大數據時代下的檔案管理價值提升探討

陳升暉

摘要：隨著科技水平的提升，社會發展進程的加快，大數據時代也隨之到來，全球范圍內絕大部分企業都已經獲得可觀的利潤。大數據這個詞語，人們用來形容和定義信息時代產生的海量數據信息，然后用其命名與其相關的技術發展以及創新方式。在大數據時代背景下，企業及相應的組織機構充分發揮了自身的優點，改變其傳統決策模式，有效掌握了數據促進決策的方法，讓企業未來的管理決策都逐漸趨近科學、合理化。而檔案管理價值的提升，不僅有效地提升了企業工作效率，還對其發展過程給予了一定的幫助，同時，也逐漸完善了企業預測自身發展方向的能力。

關鍵詞：大數據；檔案管理；價值提升

檔案管理在我國起步較晚，管理水平及方法上還存在一定的不足。但是隨著科技水平的逐步提升，信息時代的到來，不管是傳統檔案管理的數字化，還是電子信息管理系統都發生了改變。就目前我國國內檔案管理的實際情況來看，云計算、云存儲、互聯網技術等一些新型服務手段，在檔案管理工作中的應用范圍也是比較廣泛的，然而使用以上方式和手段，還是不能滿足檔案管理發展的實際需求。因此，必須不斷完善檔案管理技術，提升檔案管理水平。大數據時代的到來更加符合檔案管理水平的發展需求，如何讓檔案管理在知識經濟時代背景下，有效地將其轉化成知識資源，就成為了未來檔案管理工作的發展方向。

一、大數據時代的檔案管理模式

隨著大數據時代的到來，絕大部分企業在這一背景下都獲得客觀的經濟收益，而企業自身更是將自身優勢和長處充分發揮，檔案管理的價值也在不斷的提升。

首先，大數據挖掘技術是實現網絡智能化、服務個性化以及精品化目標的支持工具。使用大數據信息處理技術，進一步達到檔案信息的智能化檢索，檔案信息和檔案主題的確定，相關檔案信息的決策以及檔案信息使用過程的跟進等目標。同時，使用先進的科學技術，有效地改善了傳統紙質檔案的弊端，進而提升了檔案管理水平和質量，并推動了檔案管理向著更高層次發展。

其次，不管是哪一種技術的誕生，都標志著新時代即將到來。一旦大量的信息數據、資料，不能通過已有的主流軟件或者工具，在規定時間內實現對數據信息進行處理、集成、管理等效果時，就需要借助云計算以及相關模式技術對其進行解決。通過對海量信息數據的集成、共享、交叉復用等形式，逐步形成智能資源及知識服務能力，從而實現企業之間、部門之間的數據傳輸目的。

再次，隨著我國信息化進程建設速度的提升，新型IT服務模式，促進了數字信息的飛速發展。例如，云計算、云存儲。因此，企業與組織機構的管理者，不僅要對數量巨大的文字、信息及數據異構進行處理，并且還要滿足現階段人們對信息的多樣化、高速化、個性化等方面的實際要求。因此，以往的檔案管理的模式和服務手段已經滿足不了新時代發展要求。

第四，檔案管理未來一定會朝向數字化、信息化趨勢發展，怎樣實現對巨大的數據信息進行處理、集成、分類檢索等問題，就已經成為了現階段要進行重點研究的課題之一。通過對檔案管理機構或部門的數據進行有效整理，提升數字檔案的建設力度，從而滿足檔案使用人員的不同需求。隨著社會經濟的發展，檔案資料的信息量在逐漸增大，對于不斷增多的檔案資源，就要找尋到最為適合的改進方案，進一步適應未來檔案管理的實際需求。而從技術角度上來說，檔案管理就可使用一些較為成熟的管理技術，為使用者提供數據存儲、挖掘、可視化的解決方案。例如，甲骨文公司開發研究的Oracle技術。

最后，在大數據時代背景下，其平臺可以依靠行業專屬網絡以及政務網絡，實現存儲、計算信息、對信息分布進行集中管理，并且能夠自主調節智能數據管理平臺，真正為各級黨政機構、政府、企業等大型單位服務。與此同時，還能依靠公共網絡，建立具有多樣化、可定制性高、能夠進行擴展以及經濟適配性強的云數據智能平臺，為中小型企業提供優質的檔案管理服務。

二、大數據時代背景下，檔案管理需要重視的問題分析

首先，現階段大部分檔案管理工作都不能滿足當前形勢發展需要。檔案管理在我國國內發展較為緩慢，管理模式和手段還不是很健全，而檔案館改革相對較為緩慢，已經適應不了外界環境的變化速度。因此，基于以上原因，檔案館管理工作就要加快其改革創新的速度，同時打破以往重保管、輕使用的思想。實際上，檔案管理人員過于重視對檔案的分類、管理，進而忽略了檔案有效使用帶來的實際意義，致使檔案管理工作機制跟不上外部環境的實際變化，所以這樣的管理模式制約了檔案管理的發展。

在大數據時代背景下，檔案管理由原來紙質保存逐漸變成數字檔案管理系統。分布式文件系統、非關系型的數據庫能夠快速獲取非結構信息，在信息數據獲取以后，使用Map Reduce技術，將大量數據經過集中、組織、處理后存入原始數據中，并且還要通過最后的聚合結果，經由數據轉換器，直接加載到數據庫管理系統中。這一時代背景下的數據管理，是通過數據分析模型對大量的數據進行關聯以及多角度分析，總結數據信息的規律，進一步實現最終決策的目的。因此，根據現階段發展形勢，檔案管理人員就要提升對大數據時代的認識，并且還要定期組織培訓，更好的適應時代的號召和響應。不僅如此，檔案管理還要由專業人才進行負責，從而提升檔案管理適應新時代背景能力。

其次，現階段檔案管理創新上明顯不足，不能很好的適應產業調整。檔案管理從發展到現在，仍處在管理系統上的最末端，并且沒有主動延伸的意義，過度拘束于原來的體系中，在結構調整以及細化上幾乎沒有變化，檔案管理方法改革都是相對較為被動的，缺少主動創新的方式和方法。這些實際問題的存在，導致檔案工作不能很好的反映企業變化和相應調整，因此就不能推動生產經營活動的發展。

最后，根據實際發展情況，檔案領域的信息發展以及價值的提升必將是由大數據時代來促進的，因此，怎樣在大數據時代到來之前，確定全新的管理模式，這也是現階段檔案管理工作首先要解決的問題。所以檔案管理部門就要承擔起自身責任，加快管理水平的發展速度，以此來適應更加高效率的信息化技術發展的實際要求。

結論

總而言之，在這快速變化的時代里，社會格局也在發生著變化，同時也推動了不同行業領域的發展。在越來越激烈的市場競爭中，想要在行業中占有一席之地，就要不斷提升自身管理水平，加強檔案管理力度。

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