單位上報人事數據及薪酬，津補貼等報表，通過軟件中設定的報表模板，實現數據自動統計功能。三是軟件中添加了員工檔案管理子集，電子檔案囊括了學歷、履歷、家庭情況、職稱和專業資格、獎懲情況、培訓經歷、考核、工資發放情況等，按月按年自動歸檔。同時，電子檔案層次結構清晰，數據全面，賦予權限后可以隨時隨地調取，能做到信息及時更新。四是實現了人員的動態分析及管理，對辭職、退休、調動人員進行分類管理，HR可以對員工辭職原因進行分析，提高管理水平。記錄、查詢、統計員工離職、退休、退休預警等信息。五是員工勞動合同的規范化管理，所研究的大型公立性三甲醫院，員工數目大、人員類別復雜，因此，簽訂勞動合同是HR工作的一項重要工作，通過此系統添加合同管理子集應用后，可實時查看、統計各類合同簽訂時間、到期時間、續簽次數、涉及的人員及崗位等信息，按人員類別及來院時間查看合同明細信息，實現合同簽訂或續簽提醒功能。六是通過考勤系統的上線，員工可在線辦理請假手續，在線提交請假申請，按照審批權限完成審批。審批后自動記入員工考勤記錄。部門考勤負責人可在線登記員工出差、出國、參加培訓學習、年休假等信息。HR根據不同的請假記錄，按醫院的考勤制度在薪酬管理中進行處理，這較傳統的紙質版考勤每月上報，統計考勤節約了80%的時間，為員工請假提供了方便，考勤按期匯總，為績效準時發放提供依據。七是實現招聘及應聘全過程的管理。各科室年度招聘計劃可在線申報審批，系統根據專業需求完成分類審批。自動生成招聘計劃明細表、應聘情況明細表、應聘人員構成情況表、招聘過程各階段人數統計表、錄用情況統計表等各類報表。通過系統中設置的規范應聘簡歷格式及內容，應聘者將求職信息發送到系統中，根據崗位需求進行篩選，導出應聘信息表，避免了之前將求職人員信息錄一一錄入EXCEL表。工作量大、容易錄錯等問題。

該系統具有很好的延展性，根據實際業務需要添加模塊，實現工作需求。如培訓管理、薪酬管理、保險福利管理、績效管理等，這些模塊亟待上線。本文所研究的大型公立醫院，目前正在做JCI（joint commison international）評審，JCI醫院評審標準是世界公認的醫療服務標準，代表了醫療服務和醫院管理的最高水平。其中建立員工技術檔案是JCI評審的重點工作之一，技術檔案必須包含員工資格認定的相關材料、崗位說明書、崗前培訓記錄、工作的績效考核結果等，通過員工自助服務在系統中提交相關材料進行審核，以完善JCI技術檔案，加快JCI評審的進度。e-HR系統在醫院投入使用后，減少了日常重復性工作，提高了工作效率，尤其是對各科室信息管理員進行統一管理，并及時進行系統操作的培訓工作，調動其積極性;及時對系統進行優化和更新，確保數據的準確性，實現精細化管理，提升管理水平，提高員工滿意度。通過此系統的應用，使HR管理者真正從事務性的工作中擺脫出來，有更多的時間考慮人才戰略評價與開發，提高大型公立醫院的核心競爭力。

參考文獻：

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[3] 張黎明.電子化人力資源管理在D公司的實施研究[D].云南大學

[4] 楊秀群.JCI標準在醫院人力資源管理中的應用[J].衛生經濟研究，2014（4）

（作者單位：張梅梅，蘭州大學公共衛生學院，蘭州大學第二醫院;劉立善，劉興榮，蘭州大學公共衛生學院;胥萍，蘭州大學第二醫院 ? 甘肅蘭州 730030）

（責編：賈偉）