檔案資料征集前后期操作管理對策

文/河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)檔案館 李秀紅

?

檔案資料征集前后期操作管理對策

文/河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)檔案館 李秀紅

【摘要】由于受到種種主客觀因素的影響，檔案部門的資料征集工作進(jìn)展得有些緩慢。在新時期背景下，加強(qiáng)檔案資料征集前后期的操作管理至關(guān)重要，要從細(xì)節(jié)做起，提高對征集工作的重視程度，方能促進(jìn)征集工作的有序開展。

【關(guān)鍵詞】檔案資料；征集工作；操作管理

近幾年來，我國的檔案事業(yè)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，檔案部門加大了資料征集力度，征集了不少有價值性的歷史史料、歷史回憶錄和名人圖書等，這些資料具有很高的利用價值。然而，由于受到種種主客觀因素的影響，檔案部門的資料征集工作進(jìn)展得有些緩慢，散落于社會上的部分珍貴資料未能及時征集進(jìn)館，導(dǎo)致這些資料未能發(fā)揮真正的作用。造成這種現(xiàn)象的原因是多種多樣的，一是因為檔案資料征集工作的難度比較大，檔案資料的來源比較零散，征集對象比較復(fù)雜。二是檔案資料征集工作無章可循，檔案部門各行其政，導(dǎo)致征集到的資料無法實(shí)現(xiàn)共享。三是由于民間收藏異軍突起，使得檔案部門征集工作的形勢產(chǎn)生新變化。四是征集人員的思想沒有到位，重接收輕征集，沒有意識到主動征集資料的重要性。五是征集方法不夠科學(xué)，對資料征集工作缺少有力研究，沒有確定征集目標(biāo)。這一切都說明，加強(qiáng)檔案資料征集前后期的操作管理至關(guān)重要，要從細(xì)節(jié)做起，提高對征集工作的重視程度，方能促進(jìn)征集工作的有序開展。

一、檔案資料征集工作的重要性與必要性

（一）征集工作是檔案工作的起點(diǎn)環(huán)節(jié)。作為一項政策性很強(qiáng)的工作，檔案資料征集工作是檔案工作諸多環(huán)節(jié)中的起點(diǎn)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案資料集中、統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)路徑。做好檔案資料征集工作，對于整個檔案工作有著不言而喻的重要作用。具體而言，檔案資料征集工作就是按照黨和國家的相關(guān)規(guī)定，采取專門的征集方法，將分散在機(jī)關(guān)、單位、個人手中的檔案集中到相關(guān)檔案室中，以便實(shí)現(xiàn)零散檔案資料的價值，為我國社會主義物質(zhì)文化和精神文明建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（二）征集工作是豐富館藏的重要路徑。眾所周知，數(shù)量充分、質(zhì)量完整、結(jié)構(gòu)合理、成分充實(shí)是衡量館藏的重要標(biāo)準(zhǔn)。從某種角度而言，檔案部門要想為社會作出貢獻(xiàn)，就要看其藏量多少和質(zhì)量高低。而要擴(kuò)充藏量，離不開行之有效的征集工作，要為檔案工作主動“開源”，要主動采取措施將各種有價值的檔案資料集中在一起，從中分析線索，促進(jìn)相關(guān)工作的有序運(yùn)行。

（三）征集工作是檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要標(biāo)志。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項長期工程，不可能一蹴而就，要逐步推進(jìn)，首先要從征集工作做起。毫無疑問，征集工作做得好，能夠使全宗變得更加完整，形成統(tǒng)一體系，這樣才有利于反映相關(guān)部門在歷史上某個時間段的工作全貌，這對檔案部門的順利運(yùn)行至關(guān)重要。

二、檔案資料征集前后期操作管理對策

如今，檔案資料征集工作的重要作用已成了不爭的事實(shí)。但是在實(shí)際工作過程中，檔案征集確實(shí)還存在一系列亟待解決的問題。針對檔案資料征集工作中存在的一系列問題，可以采取以下幾點(diǎn)措施予以解決：

（一）與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念。21世紀(jì)是一個全新的時代，我們必須保持與時俱進(jìn)的眼光，才能應(yīng)對時代提出的挑戰(zhàn)，檔案資料征集工作也不例外，在征集前后期必須加強(qiáng)操作管理，使征集工作有章可循，有據(jù)可依。檔案部門首先要做的事情就是改變傳統(tǒng)征集工作的思路，努力探索新時期背景下檔案工作的新特點(diǎn)。一是要將檔案征集工作納入檔案館的重要日程中，對其加大資金投入，提高對征集工作的重視程度，還要建設(shè)有征集特長的高素質(zhì)人員隊伍，對他們展開培訓(xùn)，使他們掌握先進(jìn)的征集方法。二是要對征集工作加強(qiáng)宣傳，構(gòu)建系統(tǒng)的征集網(wǎng)絡(luò)，借助各種大眾媒體的力量宣傳征集工作的重要性，在社會范圍內(nèi)形成良好的征集氛圍，使社會大眾主動提供資料。三是制定科學(xué)合理的檔案資料征集方法，完善征集工作考評體系和激勵機(jī)制。

（二）圍繞特色，突出重點(diǎn)。毋庸置疑，檔案資料的征集工作沒有固定的范圍，可突破時空的限制，但是要緊密結(jié)合本地特色來征集。根據(jù)地方特色，檔案資料的征集范圍一般要包括：1.反映本地人文歷史方面的檔案資料。2.上級領(lǐng)導(dǎo)人來本地視察時形成的講話、題詞、報道、音像等檔案資料。3.本地的品牌產(chǎn)品、老字號以及標(biāo)志性建設(shè)方面的檔案資料。4.反映本地區(qū)重大事件、重大活動的檔案資料。5.反映本地區(qū)特定歷史時期的檔案資料。6.其他有收藏和利用價值的檔案資料。當(dāng)然，地方特色并不局限于以上若干個方面，關(guān)鍵要因地制宜地進(jìn)行征集，不要放過任何一個細(xì)節(jié)，這樣才能體現(xiàn)征集工作的實(shí)效性。

（三）多方合作，拓展渠道。檔案資料數(shù)不勝數(shù)，征集人員要多方獲取信息，努力拓展征集渠道。一是要與基層檔案員加強(qiáng)聯(lián)系與交流，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，及時把握各基層單位的資料信息情況，隨時征集有價值性的資料。二是在接收檔案資料的同時實(shí)施征集工作，去偽存真、去粗取精，形成系統(tǒng)性的檔案體系。三是通過大型活動和會議實(shí)施征集。四是組織專題性征集工作。五是依靠廣大人民群眾實(shí)施征集工作。很多檔案資料散落于民間，群眾的支持是開展征集工作的有效條件之一。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。作為實(shí)施征集工作的主體，征集人員不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)至關(guān)重要，這

樣才能在工作中從容有余地面對各種困難與挑戰(zhàn)。征集人員要主動參與相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。一是要多學(xué)習(xí)和研究本地的歷史文化，將其與檔案工作有機(jī)整合。二是要掌握檔案資料征集工作的政策、方針和制度，并靈活使用。三是培養(yǎng)公關(guān)協(xié)調(diào)能力，學(xué)習(xí)征集心理學(xué)。四是提高辨別真?zhèn)蔚哪芰Γ描b賞文物、書畫或古籍。另外，檔案征集工作者還要主動學(xué)習(xí)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》，在道德和行為方面多加注意。一是要公平對待征集對象持有人，不能用欺騙手段從持有人手中獲得相關(guān)檔案資料。二是要仔細(xì)收集、詳細(xì)記錄擬征集對象的原始資料，不能摻雜人為色彩進(jìn)行征集，否則會破壞檔案資料的客觀性和完整性。三是要認(rèn)真執(zhí)行新征集檔案移交制度，嚴(yán)格遵守保密制度。四是不得實(shí)施與職務(wù)工作領(lǐng)域相一致的私人收藏活動。只有做到了這幾點(diǎn)，檔案征集人員才能出色完成征集工作，收集到有價值的資料。

三、結(jié)束語

從某種角度而言，檔案資料征集工作是與歷史打交道，征集任務(wù)比較艱巨，征集道路上充滿坎坷與未知困難。檔案資料征集人員必須轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)征集前后期的操作管理，身體力行，發(fā)展社交網(wǎng)絡(luò)，從而得到征集線索。

參考文獻(xiàn)：

[1]張獻(xiàn)文.檔案征集工作存在的問題及其對策[J]，檔案天地，2006（S1）.

[2]張慶才.邗江縣開展《張愛萍在方巷》的檔案資料征集工作[J].檔案與建設(shè)，1988（02）.

[3]張文龍.應(yīng)重視城市建設(shè)管理方面檔案資料的征集工作[J].城建檔案，2004（04）.

[4]徐靜，尹金英.廣開征集渠道 豐富館藏建設(shè)[J].黑龍江檔案，2006（02）.

[5]梁玉琴.綜合檔案館征集工作的思考[A].貴州省檔案學(xué)會2008年年會論文集[C]，2008年.

[6]饒清蘭.新形勢下如何做好檔案的征集工作[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C]，2011年.

[7]黃鶯.試論博物館檔案的收集工作[A].浙江省博物館學(xué)會2002年學(xué)術(shù)研討會文集[C]，2002年.