淺論移動辦公新趨勢

文/山東協(xié)和學(xué)院 王敬 胡麗 張晶

隨著電子移動辦公工具的普及推廣，代表舊時代辦公體驗的筆記本早已被人丟入垃圾桶中，當(dāng)代人拋棄了紙、筆和PC，以移動、云、社交為核心的新介質(zhì)正在掀起一場辦公模式的重大變革。如今在多數(shù)“辦公室的使用率通常只有45%”的情況下，固定的流程式辦公并不是企業(yè)發(fā)展的明智選擇。來自思科的調(diào)查表明，越來越多的人更傾向于3A辦公模式——使得在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything），成為真實的辦公場景。這表明當(dāng)前許多企業(yè)對移動辦公具有強烈的需求。而如何構(gòu)建一個可支持移動辦公的管理流程卻是企業(yè)亟待解決的問題。

一、提高決策效率

傳統(tǒng)的管理模式中，公司領(lǐng)導(dǎo)審批一項合同，要走完全部審批流程需在一周左右。而現(xiàn)在，這個效率問題，僅通過一部手機，就可以被大大提高，時間被縮短至1-2天。移動辦公不僅是一場“工作方式的革命”，對于企業(yè)更是一場管理模式的“翻新”。

若是企業(yè)提高決策效率，也意味著降低成本。每個企業(yè)無時無刻不在尋找“開源節(jié)流”的辦法，而移動辦公正是代表著降低成本的先進(jìn)方式。

但是轉(zhuǎn)換辦公場景后，很多從PC端移植過來的業(yè)務(wù)模式不適用于移動端。在移動辦公的推行過程中，要想提高效率，原來的業(yè)務(wù)流程面臨著重新構(gòu)建的壓力。

以銷售系統(tǒng)為例。業(yè)務(wù)重點從側(cè)重的企業(yè)內(nèi)部銷售管理轉(zhuǎn)向讓銷售人員更加方便地獲取客戶相關(guān)的信息。甚至可以利用移動設(shè)備快速地在手機上發(fā)起訂貨，直接與客戶達(dá)成交易。而這必然需要對企業(yè)的IT系統(tǒng)進(jìn)行重建，否則就失去了辦公模式變革的意義。

除了IT系統(tǒng)的建設(shè)，支撐移動辦公更重要的要求是企業(yè)從經(jīng)營伊始就應(yīng)該把自身視作一個“移動端”來進(jìn)行設(shè)計。在這個過程中，明確重構(gòu)管理體系是要適應(yīng)“快”節(jié)奏，因為這樣最終才能符合移動辦公模式。

二、柔化管理機制

在一個企業(yè)，只要有無線網(wǎng)絡(luò)，無論是在辦公室的哪個角落，甚至于辦公室以外的場所，員工都可以進(jìn)行辦公。同時，社交媒體的快速滲透，也對移動辦公起到了推波助瀾的積極作用。最明顯的例子便是，一個人在自己的社交區(qū)域看到一個精彩的文案，受益匪淺，對自己的業(yè)務(wù)產(chǎn)生了重要啟發(fā)，他便可以隨手一點分享到朋友圈，任何人都有話語權(quán)，集思廣益，話題的決策者，通常是公司領(lǐng)導(dǎo)，若覺得群組成員討論的方案完全可行時，就可以馬上安排人進(jìn)行落實。

在當(dāng)今社會，存在著眾多此類的知識工作者，他們只需要管理者在開始確立一個具體的目標(biāo)，做出一個投入產(chǎn)出比的預(yù)算表，在轉(zhuǎn)化的中間過程，具體的負(fù)責(zé)人發(fā)揮主觀能動性，實現(xiàn)轉(zhuǎn)化，至于業(yè)務(wù)實施過程并不重要。所以，管理者可以利用社交媒體的優(yōu)勢，更靈活地管理員工并達(dá)成目標(biāo)。因為員工是否積極主動完成工作，在于管理機制的柔性化，而不是僵硬的流程束縛。

三、稀釋組織邊界

如今面向企業(yè)的移動辦公平臺（例如微信）領(lǐng)域方興未艾，有著極大的發(fā)展空間。移動辦公平臺最關(guān)鍵的是在企業(yè)內(nèi)部連接人與人，連接人與服務(wù)。而目前大多數(shù)的企業(yè)都采用傳統(tǒng)的層級管理，在這種管理模式下，任何問題均需層層匯報，企業(yè)內(nèi)部的組織邊界劃分得很清楚。盡管不同部門、崗位間也會有業(yè)務(wù)往來或者交叉的情形，但受限于管理方式的阻隔，因利益關(guān)系形成一個個的“信息孤島”成為普遍現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)部也因這種“信息孤島”的存在而存在溝通不順暢的情況。

移動辦公毫不客氣打破了此類屏障。在移動辦公平臺的工作空間里，企業(yè)客戶可以將自己的微博、微信、團隊日歷等諸多移動應(yīng)用放上去，員工們可以在上面完成一些日常事務(wù)、同事交流及互動，打破了部門壁壘與地域限制，讓企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作效率提高不少。通過移動辦公系統(tǒng)，在組織內(nèi)部將割裂的信息連接起來，讓員工的協(xié)作越來越繁密，組織也越來越扁平化。

四、提倡全員協(xié)作

如今，越來越多的企業(yè)注重企業(yè)的信息化建設(shè)，而在投入的途徑上也發(fā)生了變化——放棄ERP，轉(zhuǎn)而布署移動OA、移動CRM以及云辦公等。企業(yè)的運營模式也深深受著上述辦公應(yīng)用的影響，傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理模式必須進(jìn)行重新定位和構(gòu)建。

移動辦公是一個更加全員性的工作模式，公司管理過程中處理事情需要快速與高效，不能程序化。業(yè)務(wù)快速推進(jìn)必須依靠全員協(xié)作與溝通，這也正是移動辦公的最終目的。

五、結(jié)語

綜上，企業(yè)應(yīng)該明確自身信息化建設(shè)方向，通過加緊移動辦公的建設(shè)與市場競爭力的緊密聯(lián)系，拓展發(fā)展空間。企業(yè)必須認(rèn)識到移動辦公建設(shè)的必要性，在已有的管理體系中逐步引入移動辦公，以彌補原有管理體系決策效率低下、管理僵化、溝通不暢的缺陷，來實現(xiàn)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的信息化。但更重要的是企業(yè)管理水平和專業(yè)人才，技術(shù)與管理應(yīng)同步進(jìn)行，這才是決定企業(yè)信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵因素。