淺談辦公室行政管理工作

文/中鐵建工集團有限公司國際工程公司 白莉

辦公室行政管理具有多層次、綜合性以及具體任務多樣化的特點，為了科學有效地開展工作，必須遵循服務第一原則、制度化原則、科學化原則和勤儉辦事原則。辦公室行政管理的根本目的，是為行政機關有效地工作提供各方面的服務。首先，搞好服務是辦公室行政管理的主要任務，也是辦公室行政管理工作的出發點和歸宿點。要堅持服務第一的原則，為領導者的工作需要和公司的正常運作提供服務。其次，由于行政機關的行政事務繁雜，要使工作順暢有序地進行，就必須建立健全各項規章制度，保證公司管理工作有章可循，人員各司其職，做到事事有人管，件件有落實，從而提高工作效率和質量。第三，辦公室管理工作千頭萬緒，要采取科學化的方法，使工作定量化、條理化、系統化，同時引進先進設備，有效地提高辦事效率。第四，要厲行節約，反對浪費，堅持勤儉辦事。要加強財務管理，合理使用經費，在提高辦事效率的同時，降低管理成本。辦公室作為一個綜合的、全面的辦事機構，既擔負著執行、調研等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協調、業務接待、通訊收發等微觀服務任務，是一個公司承上啟下、協調左右、聯系內外的“樞紐”。新的形勢對辦公室強化政務、搞好事務、規范服務等方面提出了更高的要求。結合工作實際，筆者就做好新時期辦公室行政管理工作發表一些觀點。

一、充分認識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個公司的“窗口”。一方面，從辦公室的地位來看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個公司正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經常性的聯系工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位通常被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務工作，人們也是從這個“窗口”來看待和評價公司工作的。另一方面，從提高辦公室的整體效率來看，機關各業務部門只負責本業務系統的工作，而每一項工作各個環節合理、準確、及時地銜接，都要靠辦公室綜合協調、處理和解決。業務部門的單一性要靠辦公室來完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，還要懂得各業務部門的業務準則，只有認識、找準行政管理工作特定的位置和職能，才能樹立全方位為民服務的觀念；只有積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，提高辦事效率，促進辦公室各項工作有序、穩定、正常地開展。

二、正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看，辦公室的工作主要是上級部門以及本公司下達的各項行政工作，對象主要是領導和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有以下四個方面：

（一）助手作用。辦公室對上級機關的部署結合本公司領導的意見貫徹執行，并組織實施和檢查落實執行，對加強機關管理、維護工作秩序、保證工作質量起到組織、執行的作用。

（二）參謀作用。辦公室人員要經常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結經驗、提出改革建議，及時向領導匯報并提出建設性參考意見，作好領導的參謀。

（三）協調作用。辦公室在管理工作中需要負責協調工作，以維持正常的工作秩序，及時轉達傳送上級主管部門以及本公司領導的各項指示精神，主動協調好各部門的關系，起著承上啟下、聯系內外的“樞紐”作用。

（四）保障作用。辦公室既要保證上級主管部門以及本公司分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同公司內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協力完成各項任務。

三、辦公室工作要處理的三個矛盾

（一）大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區別主要體現在服務性上，這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為工作的出發點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局工作的基礎和前提。

（二）主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但是要做好辦公室工作，又必須發揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手、提前準備；對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，主動做好超前服務。

（三）“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意、當參謀，一定要把握“度”，即掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。

四、做好辦公室行政管理工作的關鍵

要想發揮好辦公室的整體功能，關鍵是提高辦公室人員的整體素質，培養良好的工作作風，在行政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創新、樂于奉獻。

（一）要增強服務意識，敢于面對矛盾和問題。在繁雜的事務中保持清醒的頭腦，對工作認真負責、甘于吃苦、樂于奉獻，講究原則性、規范性。要保持嚴謹細致、一絲不茍的作風，嚴格用各種紀律和規章制度要求自己。無論是大事小事，都要時刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。

（二）要努力提高能力，主動適應辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣、綜合性強，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務，還要當好領導的參謀和助手。要始終保持良好的工作心態，在被動服務中尋找主動，探索做好行政管理工作的新路子。要注重對新知識、新問題的學習研究，在規范服務、搞好事務等方面主動地去思考和執行。

（三）要強化團隊觀念，注重與同事建立良好的合作關系。辦公室工作雖然各有分工、各有職責，有些依靠個人力量是能夠完成的，但更多要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，就必須建立起同事間良好的工作關系，最大限度地發揮潛力。辦公室工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取長補短，多與同事溝通，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同事的協調銜接，集思廣益，共同進步，不斷提高工作質量和效率。

（四）要提升創新意識，學文件、想問題、出主意要有新思路和新理念。做事有前瞻性，制定工作計劃要新穎、獨特，要結合本單位的特點，有時代和時效特點而不是照搬照抄；工作要走一步想三步，做到通盤考慮，要按照“PDCA”循環做到“計劃—執行—檢查—處理”；同時學習方法也要不斷創新，利用網絡、計算機和各類辦公室軟件學習運用，不斷提升工作能力，與時俱進。

總而言之，作為一個溝通上下、聯系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協調工作，使領導之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統一，從而最大限度地調動公司和個人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。

[1] 秦懷茂.從行政管理角度談做好辦公室工作的認識[J].新疆財經學院學報，1999(4).

[2] 段根良.努力適應新形勢需要，不斷提高辦公室工作整體水平[J].西北工業大學學報(社會科學版)，2001(2).