淺析信息化時代利用大數據提高基教檔案管理的服務意識

殷佳

【摘 要】基教檔案管理從單純關注檔案實體逐步轉移到關注數字化檔案管理下所有存儲的信息和數據，管理模式也會隨之產生很多新的改變和創新。傳統模式下的基教檔案管理是很有局限性的，信息化時代大數據利用使基教檔案得到了重生，使基教檔案管理的服務功能被重新挖掘，基教檔案管理在信息化時代下應用大數據是必然趨勢，它從單純的檔案管理逐步走向知識管理，大數據下的基教檔案管理煥發出新的能量。

【關鍵詞】基教檔案管理 ? ? 數字化 ? ? 大數據 ? ? ?信息化時代

隨著當今社會科學技術的日新月異，信息化時代的大數據應用層出不窮，它也為基教檔案管理提供了豐富的手段，學校的教學、管理等大量地被電子化、數字化，這給基教檔案管理既帶來了機遇，也相應提出了新的挑戰。一方面，它為基教檔案管理提供了一個很好的轉變契機;另一方面，傳統的基教檔案管理也已很難適應大數據時代信息化帶來的沖擊，從而促使基教檔案管理從單純關注檔案實體逐步轉移到關注數字化檔案管理下所有存儲的信息和數據，管理模式也會隨之產生很多新的改變和創新。可以預見的是，大數據時代下的信息化應用會為基教檔案管理開啟新的活力，提高基教檔案管理的服務意識就是其中之一。因為數字化管理正日趨成為基教檔案管理的最終手段，也是對傳統的基教檔案管理模式的新的延伸和發展。

一、傳統模式下的基教檔案管理局限性

傳統模式下的基教檔案管理存在著很大的局限性，它一般是應用手工收集材料并保存材料，管理人員把要存檔的材料（文件、書報、物品等）分門別類歸集一起，然后存放到檔案室中。這種檔案管理方式一直沿襲至今。傳統模式的檔案管理側重點是在收集、保存、編冊、編纂目錄，并要求存檔材料必須完整，對借閱者來說也相對復雜，不能使更多人同時使用，利用率受到很大局限。

由此可以看出傳統模式下的基教檔案管理存在著不小的局限性：

（一）管理檔案人員工作量繁重

基教單位擔負著培養一批又一批未來的希望之星的重任，檔案材料的進出頻繁且來源多樣，有新的教改政策，人員的職稱評定、流動，教學資料的備案等，整理收集消耗了大量的人力、物力，有時為了達到材料的完整性，還要加派人力去催辦、審查、核對才可進行存檔前的編目編冊，管理檔案人員工作量繁重，根本無暇進行服務上的創新。

（二）存檔物占據了極大的空間，有的已快到達極限

有些基教單位的檔案材料經過幾十年的日積月累，數量巨大，存儲的空間已達到了極限。如此不堪重負也令管理者束手無策，傳統檔案管理模式很早就遇到了瓶頸，進行變革已刻不容緩。

（三）檔案應用困難

過去傳統的借閱檔案者必須先填寫一份申請表，批復后借閱者必須到檔案管理現場等待管理檔案人員從大堆的文件材料中找出借閱者要的材料，費時費力。雖然當時也有一些目錄檢索等工具可以使用，但還是要花費借閱者和管理人員大量的時間，如碰到所借閱的材料先期已借出，就無法滿足后來者的借閱要求，更不要說在家里、外地查閱檔案了，阻礙了基教單位與共建單位的信息互訪、交流。

（四）檔案存檔安全性較差

由于傳統檔案來源大多為實物，多數為紙質的文件、記錄等，極易被蟲蛀、回潮發霉、鼠咬，也難防火情、水災、偷盜。如果被損壞的是獨此一物則損失慘重甚至滅絕。所以改變傳統的存檔方式迫在眉睫。

二、信息化時代大數據利用使基教檔案得到了重生

信息化時代大數據利用到基教檔案管理中已成為一種趨勢，現代化的信息技術對事物進行了數據化模式的處理，通過大數據對積累的數據進行組織評價、傳遞和應用、創新，產生了極大的價值。作為智慧城市一體化之一的基教檔案管理信息集成服務，它是智慧城市建設和發展的重要的一部分。政府通過它獲取大量的信息資源進行決策。信息資源的建設是智慧城市建設中重要的內容和基礎、各地各類檔案館（室）是海量信息的“集聚地”，加強檔案資源的數字化、信息化和網絡化建設，實現檔案信息資源的共享和集成服務，是檔案工作融入智慧城市建設的重要舉措。由此，利用信息化時代大數據讓基教檔案管理得到了重生，也讓過去根本無暇顧及創新服務的管理者騰出手來利用大數據的海量信息處理結果應用到服務的創新上。

（一）信息化、數字化的基教檔案管理需要知識管理

大數據時代的基教檔案者必須具有一定的知識積累，其職能的根本轉變在于能夠從海量的數據中提煉出有價值的信息讓有關科室、責任人進行及時的借閱、參考，從而最快速度地實行決策。

（二）信息化、數字化的應用是對基教檔案管理新的改革

信息化、數字化的應用，把原來紙質的、實物的材料都以數字化的模式呈現，它使使用者更快地應用這些數據進行必要地改進，極大地服務了基教一線的人員工作。例如：過去考評某一階段基教單位內德育工作開展有無提高，往往只能通過座談會等會議記錄后比對基教檔案管理內原有的德育評價存檔材料而評判;現在應用大數據先行輸入歷年內德育評判結果，再輸入當下的數據后，就可以一目了然地評判此階段基教德育教改成果。

圖1

（三）數據化基教檔案管理技術支持

圖2

數據化基教檔案管理模式，是一個有限開放的信息化平臺，為基教教育各個方面提供各自所需的信息、數據，所以要確保大數據的傳輸、歸納、收集，就必須確保內部信息交流網絡系統平臺的安全，通過安全的內部平臺系統讓資源達到共享。例如某基教特級老師的專題公開課：

A）在沒有數字化前的2次，借閱資料的人數是上升的，但隨后下降，主要原因是借閱不便。

B）到了后期，大數據數字化檔案平臺開放后查閱人數又有了新的變化，急劇升高，原因是借閱方便，網絡化了。

三、信息化時代下基教檔案管理的服務功能被重新挖掘

信息化時代利用大數據，極大地提高了基教檔案的管理的服務功能，并且被不斷重新挖掘，在不斷強化基教檔案管理信息化的同時，也極大地提高了它的智能化程度?；ヂ摼W平臺的應用實現了基教檔案的實時共享，提供及時、優質、高效的檔案材料給予基教工作，取得了豐碩的成果。剖析取得這些成果的原因，不難看到信息化時代下的大數據應用對基教檔案的管理進行了大變革，重新挖掘了基教檔案管理的服務功能。大數據下的基教檔案信息集成雖然是建立在網絡和信息技術基礎之上的，但它是一個系統化工程，它為查找檔案的人員提供了以下便利：

（一）集成檢索服務

基教檔案材料經過檔案檢索系統的集成，使原來數量龐大、內容多樣的檔案信息資源經集成檢索系統集中、獲取、整合、材料處理后，形成統一的檢索結果，并按用戶需要的方式呈現出來。

由于大數據下的基數檔案集成檢索服務提供了直觀的比對，從而使基教教育工作者在新一屆的學生中可以有的放矢地在二元一次方程課題上加大教改的力度，從而提高教改質量。

（二）“一站式”集成服務也必將更多地應用在基教檔案管理中

基教檔案管理不僅僅只有集成檢索服務功能，它在不斷發展的大數據時代，必將向更深層次的“一站式”集成服務發展。“一站式”集成服務是在數字化、網絡化和虛擬環境的技術基礎上，將相關檔案信息從不同信息源排列出來，并經過有效組織和整理有機地連接成一個整體，同時借助于網絡技術和應用者的支持，從而使利用者“一步到位”得到整合好的、滿足不同層次和范圍的檔案利用需求。

利用“一站式”集成服務功能，以上述圖的基教教案為例。同一年級（初二年級）學生考同一張試卷，不同學校的考試合格率也可以直觀地顯示在查閱者面前，比對的結果一目了然，從而使教授者從主觀到客觀上都有了一個新的認識，為今后的教改工作樹立了堅實的信念。

四、采用大數據應用的基教檔案管理工作安全服務

大數據應用的基教檔案管理工作也勢必要考慮到信息服務的安全性，在建設基教檔案信息集成服務平臺時，就要某些條例進行控制，根據基教檔案的類型以及查閱者的類型賦予其可以查閱檔案文件相關條例的權限，盡最大可能在保證基教檔案信息安全的前提下，充分滿足不同級別查閱者的需求。在特定的條件下加載安全控制功能等手段，既要服務好查閱基教檔案的客戶，又要維護好大數據應用下的基教檔案庫安全。

總之，基教檔案管理在信息化時代下應用大數據是必然趨勢，它從單純的檔案管理逐步走向知識管理，大數據下的基教檔案管理煥發出新的能量，正服務于我們早日實現中國夢的基教教育事業中。它通過“應用”使基教檔案有了能力，再通過“創新”使基教檔案從而為基教檔案工作打開了一扇明亮的窗。

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