建筑施工企業檔案信息化管理創新研究

文/長治市城市建設檔案館　陳美

建筑施工企業檔案信息化管理創新研究

文/長治市城市建設檔案館陳美

【摘要】在信息高速化發展的今天，信息化管理顯得尤為重要，而檔案又是記錄企業發展過程的重要信息文件，它的有效化管理對企業的可持續發展、管理提升、經濟效益增長有著重要作用。但是目前我國建筑施工企業對檔案信息化的管理不夠到位，存在著很多諸如管理缺失、創新不夠等問題，這些問題使得檔案無法在企業管理中最大化的發揮它的作用，甚至引起企業檔案收集困難、利用更難的后果。當今社會，信息化越來越普及，施工企業如果可以更好地利用信息化管理，就可以獲得更好的發展機會，擁有更廣闊的市場。傳統的手工錄入的方式已經不適應現代企業的發展方式，需要采取利用現代網絡技術、通信技術、計算機技術等現代信息技術手段來替代傳統的方式，以此解決信息的采集、加工和利用問題，提高檔案管理效率。筆者就建筑施工企業檔案信息化管理建設創新問題提出幾點建議，僅供業內人士參考。

【關鍵詞】建筑企業；檔案信息化；管理創新

一、建筑施工企業檔案信息化管理的現狀和問題

（一）在進行檔案信息化建設初期階段，對其調研力度不足。目前，我國建筑施工企業普遍存在在開展企業檔案信息化建設工作前期，對檔案信息化建設調研不充分的問題。因此，如果企業對檔案信息資源進行合理科學的分類、整合、進行檢索以及編碼工作，就可以很容易形成一套有效的管理企業信息檔案的規章制度，從而從真正意義上形成數字化檔案信息管理庫，做到真正的利用電子計算機進行檔案信息的管理，實現檔案信息化。有數據顯示，目前我國只有2%的企業能夠使用計算機進行企業檔案信息等相關數據的管理。由此可見，建立數字化的檔案數據庫是建筑施工企業實現現代化的前提。檔案信息化建設的成功更有利于企業更好的收集、處理、積累具有信息價值的龐大的檔案數據。因此在檔案信息化建設初期，要加強對其調研。

（二）對檔案信息化建設重視力度不夠，針對性不強，檔案從業人員業務水平參差不齊。在我國建筑施工企業中，檔案信息化建設受到很多企業內部因素的影響，比如高層領導不夠重視，導致協調溝通不到位，又如檔案人員對檔案的管理能力不夠好，對檔案信息化建設的重要性認識不足，單純認為檔案管理工作只是簡單的對工程檔案進行收集、整理、歸檔、保管，因而不需要太專業的知識和專業人才，導致檔案管理人員專業知識水平不高、業務水平偏低、來源雜亂，這對檔案信息化管理建設有很大的阻礙作用。

（三）檔案信息化的探索、開發和建設傳統化。目前國內大多數建筑施工企業檔案信息化的開發都流于“表層化”，仍然以比較簡單的介紹、匯編和存儲為主。比如在數字化的掃描或者目錄錄入方面，只是由傳統方式轉變為數字化的網絡化的保管，在建立開發的工作中，更多的是改變了檔案信息存儲方式，沒有從根本上改變，沒有實質上的突破，甚至有一些企業的檔案管理人員從不進行檔案的編研及相關的檢索工作，至于具有綜合性、專題性的檔案信息化的調研更是少之又少，甚至沒有。

二、關于解決建筑施工企業檔案信息化管理的方案

（一）通過幾種手段提高建筑施工企業的信息化，加強對企業檔案信息化的管理。加強對檔案信息管理人員的培訓。對工作人員的培訓，要有針對的根據建筑企業檔案的實際情況進行，要著重于計算機、網絡與應用系統等方面的相關知識與操作的培訓。同時也要加強企業檔案信息化軟件系統維護人員的培訓，這其中包含：數據的管理、各個業務模塊使用權限的控制以及意外事故的處理等。

加強建立檔案移交、管理分類方案。對于工程項目竣工檔案，集團公司檔案管理部門要形成一整套的收集、整理、移交規范。對企業檔案、文件的分類以及其組卷原則，都要有統一的要求。

（二）從頂層設計入手，同時培育復合型人才，積極建設并完善企業檔案信息化管理。將檔案信息化管理規劃到企業的發展中去，依照國家及行業的規劃，同時結合企業自身檔案信息化發展現狀，制定切合實際的的發展檔案信息化發展規劃。總體規劃要從信息化現狀、建設目標、系統構架、行動路線、與企業信息化的關系等方面出發，既要有短期要求，又要保證檔案信息化工作的長期目標，使檔案信息化不盲從、雜亂。

要加強基礎理論、業務技能的培訓，提高對企業檔案管理人員學歷要求、專業對口性要求。加強對相關人員現代化信息技術方面的培訓，在恰當的時機引進專業人才，增強團隊實力，為企業更好地服務。

（三）在檔案信息化建設中引進新的方法，用應用來促進檔案信息化管理的建立。改變企業檔案一歸檔、保管工作為主的局面，注重檔案的應用、擴展范圍，提高員工參與檔案管理的比例，形成全員參與的好局面。同時應用更加專業檔案管理方法，充分利用IT新技術。

三、結束語

企業檔案信息化是一項系統而又全面具體的工程，利用好這項資源有利于企業的可持續發展，更好的創造經濟效益，為企業的改革發展創造動力。

參考文獻：

[1]馬春慧.我國建筑企業檔案信息化建設[J].黑龍江科技信息,2011,(18).

[2]魏麗.加強建筑企業檔案信息化管理之我見[J].城市建設理論研究（電子版）,2013,(12).