高校檔案信息化研究綜述

文/池州學院辦公室　王榮

高校檔案信息化研究綜述

文/池州學院辦公室王榮

【摘要】通過對近十年間的高校檔案信息化方面的文獻進行統計，分析了我國高校檔案信息化的研究進展情況，并對高校檔案信息化研究內容進行歸納和總結，以期對我國高校的檔案信息化建設服務，為高校信息化建設的發展提供理論依據，從而推進我國高校檔案信息化發展的進程。

【關鍵詞】高校；檔案；信息化

隨著信息網絡技術的迅速發展及教育體制的不斷改革，高校檔案信息化建設的問題已得到檔案學者的高度重視。加快高校檔案信息化建設不僅是適應高校管理現代化、規范化的需要，更是時代的要求和社會發展的必然趨勢。為人民服務是每一位檔案工作者的工作目標，高校檔案信息化建設應該通過檔案信息數字化、管理規范化、服務網絡化等多種手段，有效整合學校檔案信息資源，以滿足校內外檔案利用者的需求。

一、論文統計分析

筆者選擇在中國知網的總資源庫進行查閱調研，以提高其查全率，在中國知網上查找到以“主題”為檢索項，2004年至2013年關于高校檔案信息化的論文共計408篇，下面是對這408篇論文的詳細統計分析。

（一）論文發表時間與數量分析。為了更加準確地了解到高校檔案信息化這一領域的研究狀況和進展，筆者根據本文檢索方法，對這一領域十年間發表文獻的年度及其數量進行了比較分析。

從發文總數量看，專門論述高校檔案信息化的論文還是比較多的，從發文數量的整體走勢來看，由圖1我們可以了解到，2004年至2013年間有關此研究的論文，在數量上整體呈逐年上升趨勢，到2013年達到頂峰，由此可知，有關高校檔案信息化的研究在近些年倍受檔案學者的重視。

國家積極探索檔案信息化建設是從1996年開始的，電子文件研究項目被列入科技計劃；1999年是各級檔案部門積極開展檔案信息化建設的研究與實踐階段，這一階段是在《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》這一文件下發后開始進行的，2000年國家檔案局頒布《全國檔案事業發展“十一五”規劃》，隨后，國家教育部辦公廳轉發了這份文件，可見，檔案信息化建設工作已得到了國家相關部門的重視。在2008年，明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務。依據國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，作為推動全國檔案信息化重要力量的高校檔案部門應緊跟時代步伐，早日建成“數字化校園”，為高校信息化建設的發展，社會的進步做出貢獻。

在各級政府和檔案學界對檔案信息化工作的高度重視下，高校相關管理部門著手開展檔案信息資源的建設工作，雖然這個過程很艱辛，但在相關部門與檔案工作者的共同努力下取得了良好的成果。因此，關于高校檔案信息化建設的研究開始出現并逐漸增多，可以說為我國各大高校檔案信息資源的管理及建設提供了一定的理論基礎。總之，在檔案信息化建設工作的不斷發展及信息網絡技術水平不斷提高的基礎上，高校檔案信息化的研究會更加深入，檔案信息化水平也會不斷提高。

（二）論文的來源期刊分布。為了探知檔案信息化的學科領域，為當前研究該方向的檔案工作人員提供指導，筆者對該領域發表論文來源期刊的分布及其類型進行如下分析：通過檢索2004年至2013年關于高校檔案信息化的論文，總計408篇，其中362篇論文被收錄在中國學術期刊網絡出版總庫，特色期刊共36篇，3篇被收錄在優秀碩士學位論文全文數據庫，中國重要會議論文全文數據庫有7篇，共有61篇文章來源于檔案學的13種核心期刊，《檔案學通訊》、《檔案管理》、《中國檔案》、《蘭臺世界》、《黑龍江檔案》、《檔案與建設》、《浙江檔案》、《山西檔案》、《四川檔案》這9種核心期刊刊都登過高校檔案信息化建設的文章。其中《蘭臺世界》最多已有32篇，其余的4種核心期刊《檔案學研究》、《北京檔案》、《上海檔案》、《檔案時空》近十年還沒有刊登過此類文章。由此可知，從檔案學理論研究層次上，關于高校檔案信息化的研究有待進一步加強。

由于主要研究的高校的檔案信息化建設，所以大部分論文的來源都是各大高校的學報。各大高校的學報刊登關于高校檔案信息化的文章共103篇。其中南方高校刊登此研究的文章數目明顯多于北方，可見南方各大高校更加重視檔案的信息化建設，檔案信息化建設的進程速度與北方高校相比更快一些。

（三）研究論文的主題分布。目前關于高校檔案信息化建設這一主題研究的文章最多，其中高校檔案信息化管理、高校檔案信息化現狀、高校檔案信息化進程等方面研究成果較多。當今檔案學者對這一領域的研究成果，作為理論基礎推進了高校檔案信息化建設的步伐。總的來說，雖然從高校檔案信息化研究、信息化服務和信息安全方面的論文數量很較少，但隨著檔案信息化的進一步發展，高校檔案信息化建設的進一步健全，相信研究這一方面的論文成果會越來越多，研究的主題也會越來越多樣，主題分布也會越來越合理。

二、主要研究內容簡述

從以上對高校檔案信息化論文的統計分析中，可知關于高校檔案信息化的研究主要表現在如下幾方面：

（一）高校檔案信息化建設研究。檔案信息化建設是高校信息化發展的一項長期任務，內容涉及范圍極其廣泛，“不僅包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設，還包括檔案信息資源的開發利用、人才隊伍的建設，還有促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準等等”。從查閱到的論文來看，高校信息化建設是一項龐大的系統工程，可以說檔案信息化建設的實施是對傳統檔案工作理念及其模式的一次嚴峻挑戰。高校檔案學者越來越關注檔案信息化建設這一研究課題，多位學者對高校檔案信息化建設的現狀進行了深入的分析，能夠指出信息化建設中存在的一些問題，并對這些問題提出了相應的解決辦法。

任鳳仙、張志軍提出了高校檔案信息化的實施步驟，“首先，要調查現有檔案資源情況，了解業務部門實際需要，尋求學校主管部門支持。在確定上信息化的項目后，確定信息化建設的目標，構建檔案信息化的團隊，制定信息化的標準和規范。其次，整合信息資源體系，建立檔案信息網絡，開發應用平臺，建設檔案門戶網站，構建以ISCSI為核心的IP SAN作為信息資源的存儲系統，最后，要建立信息安全的策略，確保檔案信息資源的安全”。高校檔案信息化實施步驟的提出，讓高校檔案管理人員開啟了信息化建設之門，了解了信息化建設的具體任務，明確了今后工作的方向，具有借鑒意義。

任贊峰認為檔案信息資源開發是高校檔案信息化建設的中心環節，強調“加強檔案網站建設，加快館藏檔案資源的數字化建設，改進數字化技術，通過利用校園網，使電子文件隨時歸檔。”檔案網站是檔案部門面向網絡世界的窗口，是向全校師生提供檔案信息查詢服務的電子文檔集合，利用校園網，能夠做到紙質檔案與電子檔案同時歸檔，加快了高校檔案信息化的建設。

通過分析有關檔案信息化建設這一主題的文章可知，我國已經有很多高校初步開始實施檔案信息化建設，為師生獲取檔案信息帶來了便利，檔案信息化建設取得了豐碩成果。但喜中有憂，在未來的檔案信息化建設中會遇到一些問題，如：網絡安全、信息資源保密的問題。為此，學者們在今后的研究工作中要對這些問題加以重視，并予以解決。

（二）高校檔案信息化管理研究。檔案信息化管理已經成為高校檔案管理工作的主流方向，這是一項復雜的系統工程，目前雖然大部分高校相關工作已經展開，但還存在一些問題，如：管理人員素質較低，不能適應信息化發展的要求；基礎設施薄弱，沒有配套的信息化系統，系統更新換代較慢；檔案信息化管理標準化水平低，數據庫建設滯后等等問題。面對這些問題，學者們提出了各種解決這些問題的有效措施，為高校檔案的信息化建設添磚加瓦。

我國各個高校檔案館都應建立自己的Web服務器，通過專線直接連到公共信息服務網上，實現檔案館（室）的Web服務器連接上網，這樣便于向校內外檔案利用者提供多種形式的檔案信息資源服務。

（三）高校檔案信息化現狀研究。時至今日，各大高校檔案部門在檔案信息化工作上取得了一定的成績，在文檔的網絡管理方面，據筆者調研，高校一般會采用南大之星、清華紫光、科怡等檔案網絡管理系統，通過各自的校園網整合檔案信息資源，建立專門的檔案網站，從而提高了檔案工作的效率。但從總體上看，由于各大高校的規模，管理水平的不同，高校檔案信息化建設還處于初級階段，與機關、銀行等其他部門的檔案信息化建設水平相比存在一定差距。

制約高校信息化建設進程緩慢的原因是多方面的，許多學者在文章中對這一問題進行了探討。現代化高校檔案管理隊伍建設力度不夠，對檔案管理人員繼續教育的措施乏力；缺乏協調統一的領導，標準化建設水平低；檔案基礎設施建設相對落后；檔案信息化建設意識淡薄；檔案信息安全難以得到保障等問題，這些問題都是高校檔案信息化建設亟待解決的問題。

（四）高校檔案信息化服務研究。2008年8月20日，教育部、國家檔案局聯合簽署了《高等學校檔案管理辦法》，此項辦法的出臺讓高校檔案信息化建設工作受到各部門的重視，開放式服務已經成為高校檔案信息化的主流。為了提高檔案信息利用的效果，高校檔案管理部門應將檔案信息資源納入計算機網絡，并根據權限向單位或社會開放，從而提高高校檔案的利用服務水平，為社會提供數量更多，內容更加豐富的檔案信息資源。

高校檔案信息化的建設促進了高校檔案服務水平的提高，而檔案服務水平的提高又實現了檔案價值的最大化。因此，必須提高高校檔案的服務水平，規范高校檔案信息化管理，更好地為學校教學、科研、人才培養等工作提供檔案信息服務。

（五）高校檔案信息化安全研究。隨著網絡技術和高校教育的發展，高校檔案工作面臨著新的機遇與挑戰——信息化建設與信息安全。檔案具有機密性，有些檔案是不可以對外公開的，那么如何保護檔案信息資源的安全，已成為做好高校檔案信息化工作的重中之重。

三、小結

從以上的分析中我們可以看出，學者們研究高校檔案信息化的主流方向是檔案信息化的建設及管理問題，高校檔案信息化的安全、服務等問題的研究，將隨著信息化的發展會受到越來越多的重視。近些年來，檔案學者對高校檔案信息化的研究既有理論層面的，也有實踐層面的，我們應針這一領域研究的不完善之處，進行深入研究，努力建立高校檔案信息化建設的理論體系，以指導高校檔案信息化建設工作，從而推進高校檔案事業的進一步發展，為國家的信息化建設貢獻力量。

參考文獻：

[1]陳忠海.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案管理,2003(8):26.

[2]任鳳仙,張志軍.試論高校檔案信息化建設中存在的問題及策略實施[J].檔案學通訊，2008(3):63.

[3]任贊峰.試論高校檔案信息化建設.蘭臺世界[J]，2008(6):23.