淺議新常態下勘測設計檔案管理工作

文/新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司 陳淑芬

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淺議新常態下勘測設計檔案管理工作

文/新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司 陳淑芬

【摘要】兵團勘測設計院檔案資源不僅是各分院工作中需要經常查閱、參考、利用的資源。而且對兵團政治、經濟、文化發展起著舉足輕重的作用，對兵團勘測設計院科技技術的發展提高起著至關重要的作用。因此，在新常態下優化發展檔案管理顯得尤為重要。筆者對檔案管理工作要點進行分析探討，提出建設性意見。

【關鍵詞】設計院；檔案管理；重要意義；問題；措施

一、新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司概況

新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司始建于1952年，是新疆最早組建的綜合類甲級設計院。經過60多年的發展，設計院規模不斷擴大，涉及專業不斷增加。具有甲級設計資質的專業達16項，乙級設計資質的專業達12項。覆蓋了農林、水利、建筑、咨詢、建設項目環境影響評價、工程勘察、測繪、監理、水土保持方案編制、工程招標代理、旅游規劃、土地勘測、水文水資源調查評價、電力、公路、市政、環境污染防治、城鄉規劃、工程造價咨詢、攝影測量與遙感、招標代理等幾十項全方位專業。綜合實力在新疆同行業中名列前茅，在全國勘測設計單位中綜合實力排名132名。職工總數1600余人，下屬16個生產單位，分駐烏魯木齊市和石河子市兩地。全院現有各類國家級執業注冊人員151人次；享受國務院政府津貼專家14人；教授級高工14人。

60多年來，兵團設計院幾代勘測設計工作者傳承新疆兵團的精神，戰嚴寒、斗風沙、餐風飲露，先后在全國各地及世界30個國家、地區完成勘測設計項目13000多項。完成各類工程測量數千頃，草原調查3億畝，土壤概查8000萬余畝，土壤詳查5000萬余畝，完成百萬畝以上大型墾區總體規劃約20余項；農牧團場及縣鄉規劃400余個，規劃總面積達4000余萬畝；完成大型灌區水利工程數十項，水庫和電站近百座，大中型輸水干渠及輸變電工程設計30余項。完成河流流域規劃、水庫電站工程地質勘察、大中型灌區、農場水源地水文地質勘察、公共與民用建筑工業廠房設計、農牧業開發、礦山建設、工業及石油建設項目環境影響評價等工程數千項。近年來，兵團設計院在安哥拉、委內瑞拉等30多個國家和地區完成規劃設計項目30余項。創造出一批享有盛譽的勘察設計作品，其中獲得國家、省部級優秀設計獎和科技進步獎達400多次。

二、新常態下設計院檔案管理發展的重要意義

兵團設計院經過60多年的飛速發展，規模不斷擴大，資質不斷提高，涉及專業不斷增加。隨著設計水平和設計資料完整性的提高，設計資料數量劇增，檔案管理工作也變得更加重要、更加復雜。

（一）檔案管理發展是新常態下院內經濟、技術、科技發展的必然趨勢。對兵團設計院而言，檔案管理的發展是院內經濟、技術、科技發展的必然趨勢。要實現檔案管理全面發展，必須全面提高檔案管理團隊的整體素質，加大人力資源的開發，提高全方位檔案管理水平，積極充分地發揮檔案應有的作用，促進檔案管理和社會主義現代化建設事業能夠更好地配合，檔案管理必須要適應新常態下的社會發展。

（二）檔案管理發展是新常態下進一步拓展檔案管理服務領域的有效工具。檔案管理發展能夠進一步拓展檔案管理工作的服務領域及對象。先進的檔案管理工具，為檔案信息資源的開發利用創造了一定的條件，現代化檔案管理能夠將檔案信息資源進行更加合理的整合配置，使其充分發揮更大作用。而檔案管理實現電子化、數字化、系統化，讓檔案的服務范圍得到更大的拓展，其服務領域、對象和效果會最大化。

（三）檔案管理發展是新常態下能夠有效增加信息存儲量的必要手段。檔案管理發展是新常態下能夠有效增加信息存儲量的必要手段。傳統的紙質檔案只能記錄文字、圖形等信息，且占用大量儲存空間，對溫度濕度的要求極為嚴格，稍有不慎紙質就會變質腐爛，使用極為不便，甚至不能使用。而檔案現代化電子管理能夠在存儲范圍和數量上有效地增加存儲量，檔案中記錄文字、圖形、聲像等較為全面的各種媒體信息資料，且經濟、方便、快捷，更為重要的是遠程使用可實現無縫、少錯甚至無錯對接。這在豐富了檔案內容的同時，增加了檔案信息存儲量，并且有利于查找，同時大幅度減少了人財物的浪費和消耗。

三、兵團設計院檔案管理工作的特點、存在問題分析及解決問題措施探討

（一）特點一：多樣化的載體形式。工程設計檔案不僅局限于文字材料圖紙等紙質材料，目前還有各種格式的電子文檔。存在的問題：一是由于兵團設計院成立已60多年，所有紙質檔案資料的質量和規格不一，年度已久，紙張老化，有些文圖不清，部分受潮資料圖書有霉變和腐爛現象，重新整理難度非常大。二是電子文檔版本不一，由于電子產品發展迅速，軟件互不支持，高版本軟件不支持低版本軟件，低版本軟件不兼容高版本軟件，甚至不同高版本軟件互不兼容，使電子文檔使用難度加大。改進措施：一是將那些年度久遠，規格不一，紙張老化，圖文不清及霉變的資料整理出來重新出版后替代原有的資料。二是和單位信息中心溝通，把電子文本互不兼容、互不支持的軟件經過升級處理等手段加工為統一產品使用。

（二）特點二：種類繁多的檔案內容。工程設計檔案內容除了常見的設計報告、概預算、施工圖紙之外，還包括項目批文、甲方委托書、合同、設計條件及報告審查意見書、

修改設計函、工程造價書、竣工驗收報告書、審后藍圖等，由于內容繁多，在保存的時候必須要確保每項工程檔案的成套性。存在的問題：一是很多歸檔資料重復存檔，占用了大量的資源。二是整理立卷項目分門歸類時成果報告有缺少領導和項負簽字、已完成的項目歸檔有拖拉等現象。三是在歸檔過程中，極個別項目使用了沒有經過評審的送審稿歸檔，影響了檔案的準確性、完整性。改進措施：一是把重復的歸檔資料剔除，只留一份正式報告和電子版本，減少利用空間。二是在歸檔過程中及時檢查成果報告有沒有領導和項負漏簽字，發現問題及時解決。在平時的工作中經常與技術部門聯系溝通，使已完成的項目在規定的時間內及時歸檔。三是積極與生產單位溝通，在不影響歸檔期限的情況下，歸評審后的最終成果報告。

（三）特點三：數量巨大。在數量方面，不但有設計工程所形成的具有保存價值的圖紙文字資料。一個一般的工程項目僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張，再加上文字資料，一個項目便是獨立的龐大工程。還有大量文書資料、設計規范規程、圖書刊物需歸納保管。存在的問題：一是由于年代久遠，圖紙紙張質量不一，規格不統一，占據的空間不一，保存環境條件要求不一，給檔案管理工作帶來很多不便。二是設計規范規程、圖書刊物在時間空間的不一致，導致新老規范規程更新滯后，給設計人員帶來了不便。改進措施：一是請技術人員鑒定那些年代久遠沒有保存價值的資料剔除銷毀，庫房購置加濕器、吸塵器，溫濕度表等，增強檔案保存的時間。二是提前在國家工標網上查找作廢規范規程，及時訂購標準書籍，解決技術人員的后顧之憂。

（四）特點四：檔案的使用效率高。所保存的工程檔案不僅僅要服務本院的設計人員，同時外界的施工單位和業主單位也是重要的服務對象，檔案的使用效率非常高。存在的問題：一是設計圖紙和紙質報告需要頻繁地復制、查閱、調閱、加曬等，導致設計圖紙和紙質報告的嚴重磨損和褪色。二是用電子版存檔的工程項目在業主單位的需求下有遠程輸送的業務，但由于版本不統一不兼容無法實現。改進措施：一是盡量使用電子版本的報告，如沒有電子版本的情況下才使用紙質報告，盡量減少磨損。二是在業主需要電子遠程輸送業務版本不統一不兼容的情況下，可轉換成低版本或是利用PDF格式傳送。

總言之，本文筆者結合多年實踐工作經驗，對如何作好新時期設計院檔案工作的措施進行了分析探討。檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案管理工作是無止境的。因此，在以后的發展過程中，必須優化其管理，強化其信息化檔案的建設，這是一個循序漸進和不斷探索的過程。這就要求我們在實際工作中，廣大檔案管理工作人員要不斷探索新路，緊跟時代發展步伐，不斷積累創新，以此使設計院檔案管理工作不斷向前邁進。