關于企業人事檔案管理現代化的探析

文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術處 李曉晨

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關于企業人事檔案管理現代化的探析

文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術處 李曉晨

【摘要】在信息化、網絡化不斷普及的當下，加速檔案管理現代化發展任務迫切，企業人事檔案管理工作必須形成新的管理模式，從而適應當今社會發展需求。本文通過企業人事檔案管理建設中出現的問題，提出了幾點參考意見，旨在為人事檔案管理工作者提供參考。

【關鍵詞】企業；人事檔案管理；現代化

在信息與技術在社會發展中的作用與日俱增的影響下，人事檔案管理內涵也有了新的延伸。過去傳統方式的人事檔案管理已經發生改變，人事檔案資源需要借助現代化的技術與觀念，將網絡信息和人事檔案管理技術有機地進行結合，同時讓企業管理者認識到人事檔案的價值，減少人事檔案工作中出現的各類問題，使工作更好地開展。

一、企業人事檔案管理現代化過程中存在的問題

（一）人事檔案跟蹤進度慢。受到員工變動頻繁、人事檔案工作者消極怠工、手工拆裝檔案繁瑣等因素的影響，企業人事部門普遍不注意及時補充和更新人事資料，缺乏信息的時效性與連貫性，造成人事檔案脫檔的情況發生，導致所保管的檔案材料多為“過去式”，僅能反映當事員工基本信息，不能為企業提供所需資料，大大降低了人事檔案存在的價值。

（二）人事檔案信息不夠完善。信息化時代到來后，人才成為企業發展的必要組成部分，很多企業人事檔案僅僅能體現員工最基本信息，不能突出企業中不可或缺的管理和技術方面的能手的能力、性格、特長等方面的內容，導致不能為管理者提供選拔聘用員工所需的元素，使人事檔案無法充分發揮其應有作用。

（三）檔案管理方式依然落后。信息技術取得了突飛猛進的發展，由傳統的紙質留存方式發展到以現代化網絡信息為核心技術，改變了各領域的工作方式，為企業提供了人力資源利用保障。但是部分企業的人事檔案管理部門仍然存在用手工對檔案資料進行機械性的拆裝，管理手段較為落后，企業管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識影響下，檔案管理缺乏必要的規范。

（四）檔案管理工作者素質薄弱。長久以來，我國企業管理者往往注重經濟價值，而對于經濟價值較低的工作較為忽視，檔案人員結構層老化現象嚴重，加之企業很少為各部門配備專職檔案人員，甚至沒有對他們進行過專業的系統培訓。老技術管理新系統，人事檔案意識也相對薄弱，在企業員工新老交替的情況下，檔案工作量日益繁重，兼職檔案人員還要從事除人事檔案工作以外管理者交代的任務指標，使其工作效率顯著降低，嚴重影響了檔案管理信息化的創新發展。

二、企業實現人事檔案管理現代化的若干建議

（一）加強人事檔案的保密管理。人事檔案現代化管理過程中，要認真研究人事檔案信息化管理的相關政策，建立健全人事檔案信息化的管理機制，嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準，對計算機的加密功能要正確操作。比如有些企業在人事檔案過程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號和密碼進入數據庫查閱資料，出現電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來了安全隱患。因此，在工作中，人事檔案管理者應該時刻保持清醒的頭腦，嚴格執行相關保密條例，準確采用信息化手段進行管理。

（二）加大人事檔案管理信息化建設投資。企業若想實現檔案信息的網絡化，需要不斷發掘人才和更新設備和技術。因此企業應為檔案部門建設辦公室和檔案室，配備計算機等基礎軟件設施，根據企業實際經營管理情況，為保持電子設施更新的及時性和延續性增加投資，這樣才能加快企業實現人事檔案管理現代化建設的步伐。

（三）提高人事檔案信息化相關人員的專業素質。如何實現檔案管理數字化與信息化，應當是每個檔案工作者在工作中思考的問題，這不僅僅取決于他們自身的思想覺悟、工作態度和本身所具備的業務水平，還要看企業對檔案人才的培養力度。在信息化的當下，沒有企業管理者的領導，沒有經過專業的檔案培訓，檔案工作者無法適應新時期的企業人事檔案管理工作。因此企業應重視優化檔案人才的知識結構，適時對檔案管理工作人員進行專業培訓，提高其業務水平。

三、結語

在網絡發達的21世紀，人事檔案的管理已經不再單純屬于保管檔案資料的范疇，它是企業的人力資源信息中心。企業應當全面推進人事檔案管理現代化建設，從封閉性管理向開放性管理轉變，不斷提升企業人事檔案管理水平，提高服務效率，搭建出符合企業自身發展需要的人事檔案信息平臺。

參考文獻：

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