淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

文/安徽省舒城縣人才服務中心 李婭

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淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

文/安徽省舒城縣人才服務中心 李婭

【摘要】我國人力資源和社會保障部門組建較晚，服務對象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。只有實現對檔案的有效管理，才能最大程度發(fā)揮檔案的功能作用。

【關鍵詞】人力資源和社會保障部門；檔案管理；制度；標準化

檔案是國家機構、社會組織和個人實踐活動的歷史記錄，具有一定的法律效用和參考作用。檔案是對部門工作進行合理評價的重要依據之一，檔案管理的服務對象包括了各類人群，與單位和個人的利益息息相關。

一、人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的現狀

目前，我國檔案管理正在向信息化邁進，檔案類型也呈現出多元化，檔案管理工作要求也越來越高。不管是任何部門，都需要重視檔案管理工作，發(fā)揮檔案的價值。我國人力資源和社會保障部門組建較晚，服務對象比較廣泛，檔案管理的信息資源龐大、項目繁多。雖然近年來其檔案管理工作取得了長足的進步，但是仍然有很多問題存在。

二、人力資源和社會保障部門中檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理部門之間不夠協調統(tǒng)一。現階段，人力資源和社會保障檔案管理部門之間缺乏有效的聯系，溝通和交流不足，工作配合不一致，整體檔案管理工作缺乏統(tǒng)一，而且有關檔案管理體系構建都是在部門內部針對專門問題而設置的，沒有實現全面、系統(tǒng)化管理，導致檔案管理比例失衡的現象出現。例如關于就業(yè)方面的檔案管理，相關負責科室主要針對我國當前較大的就業(yè)壓力和就業(yè)情況進行檔案管理，造成就業(yè)管理處檔案室內大多是有關就業(yè)壓力的。而且就業(yè)管理處檔案也占據了所有檔案的一半以上。再如社會勞動保險管理處檔案室里，其檔案資料也都是關于退休職工檔案的保管。另外，由于各檔案室之間是獨立的，每個檔案都有自己的管理制度和管理辦法，沒有統(tǒng)一的管理體系，就很容易造成各檔案室之間出現檔案重復管理和管理不到位的情況，各管理系統(tǒng)之間不能很好地兼容，檔案資源根本無法實現共享，在很大程度上造成了人力、物力、財力的浪費。不過，人力資源和社會保障部門很多領導也認識到了這個問題，已經開始著手改進，但是由于長期以來，檔案管理部門之間缺乏有效配合，為整合檔案管理資源帶來了很大麻煩。

（二）基本設施設備落后。人力資源和勞動保障檔案管理工作量特別大，面對復雜的檔案，不僅僅需要人力資源基礎，還需要有效的設施設備做保障。但是，由于我國人力資源和勞動保障部門成立較晚，檔案數量很大，檔案管理工作壓力大，相關的設施設備沒有及時補充到位，硬件資源跟不上，導致許多工作出現問題，像歸檔混亂、歸檔延遲、歸檔錯誤、檔案丟失等等現象。由于檔案室沒有實現統(tǒng)一管理，各個檔案室管理比較分散，在硬件設施上不能進行統(tǒng)一采購和裝配，每個檔案室內的設施設備幾乎一樣，造成了人力資源和勞動保障檔案管理設備重復投資，在一定程度上造成了資源的浪費。另外，有的部門沒有設置專門的檔案室，往往將辦公室作為存檔的地方，檔案缺乏有效的管理，很容易造成損壞或丟失。

（三）數據庫缺乏統(tǒng)一標準。我國目前檔案管理基本上建立起了數據庫，除了在基層或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位電子檔案相對滯后外，總體上都用計算機檢索和存儲代替了手工信息檢索。但是在人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中，因為硬件設備更新慢，檔案管理人員計算機水平有限，還沒有真正實現多電子檔案的有效使用。同時，人力資源和社會保障部門檔案管理工作至今還缺乏一個統(tǒng)一規(guī)范標準，檔案管理信息化建設比較緩慢，沒有形成一個有效的信息化管理系統(tǒng)。此外，人力資源和社會保障部門的檔案管理系統(tǒng)每次調檔時還得通過對檔案目錄進行檢索，查出檔案資料后，才能去檔案庫房調檔給使用者，可以說是數字信息化技術相對落后，不利于檔案管理工作的開展。

（四）檔案管理機構和制度不健全。人力資源和社會保障部門工作量相對較大，面對的檔案也比較多，需要檔案管理人員付出很大的精力和時間，同時也要求檔案管理人員具有一定的綜合能力和敬業(yè)精神，這樣才能體現政府機構的公共服務功能，為有效地開展人力資源和社會保障工作提供保障。然而，現階段我國人力資源和社會保障部門中檔案管理工作出現人手不足、工作壓力大、不夠專業(yè)的情況，無法有效地完成檔案管理任務。尤其是人力資源和社會保障部門檔案管理工作比較繁瑣，需要管理人員有足夠的耐心和細心，但是在面對太大的工作量時，檔案管理人員會感到自己的壓力太大，工作起來精神不振、感覺疲倦，很容易在工作中出現疏忽大意、埋下隱患。再加上，管理人員本身能力有限，檔案管理專業(yè)性不強，導致歸檔整檔中發(fā)生錯誤，工作缺乏準確性，從而使得檔案管理質量相對降低。此外，人力資源和社會保障部門檔案管理的相關制度也不完善，無法全面、有效地對各個部門的檔案管理行為進行規(guī)范，部門之間出現溝通難、埋怨多、推諉多的現象，加重了檔案管理的負擔，也在很大程度上使得檔案管理工作處于混亂局面。

三、完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的策略

（一）制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃 。改善人力資源和社

會保障部門檔案管理工作首先要從整體上進行統(tǒng)一規(guī)劃，要擺脫以往那種各自為政的不和諧局面，要制定出檔案統(tǒng)一管理的計劃和措施，同時與其他部門在檔案管理上進行合作，在科學合理、相互配合的統(tǒng)一規(guī)劃下開展檔案管理工作，這樣才能實現檔案資源整合和共享利用。此外，部門領導要高度重視檔案管理工作系統(tǒng)的完善，要加大力度宣傳和教育檔案管理的重要性和必要性，讓人們尊重和支持人力資源和社會保障部門檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的基礎條件。一是要改善檔案管理的環(huán)境，要保證設施設備齊全，可以采用辦公和檔案獨立進行設置的辦法，在檔案室配備能完全進行檔案管理的電腦設備，還要在檔案庫放置抽濕器、空調等儀器，并且還要做好防火、防蟲的預防和控制，保證檔案室和存放庫干燥整潔，為檔案管理提供一個良好環(huán)境。二是要增加人手，檔案管理工作比較復雜，特別是人力資源和社會保障部門涉及的檔案資料較多，檔案管理人員壓力較大，所以領導要從以人為本和工作負荷的實際出發(fā)，給予檔案管理室一定人力資源做保障。三是要解決資金匱乏問題，經費是開展工作的前提條件，檔案管理當前工作不能有效開展，原因之一在于經費不夠，在檔案管理上投入少，效果也就不明顯。

（三）檔案管理工作標準化。人力資源和社會保障部門涉及的內容較多，所以其檔案也就比較繁雜，相比其他部門檔案管理要特殊得多，檔案內容包含了多個領域。因此，為了保證檔案管理工作的有效性和整體性，必須實行集中統(tǒng)一管理，確定檔案管理工作的標準，并嚴格按標準執(zhí)行。例如電子文檔的生產、保管、傳遞以及數據處理和存貯結構等都要設定統(tǒng)一標準。

（四） 完善檔案管理機構和制度建設。一方面，完善檔案管理機構。要配備專職的檔案管理人員，解決人手不足的問題，避免一人多用，要合理調配工作，明確崗位負責人及其職責。另一方面，加強檔案管理制度建設。要根據人力資源和社會保障部門檔案管理的現狀，修改和完善相關制度。同時，要建立健全激勵機制和績效考核，激發(fā)管理人員的積極性，促進檔案管理效率的提高。

總之，人力資源和社會保障部門應該積極改進檔案管理存在的問題，各部門之間檔案管理要統(tǒng)一規(guī)劃、整合資源，完善檔案管理的基礎條件，實現檔案管理工作的標準化，并建立健全檔案管理的相關機制，只有這樣，才能推動檔案管理工作穩(wěn)定高效地開展。

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