淺談醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理

文/濟南市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心　姚遠

淺談醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理

文/濟南市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心姚遠

【摘要】人力資源管理是企業(yè)發(fā)展的重要管理內(nèi)容，檔案管理作為人力資源管理中的基礎(chǔ)，在科技的發(fā)展與帶動下積極構(gòu)建信息化管理成為新時期的發(fā)展要求。近年來，我國醫(yī)療水平不斷提高，醫(yī)療機構(gòu)不斷增多，合理安排職工崗位、招聘選拔、績效考核、日常培訓，保證醫(yī)療機構(gòu)的和諧發(fā)展離不開人力資源管理，其中建立起高效的檔案信息化管理系統(tǒng)逐漸成了提高檔案管理工作水平的主要組成內(nèi)容。本文著重分析了醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理的內(nèi)容，為人力資源部門提供決策依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療機構(gòu)；人力資源；檔案信息化；管理

一、醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理的基本概述

在科技的發(fā)展下，我國醫(yī)療機構(gòu)實施人力資源檔案信息化管理以計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為發(fā)展載體，從整體角度出發(fā)，人力資源檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理方式有著明顯的區(qū)別與管理優(yōu)勢。其一，職工基本信息更新更加方便，現(xiàn)如今我國諸多醫(yī)療機構(gòu)所采取的考評方式為績效考核，但是在整個發(fā)展過程中職工的各項考核指標會發(fā)生變動，如果仍舊采取傳統(tǒng)檔案管理方式，那么則會增加人力資源部門的工作量，降低工作效率。但是利用檔案信息化管理系統(tǒng)不僅實現(xiàn)快速更新檔案資料，修改檔案內(nèi)容，存儲檔案，并且能夠保證醫(yī)療機構(gòu)檔案的準確性。其二，我國醫(yī)療機構(gòu)之中人力資源檔案是醫(yī)療行業(yè)的重要保障與憑證，也是醫(yī)療工作人員進行職稱考核與申請?zhí)岚蔚闹饕獏⒖紭藴剩虼耍肆Y源檔案管理起到了至關(guān)重要的作用，利用檔案信息化系統(tǒng)可以在搜索個人信息時更加方便快捷，并且能夠制定員工計劃、實施績效管理、提拔人才、考核人才提供材料證明。因此，醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理方式能夠提高工作效率，減少工作量，節(jié)約檔案查閱時間，保證人力資源檔案的全面性與準確性。

二、醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理的主要內(nèi)容

（一）進一步規(guī)范醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。從我國醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展歷程分析，人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項非常基礎(chǔ)的工作，其中主要表現(xiàn)在三點：（1）需要根據(jù)相關(guān)材料目錄完善個人檔案，填寫個人工作簡介等；（2）在個人填寫之后需要經(jīng)過相應(yīng)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導的審核與審批之后錄入目錄庫，比如像專業(yè)技術(shù)職務(wù)的申請表；（3）個人的生活履歷、工作狀況、考核情況均需要人力資源部門進行記錄與整理。其中，以上三點的材料信息主要表現(xiàn)為兩種形式，分別是數(shù)字為主的電子信息檔案，比較常見的有電子表格；由紙質(zhì)檔案所轉(zhuǎn)化成的電子信息檔案，比如經(jīng)過掃描對非電子檔案進行識別，處理成數(shù)字文檔或者圖片格式，但是這種電子檔案由于受到諸多因素的影響，往往需要進行加密處理。

（二）建立檔案的電子化管理。所謂的檔案電子化管理主要是指人力資源部門在辦公過程中所產(chǎn)生的檔案信息，或者將圖片、圖像、影像等檔案進行數(shù)字化處理。在建立檔案電子化管理中需要做到三方面，一是要實現(xiàn)對非電子檔案的電子轉(zhuǎn)化，比如在醫(yī)療機構(gòu)中比較常見的檔案信息便是紙質(zhì)檔案，在經(jīng)過掃描之后將其進行格式的轉(zhuǎn)化，從而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理。而是積極開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)軟件，真正實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理電子文件與檔案管理的相互兼容，就目前而言，我國部分醫(yī)療機構(gòu)人力資源所開發(fā)的系統(tǒng)軟件與檔案管理不兼容，兩者相互獨立，無法實現(xiàn)資源共享，無法及時轉(zhuǎn)換成檔案管理信息。因此需要相關(guān)部門積極開發(fā)系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動下載，按照檔案的歸檔模式實現(xiàn)真正意義上的歸檔。三是實現(xiàn)電子檔案的完整性管理，將電子文件從處理到形成融入信息化系統(tǒng)之中，并且真正保證其檔案資料的真實性與完整性。

（三）對檔案目錄的輸入方法進行規(guī)范。在當前科技的發(fā)展與信息化技術(shù)的帶動下，我國醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理已經(jīng)成為一項發(fā)展趨勢，由于醫(yī)療機構(gòu)所涉及的內(nèi)容比較多，人力資源部門需要創(chuàng)建不同的數(shù)據(jù)庫才能滿足信息化的發(fā)展需求，其中在對數(shù)據(jù)庫進行建立的時候需要積極做好目錄的輸入工作，在對檔案信息進行搜索的時候只要在目錄中輸入關(guān)鍵詞便可以短時間內(nèi)查找到需要的信息，這不僅保證了檔案信息化建設(shè)的合理性，并且也是構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)的主要內(nèi)容之一。除此之外，在將紙質(zhì)資料經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)化成電子檔案之后，則需要保證信息轉(zhuǎn)換的準確性以及完整性，必要時候還需要做好加密處理。

（四）加強對醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理隊伍的建設(shè)。根據(jù)筆者分析與調(diào)查，我國醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理部門員工年齡比較大，對計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)認識不足，缺乏操作能力以及理解能力，甚至部分工作人員在進行信息化檔案管理的時候無法掌握操作的要領(lǐng)，對檔案信息化管理而言具有一定的阻礙作用。因此需要加強對管理隊伍的建設(shè)，醫(yī)療機構(gòu)定期開展培訓工作，進一步提高人力資源檔案人員的工作能力以及計算機能力，此外，醫(yī)療機構(gòu)還要通過招聘的方式引進新型人才，不斷充實人力資源檔案管理團隊，促進醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理得到創(chuàng)新發(fā)展。

醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理是促進醫(yī)療機構(gòu)有序發(fā)展的關(guān)鍵因素，只有不斷更新管理機制、提高人員素養(yǎng)，加強技術(shù)更新，才能從根本上提高檔案信息化管理的水平，才能為醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)決策與數(shù)據(jù)支撐。

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