淺議電子文件與檔案現代化管理的關系

文/山東省血液中心　魏煒

淺議電子文件與檔案現代化管理的關系

文/山東省血液中心魏煒

【摘要】隨著科技的不斷進步，越來越多的自動化辦公軟件進入了人們的視野，電子文件也走入了檔案現代化管理的行列。本文通過電子文件概述、電子文件在檔案現代化管理中的作用和電子文件應用在檔案管理中面臨的挑戰三方面對電子文件與檔案現代化管理的關系進行了探討。

【關鍵詞】電子文件；檔案；現代化管理；關系

所謂的電子文件，就是指它的形成和利用都要依賴于電子環境和技術手段的一種文件。電子文件為檔案工作做出了巨大的貢獻，要實現檔案的現代化管理，就要掌握現代化的思想和技術，使用電子文件是檔案工作的必要選擇。

一、電子文件概述

電子文件就是人們在社會活動中形成的一些文字材料，這些材料不是以傳統的紙質文件方式存在，而是變為了電子文書、電子報表、磁盤和光盤等。相比于傳統的紙質文件，電子文件有著它獨特的方面，它需要借助一些現代化的辦公設備才能進行閱讀和使用，并且可以快速地進行傳輸和處理，在查閱檔案資料時不用受到空間和時間的約束，也不需要很大面積的地方來放置文件，但是需要在一定的濕度、溫度和防磁性條件下運行。

二、電子文件在檔案現代化管理中的作用

（一）提高檔案管理的工作效率。在現代化檔案管理中，電子文件管理模式得到了普遍運用，與傳統管理模式相較而言，實現了檔案管理的網絡化、實時化、自動化，只要錄入一次就能永久保存，可以建立數據共享平臺，便于查閱者的快速查閱，提高了檔案管理人員的工作效率，同時也提高了檔案信息的利用效率。

（二）提高了檔案管理人員的業務水平。電子文件的應用，對檔案管理者的計算機水平提出了更高的要求，檔案管理人員充分利用所有能夠利用起來的時間參加相關的業務培訓，對自己的計算機水平和管理經驗進行完善和創新，使檔案管理的業務水平大大提高。

（三）有助于檔案紙質載體的保護。在傳統檔案管理中，人員要想查閱相關檔案，均要到檔案室中進行翻閱，之后對其進行復印或者摘抄，這樣的工作方式，不僅浪費物力、人力，還會對紙質檔案產生一定的破壞作用。檔案紙質載體是一種較為原始的材料，是十分重要的，為此，需要對檔案紙質載體予以保護。使用電子文件對檔案進行統一管理，在需要查詢的時候，可以直接從數據庫中搜尋、調閱，避免了工作人員和紙質檔案的直接接觸，降低了原始檔案的破壞程度，充分保護了紙質檔案。

（四）使檔案管理的社會價值得到提升。調查顯示，目前，使用封閉式管理的檔案利用率很低，限制了人才的流動，阻礙了社會人力資源的合理配置與使用。隨著時代的不斷發展和科技的不斷創新，信息化時代已經來臨，要實現檔案資源的充分利用，就要將傳統的檔案管理與當前的信息技術相結合，這樣才能發現檔案管理中蘊含的知識價值。電子文件的出現和使用，實現了檔案資源的充分利用，使檔案現代化管理的地位和價值都得到了提升。

三、電子文件在檔案管理中應用時面臨的挑戰

（一）對管理觀念與制度的挑戰。在一些人事檔案中，含有很多不宜公開的信息，對此需要予以注意。而人事檔案信息公開程度與內容與人事檔案利用效率有著直接的關系，在現今這個信息化的時代，需要解放思想，實事求是，嚴格遵守人事檔案與電子文件管理的保密性，制定科學的管理模式與工作流程，樹立現代化信息管理觀念，全面提高檔案服務質量與利用效率。

（二）對管理技術的挑戰。檔案管理工作的保密性要求較高，使得檔案管理工作的政治性較強，不僅要確保電子文件資料的完整，還要確保檔案信息的嚴密性。在現今這個信息泛濫的社會，檔案管理工作面臨著巨大的技術挑戰。各檔案管理部門必須加強計算機軟件的開發與利用，與時俱進，應用先進的安全技術，建立健全各項法律法規、政策制度，確保檔案信息的安全、真實、完整。

（三）對管理人員業務素質與技能的挑戰。隨著科學技術水平的不斷提高，各學科之間開始互相交融，在檔案管理工作中，電子文件技術得到了廣泛應用。此時，要求管理人員具備較強的業務素質與技能，適應現代化信息管理的需求，保證檔案管理工作的全面落實。

四、結語

綜上所述，電子文件可以集所有檔案信息于一身，是檔案現代化管理工作中不可忽視的一部分，所以電子文件應該受到應有的重視，要建立相關的一系列的制度和規范，以確保電子文件可以為檔案的現代化管理提供可持續的服務。

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