淺談檔案整理的核心與本質(zhì)

文/皖南醫(yī)學院　韓平

淺談檔案整理的核心與本質(zhì)

文/皖南醫(yī)學院韓平

【摘要】檔案整理工作是檔案管理核心領域，其直接關系到相關領域建設水平。本文介紹了檔案管理相關概念、體系結構以及核心本質(zhì)，供相關專業(yè)人士探討和研究。

【關鍵詞】檔案；整理；核心；本質(zhì)

檔案是記錄事物相關歷史的重要文件。通過檔案可以了解事物歷史，研究其發(fā)展規(guī)律，從而預測事物未來發(fā)展趨勢，并根據(jù)結果，做出應對。由于檔案記錄了大量數(shù)據(jù)和性質(zhì)，因此其信息量往往也是異常龐大。因此檔案整理工作對于提升檔案管理工作效率，提升信息管理水平有著非常重要意義，因此也受到了來自相關領域的高度關注。

一、檔案整理相關概念

檔案整理是檔案管理工作的核心。其在實際應用過程中，檔案管理工作必須尊重相關歷史真相，維護歷史原貌。作為檔案學體系中重要分支之一，日常生產(chǎn)生活中的文件和記錄等，只有通過檔案整理，才能使其相互之間產(chǎn)生有效聯(lián)系，構成相應數(shù)據(jù)結構，最終形成真正意義上檔案。

檔案整理工作從不同角度進行切入和理解，會得到不同定義。從理論角度來看，檔案整理主要是指通過實體文件及文件之間相互歷史聯(lián)系來記錄歷史的過程。而這種歷史聯(lián)系主要是由于文件之間和文件與檔案之間存在著一維關系，對檔案學而言，這種一維聯(lián)系是由于社會實踐而形成；從實踐角度來看，檔案整理主要職能是將需要進行條理化處理和零亂狀態(tài)的檔案通過一系列措施，使其變?yōu)橐粋€有序體系。其中相應措施主要包括：分類、排列、組合、編目等；而從內(nèi)核來看，檔案整理是檔案理論體系基礎，沒有檔案整理，檔案管理工作也就無從下手。

二、檔案整理體系結構

檔案整理自身有著一套成熟理論體系。通過這一體結構，有效促進了檔案管理工作水平提升。檔案整理體系在實際應用過程中經(jīng)歷了漫長發(fā)展過程，最終形成當下的面貌。檔案整理體系主要包括：實體整理、歷史聯(lián)系整理、實體與歷史聯(lián)系。

（一）實體整理。人們對于檔案整理直觀印象就是相關文職人員，對大量文書進行分類處理，費力進行大量搬運工作。這就是檔案實體整理的體現(xiàn)，其主要是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案背景下，按照一定規(guī)定和標準，對實體文件進行排序。其主要目的是體現(xiàn)文件之間相互聯(lián)系，維護歷史原貌。

由于實體檔案自身特性，在實體整理過程中，檔案只能按照線性規(guī)則進行排序，而不能進行多維排列。這就使得相關整理工作只能從檔案所有信息維度中選擇一個來進行排列，這無疑會增加相應管理成本，對檔案工作產(chǎn)生一定限制。而最終整理結果也多為一維聯(lián)系，而難以達到更多維度。

（二）歷史聯(lián)系整理。根據(jù)相關定義，歷史聯(lián)系主要是指在檔案實體之間存在著一定相互關系。而隨著大數(shù)據(jù)技術發(fā)展，使得這一關系重要性正在不斷提升。根據(jù)上文可知，雖然實體檔案整理仍然在當今檔案整理工作中扮演著重要角色，但是其局限性對于當今高速信息處理限制越來越明顯。在過去，通過實體檔案整理，可以有效保持檔案之間歷史聯(lián)系，但是由于實體檔案只能選擇一個維度作為標準，這就使得其破壞了其他維度之間聯(lián)系。而隨著計算機發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)開始脫離實體束縛，利用信息技術，可以只對檔案歷史聯(lián)系進行整理，而不去整理相關實體。通過這種整理方式，可以有效實現(xiàn)復雜檢索，減輕管理成本。

（三）實體與歷史聯(lián)系。在傳統(tǒng)實體整理中，由于檔案實體和其中歷史聯(lián)系是在整理過程中同步完成，即通過對實體進行排序，實現(xiàn)對于歷史聯(lián)系整理，而正是由于這一原理，使得在實體整理結束之后歷史聯(lián)系智力也就隨之結束，由于實體文件存在唯一性，只能線性排序，因而使得歷史聯(lián)系也必然是線性排列。

三、檔案整理核心

檔案整理核心可以用結構思想來進行相應解釋。結構思想主要是指：對于任何事物而言，其自身結構決定了其自身性質(zhì)、用途等。根據(jù)這一理論，文件來源于人類社會，來源于社會實踐，相互之間歷史聯(lián)系本身就包含于文件實體之中，檔案人員不需要對其進行加工和處理。與之相對應，雖然檔案也是來源于社會實踐，但是其排列工作卻要從多維角度進行考慮，這也就導致檔案管理人員需要對其進行加工和處理。所以，整理歷史聯(lián)系也就成為了檔案整理核心。

對于現(xiàn)代檔案整理而言，其本質(zhì)就是使檔案社會實踐關系和歷史關系之間可以保持合適對稱性。在檔案整理過程中，首先需要根據(jù)社會實踐的實際情況，進行相應排序工作。排序目的，就是要使檔案與社會實踐相對應，還原歷史真相。

檔案整理一共經(jīng)歷了三個發(fā)展階段：原始檔案整理、傳統(tǒng)檔案整理以及現(xiàn)代檔案整理。在這三個階段當中，都包含了對于檔案的實體整理過程，并且都在操作過程中關注了歷史聯(lián)系。而這三個階段之間區(qū)別主要體現(xiàn)在對于歷史聯(lián)系的應用程度各不相同，隨著科學技術發(fā)展和信息量不斷增大，歷史聯(lián)系應用水平也在不斷得到提升，其維度也經(jīng)歷了從一維到多維發(fā)展過程。

四、結束語

檔案管理工作在任何時候都是治理國家的重點領域。通過檔案管理工作，有效促進了國家政治、經(jīng)濟建設，奠定了我國在歷史上各個時期的地位。而隨著信息化建設不斷加快，使得檔案整理工作重要性得到進一步體現(xiàn)，通過研究和學習檔案整理核心與本質(zhì)，可以有效提升我國檔案管理水平，從而促進國家綜合實力建設。

參考文獻：

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