淺談醫院人事檔案管理存在的問題及改進對策

文/福建省泉州市光前醫院　林彩鳳

淺談醫院人事檔案管理存在的問題及改進對策

文/福建省泉州市光前醫院林彩鳳

【摘要】做好檔案管理工作，對醫院的發展起著重要作用。隨著信息技術發展以及醫院人事制度不斷發展，醫院人事檔案管理也存在各種問題。如何解決檔案管理中出現的問題，需要我們積極主動思考，找出改進對策。

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；問題；改進對策

一、醫院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）醫院領導對人事檔案管理的重視程度不高。長期以來，部分領導對人事檔案工作的認識存在一些誤區，認為人事檔案管理不能給醫院創造經濟效益，因此只要不丟失、不泄密、能查閱就可以，因此檔案應有的價值未能得到很好實現。這常常導致檔案管理硬件設施資金投入不足，整檔設備不符合標準要求，檔案室防火防潮防蛀等“六防”設施沒有得到有效改善，保障工作不到位。而在管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，以及沒有對紙質檔案進行防護，造成紙張發黃變脆、字跡褪色、破損等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

（二）人事檔案管理力量薄弱，管理水平不高，方式落后。有些醫院人事管理人員由非專業人員兼任和管理。這就導致有的醫院檔案管理人員存在業務不精，責任意識不夠強的問題。有的醫院由于崗位變動、人員調整等原因，檔案管理人員流動性較大，甚至導致業務銜接斷檔。有的檔案管理人員責任意識不強，檔案管理制度執行不到位，檔案隨意查（借）閱、轉遞手續不完備，干部檔案材料轉遞不及時，嚴重的導致檔案丟失或者檔案遭篡改的后果。長此以往導致人事檔案工作常常處于被動狀態，難以高質量地為醫院的人才建設服務。

（三）檔案管理制度相對不完善。隨著社會的發展，醫院的人才流動以及人事制度不斷改革發展，人才流動日益頻繁，而人才的流動常常造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。醫院在選拔和使用人才時沒有嚴格的人事制度，手續不斷簡化。這樣常常導致人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，這樣常常會影響到醫院人事的任用。例如某些醫院為吸引高層次人才，開設綠色通路，簡化程序，通過簽訂協議、重新建檔等方式引進人才，致使許多個人“棄檔”，導致出現“有檔無人”和少部分“有人無檔”現象。

（四）醫院人事檔案管理信息化程度不高。隨著計算機辦公設備的不斷創新，,其強大的功能已為人們深刻認識。它已進入各個領域并發揮著越來越重要的作用，使用計算機對人事檔案信息進行管理,具有手工管理所無法比擬的優點，例如：檢索迅速、查找方便、存儲量大、保密性好、成本低等，這些優點能夠極大地提高人事基本檔案管理的效率。但有的醫院仍將檔案信息輸入計算機、資料檢索、調閱檔案等仍習慣采用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施，這樣既降低了工作效率，且工作容易出現失誤。其次有的醫院辦公硬件和軟件還處于落后的水平，例如電腦硬件設備老化，軟件沒有及時升級等，導致檔案管理人員在工作中遇到各種困難。

二、醫院人事檔案管理工作的改進對策

（一）醫院領導應重視干部人事檔案管理工作。把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到醫院的議事日程。人事檔案管理的負責人要主動向醫院領導反饋人事檔案管理中遇見的各種問題和困難，醫院在資金和設備上要給予工作上的支持。醫院要成立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。其次檔案管理工作的基礎建設要向標準化、現代化發展。醫院要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，定期檢查庫房的防火、防潮工作，確保檔案的安全。

（二）提高檔案管理人員的業務素質和責任意識。新形勢下要提高檔案管理的水平，就必須要有專業素質和責任感強的檔案管理人才。醫院首先要培養檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習現代化管理檔案管理工作的新知識、新技術。醫院應積極組織檔案管理人員參加上級主管部門定期組織的業務培訓，讓他們提高檔案管理的技術水平。其次可以開展崗位競爭機制，通過各種考核機制，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。最后醫院要將檔案管理人員的培養納入醫院人才培養計劃，建立激勵機制，調動他們工作的積極性。加強人事檔案管理人員隊伍的建設對醫院的長期發展有著不可忽視的重要性。

（三）完善醫院的檔案管理制度。完善醫院的檔案管理制度是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院基礎管理水平的需要，并在醫院建設和發展中發揮著越來越重要的作用。因此檔案管理工作的需要應及時制定《檔案庫房管理條例》、《檔案員工作責任制度》、《檔案保管保密管理制度》、《檔案借閱制度》等相關制度，同時要切切實實地落實將檔案管理工作的制度。醫院檔案管理制度不僅能夠規范歸檔管理工作的內容、方法以及步驟，同時也規范了檔案工作人員的思想和工作。醫院檔案管理制度是醫院積累檔案財富的重要保證。

（四）加強醫院人事檔案管理的信息化升級。在當今，要提高檔案管理工作的質量和效率，引入信息技術手段勢在必行。要加大信息化技術的使用，充分利用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等資料變成數據，推動干部人事檔案信息化。要完善人事檔案數據庫系統，加快信息化步伐，充分利用專業化管理軟件對檔案編目、檢索、借閱、查詢等工作，同時對相關檔案材料及數據做好備份，從而保證干部人事檔案信息的真實性時效性。要在注重保密的前提下，提高利用效率，通過信息化技術手段對檔案進行合理靈活的開發利用，以期更好的服務醫院的人才建設。

總之，醫院的人事檔案管理工作是醫院發展的重要組成部分。現代社會的發展推動著人事制度不斷的改革的同時，也給人事檔案事業帶來了挑戰。針對醫院人事檔案工作中存在的問題，醫院首先要高度重視，并努力提高檔案管理工作人員的業務素質和責任意識，建立完善的檔案管理制度，加強檔案的信息化建設。隨著社會的發展，醫院人事檔案管理工作也應該積極轉變思路，從而才能與時俱進。

參考文獻：

[1]姜月先.新形勢下醫院人事檔案管理存在的問題及其對策.醫學信息學，2010（10）.

[2]周渝霞，董文富.新形勢下醫院信息化建設的幾個問題.現代醫院，2005（05）.