紙質檔案的數字化轉化

劉訓文

摘要：在我國政府越來越重視檔案應用的情況下，促進紙質檔案數字化轉化就顯得尤為必要。城建檔案館數字化檔案的建立，可以彌補紙質檔案存在的弊端，如破損、受潮等，促使檔案信息有效使用。對此，本文將重點分析城建檔案館檔案數字化，希望對于促進城建檔案館良好發展有所作用。

關鍵詞：紙質檔案；數字化；檔案館；

城建檔案館作為涵蓋城市方方面面信息的重要基地，保證其內部信息資源存儲良好是非常必要的。但紙質檔案的應用，使得其在長期存儲的過程中容易受潮、蟲蛀、破損等，使檔案信息缺失或失真，這不利于檔案信息的有效使用。而城建檔案館紙質檔案的數字化建設，將實現檔案數字化，可以有效的存儲檔案，并保證檔案信息全面、真實、詳細，利于檔案信息有效使用。所以，城建檔案館檔案數字化建設是非常有意義的。

一、紙質檔案數字化的必要性

（一）有利于促進檔案信息化建設

隨著科學技術的發展和信息化時代的到來，數字化已逐步走進人們的生活和工作，城市也受其影響，在積極的朝著數字城市的發展方向而努力，這在一定程度上推動了城建檔案館檔案數字化建設的發展。而我國住房和城鄉建設部提出的《建設電子文件與電子檔案管理規范》，也使得各個城市均努力構建數字化檔案。在此種背景下，實現城建檔案館檔案數字化已是必然趨勢，這也將促進檔案信息化建設。所以，對城建檔案館紙質檔案進行數字化轉化可以促進檔案信息化建設。

（二）有利于提高檔案信息的使用效率

因城建檔案館中的檔案記錄了城市規劃、城市建設、城市管理等方面的信息，其可以作為城市規劃建設的重要依據。因此，城建檔案館中檔案信息具有非常重要的應用性。但因紙質檔案尋找繁瑣、檔案資料較多，使得檔案使用比較困難，這會大大降低檔案的使用效率。而將紙質檔案轉化為數字化檔案，可以使檔案信息分別分類的存儲在數據庫中，并良好的保護檔案信息。在使用者需要使用檔案信息時，可以利用科學的檔案檢索工具來快速的、準確的檢索所需的檔案信息，進而有效使用檔案信息，這將大大提高檔案信息的使用效率。

（三）有利于強化檔案信息的保護

因為城建檔案館中紙質檔案會被使用者經常翻閱，容易造成紙質檔案破損；檔案館管理人員未能認真、合理的管理紙質檔案，容易造成紙質檔案丟失。這類情況的發生，將會使檔案信息得不到有效的保護，促使檔案信息缺失、失真。而使城建檔案館紙質檔案轉化為數字化檔案，促使檔案內容可以分類存儲在數據庫中，如若使用者需要使用檔案信息，則需要通過網絡傳輸的方式來進行檔案信息查找與檢索，以電子閱讀的方式來查看檔案信息，這將有效避免檔案信息缺失或失真的情況發生。所以，城建檔案館紙質檔案數字化建設可以更好的保護檔案信息[1]。

二、推進城建紙質檔案數字化建設

對于推進城建紙質檔案數字化建設，筆者建議通過以下措施來實現，這可以提升城建檔案館數字化檔案的應用性。

（一）做好數字化檔案建設的準備工作

1.精選數字化檔案對象

由于城建檔案館紙質檔案或多或少出現一些破損、丟失等情況，導致其利用價值大大降低。為了使收錄在數據庫中的檔案信息具有較高的使用價值，在精選數字化檔案對象的過程中，就要求工作人員對利用價值高、利用率高、易破損的檔案先進行收錄。在此之后，應當對已破損的紙質檔案進行分析，確定其利用價值，合理收錄檔案信息，如若利用價值過低，將不作為數字化檔案收錄的對象。

2.加強新接收檔案的數字化處理

因為新接收的檔案包括在數字化檔案工程范疇之內，因此為了保證新接收的檔案進行數字化處理后可以有效使用，一定要規范的、合理的、標準的進行新接收檔案的掃描、傳輸、整理、存儲，以保證新接收檔案準確錄入，避免檔案信息丟失或受損等情況發生[2]。

（二）選用性能良好的設備

1.計算機設備的選用

計算機作為檔案數字化工作的必備設備，確保此設備有效應用顯得尤為必要。因此，在進行設備選用時需要合理選擇計算機設備。對于計算機設備的選擇，需要重點確定計算機的主頻運行速度、硬盤存儲量、軟件設置，進而采用符合檔案館數字化檔案建設要求，高性能的應用。就以沈陽市城建檔案館檔案數字化建設中所選用的計算機設備來說，其計算機主頻在P4，2.4，硬盤存儲量在400G以上，軟件設置符合檔案館數字化檔案建設要求，使得計算機設備在檔案館數字化檔案建設中發揮作用。

2.掃描設備的選用

城建檔案館紙質檔案數字化建設中，掃描設備的合理選用是非常必要的。選擇性能佳、應用性強的掃描設備可以準確的掃描紙質檔案中的內容，促使紙質檔案中的內容完整的、準確的上傳到計算機設備中，并存儲在數據庫中。所以，在進行掃描設備選用的過程中，需要重點分析掃描設備的掃描速度、掃描厚度、掃描寬度、掃描色彩、光學分辨率等，進而選擇適合承建檔案館應用的掃描設備[3]。

結束語：

城建檔案館作為儲藏檔案信息資源的重要基地，其所采用的紙質檔案存在一定弊端，容易造成檔案信息失真或缺失。對此，應在我國科學技術不斷發展的當下，利用先進設備或科學技術來構建數字化檔案，使城建檔案館向先進化、智能化、數字化的方向發展，從而提升檔案信息的利用率，為促進城市良好發展創造條件。

參考文獻：

[1]紀平.沈陽市城建檔案館檔案數字化建設——紙質檔案的數字化轉化工作[J].城建檔案，2008，（9）：8-9.

[2]姜欣.公共圖書館紙質檔案信息數字化探究——以遼寧省圖書館為例[J].圖書館學刊，2010，32（8）：47-49.

[3]張立新，劉雁.檔案館紙質檔案信息數字化探究[J].長春師范學院學報：自然科學版，2012，31（6）：185-187，120.