十堰市科技檔案信息資源開發(fā)與利用研究

文/十堰市科技情報(bào)研究所 姚欣

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十堰市科技檔案信息資源開發(fā)與利用研究

文/十堰市科技情報(bào)研究所 姚欣

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了十堰市科技檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題及解決方案。

【關(guān)鍵詞】十堰市；科技檔案；信息資源；開發(fā)利用；研究

加強(qiáng)十堰科技檔案的收集與管理，充分開發(fā)和利用科技檔案寶貴資源，是促進(jìn)十堰科技進(jìn)步與科技成果轉(zhuǎn)化，提升科技創(chuàng)新能力的重要手段，對(duì)提高十堰科技事業(yè)發(fā)展水平和加快國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程具有十分重要的意義。

一、科技檔案信息資源開發(fā)利用研究背景及意義

隨著國(guó)家研發(fā)經(jīng)費(fèi)的不斷增加，科技部門申請(qǐng)獲得資助的項(xiàng)目和科研成果也隨之增加，形成的科技檔案數(shù)量呈逐年上升態(tài)勢(shì)。而科技檔案形成后，只能在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。因此，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)，最大限度地挖掘科技檔案的價(jià)值，已成為科技事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、開發(fā)利用科技檔案信息資源的內(nèi)容和方法

（一）加強(qiáng)科技檔案的收集、歸檔和優(yōu)化工作，保證科技檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。首先要提高科技工作者重視檔案的意識(shí)，注重科技文件和材料的保存和積累，其次要通過制定相關(guān)管理辦法來(lái)健全和完善歸檔制度，并在實(shí)踐過程中不斷修正完善。

（二）加強(qiáng)科技檔案的整編和管理工作，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的檔案管理體系。檔案的整理工作是科技檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。在整理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照湖北省檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，對(duì)各類科技信息進(jìn)一步加工，建立科學(xué)全面、高效實(shí)用的檔案檢索系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)完成全文的電子歸檔，進(jìn)而提高科技檔案利用率，提升使用者工作效率。

（三）加強(qiáng)科技檔案鑒定和保護(hù)工作，增強(qiáng)科技信息使用率和服務(wù)性。為了使檔案得到更好地保存，應(yīng)盡量減少對(duì)檔案原件的使用頻率。另外，加強(qiáng)對(duì)檔案的編研工作也是做好檔案保護(hù)工作的一項(xiàng)重要舉措。使用者可以直接利用科技信息和數(shù)據(jù)檔案編研成果，節(jié)省了親自去查找原件的時(shí)間，減少對(duì)原件查閱的次數(shù)。

三、科技檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀及存在的問題

科技檔案的開發(fā)利用是科技檔案工作的最終目標(biāo)。十堰市科技局現(xiàn)有科技檔案1034卷，目前仍處于“穩(wěn)妥保管”的狀態(tài)之中，重管輕用現(xiàn)象依然存在，檔案利用效率極低。同時(shí)，檔案涉及內(nèi)容不全面，電子檔案數(shù)量較少，缺乏檔案信息資源共享交流平臺(tái)等因素嚴(yán)重制約著科技檔案信息資源開發(fā)利用工作。

（一）科技檔案的收集整理不夠全面完整。從目前我市科技檔案存儲(chǔ)狀況來(lái)看，只收集整理了科技成果、科技計(jì)劃等相關(guān)資料，而作為涵蓋科技領(lǐng)域內(nèi)的各類專利技術(shù)、科技人才、高新技術(shù)企業(yè)、產(chǎn)品等科技含量較高的資料內(nèi)容還沒有系統(tǒng)地加以歸整，編目到科技檔案之中，急待整編完善、分類歸檔。

（二）科技檔案數(shù)字化管理尚未實(shí)現(xiàn)。雖然建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但由于人力、物力及經(jīng)費(fèi)等因素限制，案卷目錄及文件資料入機(jī)率較低，全文掃描工作尚未完成，通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱科技檔案的難度較大。

（三）科技檔案共享交流平臺(tái)尚未搭建。在科技計(jì)劃管理層，各類科技計(jì)劃形成的科技檔案處于分散保管中，未形成數(shù)字化，沒有統(tǒng)一的科技計(jì)劃項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)。省科技廳雖然建立了科技計(jì)劃申報(bào)系統(tǒng)，但缺乏過程管理及結(jié)題管理系統(tǒng)，導(dǎo)致科技檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)很難建立。

四、加強(qiáng)科技檔案信息資源開發(fā)利用的建議

（一）采取多種形式廣泛宣傳檔案工作，為開發(fā)利用科技檔案信息資源開辟渠道。必須在做好日常工作的同時(shí)，加大宣傳力度，將我們所保管科技檔案的范圍、類別以及我們?yōu)樯鐣?huì)提供服務(wù)的種類告知廣大群眾，增加人們對(duì)科技檔案的了解。如舉辦科技成果展覽、出版科技成果和專利技術(shù)刊物、編寫檔案利用效果選編、在相關(guān)網(wǎng)站發(fā)布檔案信息等，不斷擴(kuò)大科技檔案信息的影響力，促進(jìn)和指導(dǎo)人們更加充分而有效地利用科技檔案信息。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。要在短時(shí)間內(nèi)為科技檔案信息開發(fā)利用工作配備相關(guān)設(shè)備，加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)終端網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，為科技檔案信息開發(fā)創(chuàng)造條件。科技管理部門應(yīng)把工作重點(diǎn)從收藏轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上來(lái)，把發(fā)揮科技檔案中蘊(yùn)藏的有利價(jià)值的信息資源作為科技檔案工作的職責(zé)，建立完善的科技計(jì)劃管理系統(tǒng)，建立一站式科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的收集和管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，及時(shí)向公眾提供便捷的檢索和存取服務(wù)，滿足不同人群的科技需求。

（三）大力開展科技檔案編研工作，以多種形式服務(wù)大眾。科技檔案工作者要堅(jiān)持以利用為中心，通過對(duì)庫(kù)藏的各種形式的科技檔案信息進(jìn)行分析、篩選、整序和加工，編輯成文件匯集、專題匯編、史料選編、科技年鑒、大事記等參考資料，形成編研成果或編輯出版檔案史料，內(nèi)部或公開出版發(fā)行，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種表現(xiàn)形式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。

（四）提高科技檔案人員素質(zhì)，確保科技信息資源開發(fā)利用顯成效。科技檔案工作人員不但要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，還必須具備一定的現(xiàn)代科技知識(shí)和相關(guān)學(xué)科知識(shí)，具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，能從紛繁復(fù)雜的科技檔案資料中提煉出有價(jià)值的信息，并及時(shí)地傳遞到科研中去。同時(shí)要熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活使用科技檔案管理軟件，掌握數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等現(xiàn)代化技術(shù)和手段，這樣才能成為具有較高管理能力、服務(wù)水平和創(chuàng)新意識(shí)的復(fù)合型人才，適應(yīng)科技檔案信息開發(fā)利用工作的需要。