淺談檔案管理工作中存在的問(wèn)題及完善措施

文/廣東省飛來(lái)峽水利樞紐管理處 姜小惠

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淺談檔案管理工作中存在的問(wèn)題及完善措施

文/廣東省飛來(lái)峽水利樞紐管理處 姜小惠

【摘要】本文將主要以檔案管理工作存在的不足為切入點(diǎn)，對(duì)其完善措施進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹和分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問(wèn)題；措施；規(guī)范化

鑒于檔案管理工作對(duì)于我們各項(xiàng)工作開展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，使得檔案工作一直以來(lái)都是社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，在檔案管理工作中采用信息化技術(shù)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，但是如何促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使其能夠得到進(jìn)一步發(fā)展和提升卻成為了社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案信息化的建設(shè)力度在很大程度上影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、檔案管理在工作中的重大作用

（一）行政管理方面的作用。對(duì)于行政部門的日常工作來(lái)說(shuō)具有直接的影響。通過(guò)檔案管理工作，能夠有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)方面的作用。檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司的品質(zhì)管理、項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營(yíng)工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。

二、檔案管理工作存在的不足

（一）對(duì)檔案管理的重視程度偏低。檔案管理工作相較于企事業(yè)單位其它類型的工作而言是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，很多高層管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知還停留在抄抄寫寫上，無(wú)法認(rèn)知到檔案工作對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理帶來(lái)的重要影響。但實(shí)際上，人事檔案可以反映出企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力等方面的原始記錄；會(huì)計(jì)檔案可以反映企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)狀況；文書檔案可以反映企業(yè)的歷史發(fā)展沿革、業(yè)務(wù)工作狀況等等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供合理的理論依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要的價(jià)值。現(xiàn)階段，雖然部分企業(yè)已經(jīng)初步建立起了檔案管理系統(tǒng)，但分類混亂、管理不善等現(xiàn)象仍然普遍存在，對(duì)檔案的價(jià)值和作用產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

（二）檔案工作人員素質(zhì)有待提升。經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人才在企業(yè)中的作用也越來(lái)越明顯。隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，我們更加意識(shí)到對(duì)于一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作以及信息化構(gòu)建而言，檔案管理工作者的自身素質(zhì)在很大程度上起著重要的決定作用，這就要求我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重人才的培養(yǎng)，不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。但是從當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案管理工作者的現(xiàn)代化專業(yè)能力普遍較弱，也缺少足夠的專業(yè)知識(shí)，在這樣的情況下，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，也很難得到充分的應(yīng)用與發(fā)揮，這些都是需要在未來(lái)工作中必須重視和努力解決的問(wèn)題。

（三）檔案管理信息化程度不高。隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活中的各個(gè)領(lǐng)域。信息化是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的重要方向。從當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)上來(lái)看，大部分企事業(yè)單位建立了內(nèi)部的OA（辦公自動(dòng)系統(tǒng)），配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境，有的還配備了檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。但由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，有的企業(yè)檔案工作仍停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，或介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式之間；有的企業(yè)所使用的檔案軟件通用性差，檔案軟件升級(jí)改造后，檔案信息很難有效移植；有的企業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件與檔案管理軟件未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，致使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)不能自動(dòng)轉(zhuǎn)成檔案數(shù)據(jù)，需要人為地在檔案管理系統(tǒng)中手工地輸入檔案數(shù)據(jù)，極大地增加了檔案工作人員的工作量。

（四）檔案管理制度有待完善。檔案管理制度的不健全也是影響到檔案管理工作的重要因素。就當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，很多企業(yè)由于受到種種客觀因素的制約，缺少專門的檔案管理設(shè)施，而專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員存在很大的數(shù)量缺口，檔案管理人員無(wú)論是在數(shù)量上還是質(zhì)量上都不能很好地滿足檔案管理工作的需要，普遍存在無(wú)檔案室、無(wú)檔案制度等混亂現(xiàn)象，沒(méi)有根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)建立起相應(yīng)的檔案管理制度。在這種環(huán)境下，雖然企業(yè)也能夠開展相應(yīng)的檔案管理工作，但是此時(shí)的管理工作顯得更加雜亂無(wú)序，檔案破損以及遺失等現(xiàn)象在所難免。

三、檔案管理問(wèn)題的相關(guān)完善對(duì)策

（一）提升檔案管理的重視程度。首先，企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)逐漸提升對(duì)檔案管理的重視程度，在思想上要認(rèn)識(shí)到位。在檔案建設(shè)與管理工作的開展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作，為檔案工作的持續(xù)、有效開展提供重要保障。要想使檔案管理工作能夠在短時(shí)間內(nèi)取得相應(yīng)成果，提升管理質(zhì)量和水平，推動(dòng)其信息化建設(shè)。同時(shí)，還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備，使其能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的技術(shù)手段加以熟練掌握，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。而相關(guān)企業(yè)在人員的選用上也要予以嚴(yán)格要求，不斷完善和強(qiáng)化檔案管理工作者隊(duì)伍。在日常的工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)和技術(shù)加以熟悉和掌握，提升檔案的管理質(zhì)量。針對(duì)檔案管理的工作需要，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)與考核，使其能夠?qū)n案管理工作的內(nèi)涵以及相關(guān)流程具備清晰的認(rèn)識(shí)能力，提升單位的檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)。信息化已成為檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，而檔案作為我們記錄事件和

信息的重要載體和媒介，也直接見(jiàn)證了信息化技術(shù)的巨大影響。通常情況下，檔案信息化是指將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案信息資源的管理、開發(fā)和應(yīng)用上，促進(jìn)檔案管理水平的提升。為此，在檔案的管理工作上還應(yīng)當(dāng)跟上信息化的發(fā)展腳步，對(duì)于現(xiàn)代化的信息設(shè)備和手段加以積極應(yīng)用，擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。一是要重視電子文檔資料的歸檔工作，統(tǒng)一計(jì)算機(jī)的規(guī)格型號(hào)，統(tǒng)一軟件的使用，利用計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。二要加大檔案管理軟件的開發(fā)與利用，注意軟件的通用性、對(duì)接性，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完全、自動(dòng)導(dǎo)入與對(duì)接。三要建立起全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便檔案數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用，逐步實(shí)現(xiàn)室藏所有檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄計(jì)算機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。要想使檔案管理工作能夠在短時(shí)間內(nèi)取得相應(yīng)成果，提升管理質(zhì)量和水平，推動(dòng)其信息化建設(shè)，我們還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備，使其能夠熟練掌握現(xiàn)代化的技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。而檔案管理部門在人員的選用上也要嚴(yán)格要求，不斷完善和強(qiáng)化檔案管理工作者隊(duì)伍。在日常的工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠熟悉和掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，提升檔案的管理質(zhì)量。

（四）健全完善檔案管理制度。不斷健全和完善檔案的管理制度，為檔案管理工作提供方向指引。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于自身的具體情況制定完善的檔案管理規(guī)定，建立有效的管理機(jī)制和程序，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制，對(duì)檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)予以明確；建立健全檔案管理的收集、歸檔、移交、管理和利用制度，盡可能地細(xì)化、明了和具有可操作性，使檔案管理工作做到有章可循、有章可守。

四、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)檔案管理工作的雜亂現(xiàn)象，我們還應(yīng)當(dāng)制定出切實(shí)可行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)，要想提升檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，制定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是必要的前提。目前檔案管理信息化正處于初級(jí)階段，很多方面仍然有待完善和提升，而規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)則是所有工作的依據(jù)，并且規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)方面也正屬于檔案管理工作上的薄弱項(xiàng)。因此，在未來(lái)的發(fā)展中，我們應(yīng)當(dāng)著重于檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)制定上，改善不足，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。

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