有關監獄檔案信息化管理的問題及其措施探究

文/新疆福海監獄　王慧

有關監獄檔案信息化管理的問題及其措施探究

文/新疆福海監獄王慧

【摘要】隨著監獄信息化工作的快速發展，信息化管理手段和方式也逐漸進入監獄管理的各個方面。監獄檔案作為信息的主要載體之一，其管理工作也會逐漸被信息技術滲透，開始朝著現代信息管理化方面發展，并將檔案管理并入監獄管理的整體規劃之中，加強監獄系統的檔案信息化建設，具有十分重大的現實意義。筆者結合多年從事監獄檔案工作的經驗，對監獄檔案的信息化管理中存在的問題及其措施，談談自己的認識和建議。

【關鍵詞】檔案；監獄；信息化管理；問題；措施

監獄檔案是對國家執法過程的一個詳細記錄，它能很細致的反映出國家執法機關在人員配置、發展經濟、調整布局、教育改造等等方面的工作過程，這些信息資料非常具有保存價值。目前我國的檔案信息化管理，在國內各種信息技術的催生之下取得了良好的成績，但是在促進我國檔案發展的同時，也存在不少的漏洞與問題，本文擬從目前存在的這些漏洞以及問題出發，探討在當前條件下的幾個主要的解決措施。

一、當前監獄檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案信息化管理理念有待提升。檔案信息化管理需要依托現在信息技術，以現代信息技術為手段，對傳統檔案信息文件進行管理，但由于現代信息網絡技術以及網絡管理方式與傳統的檔案信息管理存在的差異性，導致這兩種管理方式也存在很大的差別，監獄從事檔案管理的工作人員，大多數都是兼職人員，沒有經過專職的培訓，導致很多的檔案管理人員在初開始著手此項工作時，無法快速的適應以及應用，或多或少給工作造成了一定的麻煩。再加之傳統檔案管理工作的束縛，對信息管理存在一定的抵觸心理，便無法真正地認識到信息管理系統對于檔案管理的重要性，一定程度上阻礙了檔案信息化管理工作的順利展開。

（二）檔案信息化管理安全性和規范性有待完善。首先是安全性。檔案信息資料在管理時安全性是第一首先需要保障的，但利用現代計算機保存檔案資料，計算機系統、硬盤安全問題，以及網絡存在的各種風險問題，一定程度上都對檔案信息的安全問題帶來了風險。再加上檔案信息管理工作人員安全意識匱乏，更是讓檔案信息安全岌岌可危。

其次是規范性。檔案種類的紛雜多變給檔案的管理工作帶來了很多的困難，我國目前在這一方面并沒有做出統一的規定，檔案形式多種多樣，而監獄系統各單位都有自己一套的資料歸檔方法，管理標準以及形式等都不一致，這便給管理工作帶來了極大的困難，嚴重影響了檔案信息化的管理效率。

（三）檔案信息化管理技術有待提高。檔案信息一直都是資料信息的第一手來源，確保其長期有效性是檔案管理工作的首要前提。在檔案管理工作逐漸信息化之后，這一要求便對計算機以及檔案存在主體提出了新的挑戰，檔案存儲載體的穩定性，硬件平臺運作的長效性等，都是目前我們面臨的技術性問題。

三、檔案信息化管理水平提升措施

（一）管理者管理理念的升級。檔案管理無論是傳統的管理方法還是現在逐漸推進的信息技術化管理，操作運行主體都是人，因此加強管理人員的網絡意識，幫助檔案管理人員重塑信息化管理理念，提高監獄檔案人員的整體素質，是我們推進檔案信息管理工作的首要前提，否則，無論多么科學的信息化管理機制都無法有效地運行開來。具體來說主要有以下幾點的操作方法，組織管理人員赴外學習；開展監獄系統的監獄工作交流會；聘請專家前來講座；組織檔案信息化管理相關活動或者競賽等等，從這些方面入手，從根本上提高檔案管理人員的管理理念。

（二）安全性和規范性的完善。安全性對于監獄檔案管理來說至關重要，因此，監獄檔案管理人員更應該樹立起牢固的檔案安全意識，在這里我們需要重點強調一下網絡完全意識。網絡完全是保障檔案信息化管理的基本條件，除了基本的意識建立，還有就是技術層面的突破。同時為了確保文件安全，還應該根據檔案性質建立文件安全管理機制，以對文件的流轉過程進行監督跟蹤，準確把握文件的形成，確保文件安全。要按照信息安全、管理職責以及設備管理等因素，對電子信息管理系統的操作件功能上進行科學嚴謹的設計，并結合口令管理等新興的技術手段提高認定的精確度，確保檔案信息的安全性能。

（三）加強檔案信息化管理的標準性。檔案信息化標準性主要包括兩個方面，一是檔案管理規范的標準化，另一個則主要是指具體操作工作的規范化。管理規范可以進一步完善檔案管理，使檔案管理工作有條例可以依，使整個工作可以有條理，有順序地進行。管理操作流程的規范，可以使工作不至于因為交接、人員流動等外部原因出現斷層，從而保證檔案的信息管理的安全性與可靠性，確保檔案信息化管理的有效性與質量性。因此，在實際工作中務必要建立并完善工作機制，根據工作機制進行管理工作，務求檔案信息化管理工作的高效高量。

（四）軟硬件技術水平提高。檔案信息化管理離不開優良的信息技術的支撐。首先是最基本的硬件設備。穩定、安全、可靠的機器硬件設備可以從源頭上幫助我們為檔案信息管理提供一層基本保障。其次是軟件操作系統，根據檔案的類型與式樣，建立科學規范的軟件操作系統。當然在建立這一操作系統時我們需要適時考慮一下硬件設備與軟件程序的契合度，以保證整個操作系統可以效率運行。最后是機器與軟件的維護與更新。檔案系統并非固態形式，其跟隨外部環境的變化一直處于一種動態之中，因此需要定期對其進行必要的維護與更新，使檔案信息管理系統可以處于最佳狀態，從而發揮最大運行效率。

檔案的信息化管理是現代信息技術時代的必然趨勢，在檔案管理由傳統向現代過渡的過程中，問題與缺陷必可避免，但只要謹慎對待便可以即日突破，借助現代技術手段加快監獄檔案管理工作的信息化步伐，充分發揮好監獄的自身優勢，確保監獄檔案信息化發展。

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