高職院校檔案工作規范化管理建設探析——以重慶科創職業學院檔案館為例

文/重慶科創職業學院檔案館 李玲

檔案信息是一種無形資產，也是學校的寶貴財富。為避免檔案信息資源流失，必須健全檔案管理制度，因為只要有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化實施，這也是檔案管理工作順利進行的保證。本文結合重慶科創職業學院檔案館的管理工作實踐，對高職院校檔案工作的規范化管理建設進行探析，意在提高高職院校檔案管理水平與質量。

一、開展規范化管理建設實踐工作

規范化管理建設是指為使我校檔案館對檔案資源、工作流程、管理方法開展管理與服務的各項工作范圍內獲得最佳秩序，取得最佳效果，實現最佳目的，對實際的或潛在的問題指定共同的和重復使用的系列規則而開展的系列科學有效的管理建設活動。

（一）構建科學的管理體系。我館根據學校的實際情況，按照學校領導的指示精神，針對讀者的需求和我校的教學運行特點、人才培養模式以及學校發展規劃，在業務管理工作實踐中形成了紙質檔案管理、電子檔案管理等工作模式。

1.檔案收集：（1）收集的材料包括：收集本校黨政管理、教學、等形成的具有保存價值的文件、聲像材料以及上級機關公文，會議交流材料等。（2）內容要求：要求歸檔的文件材料齊全完整；載體和書寫材料等符合標準。

2.檔案整理：紙質檔案材料整理分類→排列→編號→編制卷內目錄→裝訂→填寫軟卷皮封面→卷內備考表→負責人簽字、整理立卷人簽字與立卷時間→分類入柜排序的整理工作流程。

3.檔案保管安全管理要求：檔案庫房是存放學院檔案的重地，我館嚴格按照庫房“八防”——防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光和防霉要求加強庫房管理。

（二）實施規范化的管理工作。為提高接收、整理、加工、保管、借閱等各項管理工作的效率與質量，有效地規范各項管理工作行為與操作方法，我館在學校主管領導的支持下，制定了《檔案規范化管理條列》等實施系列管理標準，特別是《技術管理規定》，以通俗易懂的文字、圖、表的形式對檔案的裝訂材質、尺寸、規格、字體、組裝形式、組卷內容、立卷方法等都作了認真與詳細的規范化規定，具有很強的實用性和可操作性，為提升我館的檔案工作規范化管理建設提供了技術保障，使我館的檔案管理工作有章可循。

（三）完善規范化的管理制度。科學有效的管理制度是開展各項管理工作的前提與保障。我館針對檔案管理工作的各個管理環節與管理模式，圍繞規范檔案管理工作，從實際出發，結合學校規范化管理建設的總體要求，先后制定了信工學院檔案管理規定，學院檔案實體分類方案等為主的管理運行制度，以確保各項管理環節的暢通、有序、到位；使我館檔案管理工作進入制度化管理進程，做到了有規可依，有章可循。

二、開展規范化管理建設實踐的思考

通過開展檔案工作的規范化管理建設，我們雖然收到了一定的成效，但要清楚地認識到我館目前仍存在一些不足，還有待于進一步的找出差距，總結經驗教訓，尋求科學的解決路徑，提煉出有效的解決方法，形成科學的規范化管理建設思路。

（一）要重視檔案管理工作。學校各級領導要高度重視檔案管理工作，自覺提高檔案管理意識，將檔案管理與各部門的工作管理結合起來，將檔案管理作為部門管理考核的一項重要內容。眾所周知，檔案資源是為學校各項管理工作服務的，所以，學校各部門在強調教學工作的重要性時，也不要忽略了檔案管理工作的重要性。在思想上要樹立檔案資源保護意識，在實際行動上要對檔案管理工作抓嚴、管緊，對檔案資料要嚴格整理和保護，堅決杜絕檔案信息資源的流失現象。要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，加強檔案工作的規范化管理建設，提高檔案工作管理質量與水平，讓檔案資源更好地為學校發展服務。

（二）加強檔案人員培訓。從總體來講，我校檔案管理人員專業素質不高，要適應學校的發展與變革中的檔案工作管理，還需要加強對檔案人員的培訓教育，在實際工作中要做好以下方面的工作：

首先，要加強檔案人員的專業培訓。檔案人員必須具備最基本的檔案管理的專業知識，對檔案工作內容、工作流程、服務方法有細致的了解，對檔案工作事務有清楚的認識。因此，應不定期地對檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規程進行培訓，讓檔案人員熟悉業務技能，增加專業知識。。

其次，要保持檔案人員的穩定。由于檔案工作相當繁瑣、細致，既有大量機械重復性的簡單勞動，還有精深細密的腦力勞動，另外還存在繁重的體力勞動，面對像收集、立卷、組卷等機械、單調、缺乏技術性與創造性的工作，檔案人員容易產生枯燥乏味的情緒；面對技術含量高的工作又表現出恐懼、厭煩情緒；而面對大量繁重的體力，又會體力透支，容易產生失落、悲傷的情緒，所以，檔案工作的職業特性容易造成檔案人員的不穩定性。

[1]羅詩銘.淺談基層檔案工作中存在的問題及對策建議[J].重慶檔案，2013(12):15～16.

[2]高等學校檔案管理辦法（2008 年9 月1 日 教育部令第27 號令）